Bajo el enfoque de flujos de trabajo y regulaciones, la información impresa todavía tiene un papel importante que desempeñar en el sector financiero. Así lo refleja la investigación de IDC, que revela que el 53% de los procesos de trabajo financiero involucran la impresión. Sin embargo, muchas empresas no cuentan con la supervisión suficiente de las copias impresas y en papel, especialmente en el caso de sus empleados, quienes podrían alternar el teletrabajo y la presencialidad en la oficina. A medida que avanzamos hacia nuevas formas híbridas de trabajo, nos enfrentamos al desafío de cómo establecer un entorno de IT seguro, que proteja a los clientes y los datos confidenciales que poseen las empresas financieras, independientemente de si se encuentran en formato digital, en papel o en ambos. Esto significa que es necesario implementar soluciones tecnológicas robustas y seguras para proteger a estas organizaciones de futuros eventos globales de la Teoría del Cisne Negro (Black Swan en inglés, una metáfora para describir sucesos impredecibles en el ámbito económico), que todos los expertos consideran probables.

Un aspecto de la seguridad que a menudo se pasa por alto son los dispositivos de impresión inteligentes. A lo largo de los años, estos se han vuelto más inteligentes y contienen cada vez más información que se almacena en una red o en la propia impresora. El problema es que, durante el año pasado en el que todos trabajamos desde casa, las impresoras de las oficinas no se utilizaron, lo que provocó que se retrasara o ni siquiera se llevará a cabo el mantenimiento programado. Esta es una señal de alerta importante, ya que deja los dispositivos en red abiertos a ataques o compromisos de seguridad. El resultado es que si los dispositivos de impresión inteligente ubicados en las oficinas no están protegidos adecuadamente con sus actualizaciones regulares de firmware y no tienen configuraciones de control de acceso para evitar que las personas equivocadas accedan a documentos confidenciales, suponen un riesgo para la seguridad. Las empresas que ofrecen a sus empleados dispositivos de impresión para usar desde sus casas se enfrentan a un desafío similar. Recopilar información sobre estos dispositivos, a través de una auditoría, cuando están ubicados fuera de la oficina, es una tarea logística más difícil que cuando son dispositivos locales y, por lo tanto, requiere de una solución tecnológica cuidadosamente pensada.

La buena noticia es que Lexmark trabaja con la solución InnerActiv basada en la nube de OnGuard System, para proporcionar una visibilidad completa del uso de documentos, el riesgo en los comportamientos y evitar fugas de datos maliciosas o accidentales a través de copias impresas o digitales. InnerActiv puede monitorizar todos los archivos a los que se accede, ya sean enviados para imprimir desde un endpoint a cualquier impresora o manejados en el propio dispositivo. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR - Optical Character Recognition) también se puede utilizar para marcar cualquier palabra o frase clave que pueda hacer que un elemento impreso individual sea digno de preocupación. Por ejemplo, InnerActiv podría detectar y alertar si un usuario:

-          Accede a una cantidad inusualmente grande de información de la cuenta de un cliente durante un tiempo determinado.

-          Imprime información de una cuenta desde un dispositivo doméstico no aprobado.

-          Imprime un documento directamente desde un dispositivo MFP, sin pasar por la red.

-          Escanea o copia un documento protegido, creando copias impresas adicionales o guardando una nueva copia digital.

Las nuevas reglas del teletrabajo han acelerado la transformación digital en el sector financiero, pero a medida que avanzamos en la transición a una nueva forma híbrida de trabajo, debemos asegurarnos de que la seguridad de impresión sea parte de nuestra estrategia de transformación digital.