El poder de las evaluaciones
La evaluación continua de los servicios de impresión administrados es fundamental en un mundo en desarrollo
En todo caso, la pandemia de COVID-19 ha confirmado que las situaciones cambian, y a menudo lo hacen rápidamente. Las organizaciones de todo el mundo han tenido que adaptarse a la evolución de requisitos, las necesidades cambiantes y una mano de obra que se transforma constantemente.
El lugar en el que estábamos antes de la pandemia no es ni el mismo en el que estamos ahora ni en el que estaremos. Las nuevas circunstancias pueden requerir distintas soluciones. Para adaptarnos, debemos reevaluarnos regularmente tanto a nosotros como a nuestras organizaciones.
Y lo mismo ocurre con sus servicios de impresión administrados (MPS). ¿Está todo igual que hace un año? Es poco probable. Probablemente hayan cambiados los números de la plantilla. Es posible que haya abierto, cambiado o cerrado ubicaciones. Tal vez esté utilizando nuevos procesos o tecnologías.
En resumen: Probablemente la última evaluación de MPS que haya realizado ya no sea válida. Es muy probable que su configuración de MPS no esté calibrada de acuerdo con la realidad de su organización. La evaluación continua es fundamental para mantener un ecosistema de impresión y digitalización optimizado.
Cambio de puestos y personal de trabajo
Vamos a utilizar la configuración de trabajo como un ejemplo de cómo pueden cambiar los aspectos. ¿Tiene más empleados trabajando de forma remota?
Incluso antes de la COVID-19, las tendencias mostraban cómo el trabajo remoto iba en aumento. En Estados Unidos, el trabajo normal desde casa ha crecido en un 173 % desde el año 2005, según GlobalWorkplaceAnalytics.com. La empresa de análisis también informó de que el 56 % de los trabajadores de EE. UU. tiene un trabajo que es compatible con el trabajo remoto como mínimo una parte del tiempo y al 80 % les gustaría trabajar de forma remota, por lo menos de forma parcial.
¿Y después de la COVID-19? La empresa de análisis predice que seguramente haya un aumento importante en la adopción del trabajo remoto.
¿Cómo se adaptó la contratación? ¿Va a añadir más empleados remotos o más trabajadores presenciales en la oficina o en la sede? ¿Está reclutando roles distintos a los que había antes? ¿Ha cambiado su proceso de contratación para centrarse en distintas ubicaciones o geografías? ¿Los trabajadores remotos han decidido ir a la oficina presencialmente de forma puntual (práctica conocida como "hoteling")? La respuesta a estas y otras preguntas tienen impacto en las operaciones diarias, que incluyen la forma en que se usa su ecosistema de impresión y digitalización.
Incluso si ya ha realizado una evaluación de MPS y ha dado por hecho que su flota está optimizada, podría sorprenderse de lo que se aprende realizando evaluaciones de forma continua.
Por ejemplo, la cantidad y los tipos de impresoras y productos multifunción (MFP) de los que dispone podrían ser muy distintos de los que necesita. ¿Dispone de demasiados dispositivos A3 grandes, caros e innecesarios , que tienen configuraciones demasiado elevadas para la mayoría de necesidades de impresión, cuando dispositivos A4 más eficientes y pequeños harían la misma función además de ahorrarle dinero? ¿La experiencia del usuario final mejoraría con una solución de impresión fiable que permita a los trabajadores imprimir desde cualquier dispositivo de la empresa? ¿Está su sistema de MPS entero (es decir, la flota de impresoras y la infraestructura) configurado de la mejor forma posible? La infraestructura de impresión local de los centros, que incluye los servidores, ¿es la mejor solución a sus necesidades actuales cuando una infraestructura basada en la nube podría simplificar la gestión e impulsar la flexibilidad?
Una nueva evaluación podría ayudarle a determinar sus respuestas.
No omita las evaluaciones continuas
Es posible que no dedique mucho tiempo a pensar en las evaluaciones, especialmente tras una implementación inicial; pero deberían ser una parte fundamental de cualquier compromiso MPS. Una estrategia de MPS sólida incluye evaluaciones continuas exhaustivas de sus operaciones de impresión en constante evolución .
La optimización de su ecosistema de impresión y digitalización (que incluye la ubicación adecuada de los MFP, la infraestructura local frente a la nube, y más) es un paso importante a la hora de reducir el uso del papel y mejorar los procesos empresariales.
Comprendemos que puede resultar tentador omitir la evaluación y pasar directamente a la implementación. No debería hacerlo.
Según nuestra experiencia, las organizaciones infravaloran el tamaño de su flota de impresión en hasta un tercio. Esta cantidad varía según el sector, y especialmente si el entorno ya está gestionado por un proveedor de servicios MPS. Sin embargo, raramente nos encontramos con una organización que tiene una imagen completa y precisa de su flota.
A menudo las evaluaciones también revelan recursos que se utilizan demasiado (o demasiado poco) y patrones de uso que han cambiado sin que se dé cuenta.
Esta falta de visibilidad puede conducir a gastos y esfuerzos innecesarios. Una evaluación profesional crea una alineación entre el cliente y el proveedor, motiva la toma de decisiones y establece prioridades.
También garantiza el camino más rápido a la implementación. Si planea en función de lo que cree que sabe acerca de su flota solo para descubrir que su información no es precisa, se arriesga a realizar una implementación difícil y lenta. Si utiliza datos de una evaluación anterior, la implementación no cumple con sus necesidades actuales. Y esto le cuesta tiempo y dinero.
10 preguntas que hacer sobre la evaluación
Para sacar el máximo rendimiento de un MPS, asegúrese de que su proveedor tiene experiencia fiable en evaluaciones mediante estas preguntas:
- ¿Quién realizará la evaluación? ¿Son expertos en el sector?
- ¿Cuántas evaluaciones ha realizado el proveedor, en general y en el sector?
- ¿Los documentos de evaluación son específicos para la organización? ¿Reflejan información y tendencias del sector?
- ¿Cuán exhaustiva es la evaluación? ¿Cubre todo su ecosistema? Evalúa la infraestructura de impresión local frente a la nube (servidores, gestión de colas, etc.)?
- ¿Cómo arrojará luz el proceso de evaluación sobre los requisitos únicos de cada parte de su organización?
- ¿Cómo proporciona asistencia el vendedor a los entornos de trabajo modernos y a los empleados remotos?
- ¿Qué tipos de herramientas de recolección de datos y bases de datos se utilizan?
- ¿El proveedor utilizará datos y análisis para impulsar una mejora continua a lo largo de la vida útil de su compromiso?
- ¿Cómo se asignan los consultores a su organización? ¿Proporcionan conocimientos verdaderamente expertos?
- ¿El vendedor puede escalar rápidamente para asumir el proyecto de la organización, independientemente de su tamaño o complejidad?