Las tecnologías disruptivas han sido de gran ayuda para las empresas ya que el objetivo principal es eficientar procesos, reducir costos y ser más competitivos en un mundo globalizado y que cada día demanda más el trabajo remoto debido a la pandemia. Cada una de las áreas que integran una compañía se han visto beneficiadas por la tecnología y la de Recursos Humanos (RH) no es la excepción porque ha tenido que impulsar sus planes de digitalización para la gestión del personal.

Ya sea atención a los colaborades actuales, elaboración de nóminas, gestión de promociones y prospectos, declaraciones y todos aquellos procesos involucrados en el área tienen algo en común: el manejo de documentos y hasta antes de la pandemia la mayoría de ellos requerían la impresión y la firma autógrafa de las personas. Hoy, la mayoría de las entrevistas de trabajo son por videollamada, los exámenes también han tenido que ser por medio de programas digitales, por lo que ha sido necesario adecuar programas para garantizar que la persona que realiza la evaluación sea la única que puede abrir el documento y completarlo. Mismo caso para algunos ajustes administrativos en donde el colaborador debe firmar de recibido y lo puede hacer mediante esquemas digitales.

Sin embargo, todavía hay procesos en los que ha perdurado la necesidad de la firma autógrafa, por lo que la práctica de imprimirlos y firmar sigue siendo de gran importancia, por lo que la digitalización de los documentos es una alternativa.

Como se puede ver, el área de Recursos humanos ha tenido que evolucionar adaptando soluciones tecnológicas que le permitan desarrollar sus procesos de forma simplificada, de tal manera que ya no es necesario estar de manera presencial o tener que imprimir todo.

Solución de selección y contratación

Hoy, por ejemplo, existen soluciones como la de Lexmark que ayudan a hacer más eficientes los procesos para liberar al personal de recursos humanos del papeleo y simplifican los pasos de contratación.

1. Desde la pantalla de e-Task es posible capturar, hacer seguimiento, dirigir y compartir todos los documentos relacionados con la contratación e incorporación de nuevos empleados.
2. Informa automáticamente a los departamentos pertinentes acerca de los nuevos empleados, y proporciona a los gestores de contratación y otros empleados acceso inmediato a la información clave.
3. Se encuentra dentro de una plataforma de administración de contenidos empresariales (ECM).
4. Proporciona acceso inmediato y seguro a sus documentos y todo tipo de contenido relacionado (archivos informáticos, faxes, correo, electrónico y mucho más) dentro del contexto de las aplicaciones y procesos empresariales que dirigen sus rutinas a recursos humanos.

Administración de procesos de RH

Además, de la solución para apoyar en el proceso de reclutamiento, las empresas han adoptado procesos de flujos de trabajo que permiten dar seguimiento a actividades del día a día para el área de recursos humanos, como la entrega digital de recibos de nómina, solicitar información, gestionar las funciones y llevar un registro para posteriormente realizar un análisis documental de procesos, evaluar las actividades de manera general y tener un punto de mejora.

Aunado a esto, la seguridad de documentos es igual de importante, México es uno de los países que cuenta con más leyes regulatorias en materia de documentación, por ello es necesario contar con soluciones como el proceso de ciclo de vida de desarrollo de software seguro (SSDL) de Lexmark que está compuesto por una serie de procesos diseñados para abordar cada aspecto de la seguridad, desde la fase de planificación hasta la de diseño e implementación.

Al conjuntar soluciones especializadas, implementar esquemas de seguridad y establecer mecanismos que permitan la agilidad de los procesos sin necesidad de estar de manera presencial, el área de recursos humanos podrá tener mayor control, optimizar tiempos, evitar desplazamientos físicos y dedicar más tiempo al análisis de candidatos, dar seguimiento al desempeño de los colaboradores y desarrollar programas de desarrollo profesional. Todo gracias a la tecnología de impresión adecuada a sus necesidades