CASO DE ÉXITO
Este proveedor líder de servicios de seguros y administración de patrimonio ha sido reconocido constantemente por su servicio superior, sus esfuerzos de sustentabilidad y como una de las empresas más éticas del mundo. La empresa tiene más de 30.000 empleados en oficinas en EE.UU. y en el resto del mundo, y activos totales por más de USD300 mil millones. Productos en uso: Servicios administrados de impresión de Lexmark Administración proactiva de insumos de Lexmark Lexmark Print Management y Print Release
Descubra: Desafío | Solución | Resultados
Líder de la industria reduce los costos de impresión en USD10 millones en cinco años con los servicios administrados de impresión de Lexmark y la solución Lexmark Print Release
Banca
Dispositivos de impresoras y multifunción, Servicios administrados de impresión (MPS)
Servicios administrados de impresión de Lexmark
Administración proactiva de insumos de Lexmark
Lexmark Print Management y Print Release
Como la mayoría de las empresas de servicios financieros de todo el mundo, esta compañía de seguros líder de EE.UU. buscaba maneras de reducir costos, mejorar el flujo de trabajo y aumentar los niveles de servicio al cliente. Sospechaban que dedicaban demasiado tiempo y gastaban demasiado dinero en impresiones y el manejo manual de impresiones, por lo que impulsaban al alza los costos y a la baja la eficiencia.
Sin una perspectiva exacta de la cantidad de dispositivos de impresión que estaban en uso en toda la empresa, el cliente no tenía medios confiables para cuantificar los gastos en impresión. Anteriormente, la empresa había identificado y conectado en red la mayoría de sus dispositivos, pero con el tiempo, los dispositivos de impresión personales habían vuelto al entorno de impresión, creando costos inesperados e incontrolables, así como complicaciones de soporte, aprovisionamiento y administración.
Lo más probable es que la empresa tenía 10.000 impresoras conectadas en red de manera local, lo que incluye aproximadamente 7.000 impresoras personales, de todas las marcas, modelos y antigüedades en sus 125 sedes comerciales.
Los 30.000 empleados de la empresa usaban estos dispositivos para imprimir desde documentos Word® de una sola página hasta trabajos de impresión de decenas de miles de páginas. La empresa advirtió que la implementación de una solución administrada de impresión era un primer paso fundamental hacia retomar el control de su entorno de impresión. Después de un completo proceso de solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés), la empresa escogió a Lexmark por su flexibilidad y creatividad en el diseño de una solución, profundo conocimiento financiero de la industria y precios competitivos.
La empresa escogió un enfoque de dos pasos para implementar servicios administrados de impresión de Lexmark. Si bien la implementación final planificada incluyó aproximadamente 125 sedes y 2.500 dispositivos (desde 10.000), la empresa decidió comenzar un programa piloto en cinco sedes con cerca de 200 dispositivos. Lexmark y el cliente aprendieron la lección durante el programa piloto y la usaron para establecer el caso de negocio para la implementación a escala completa.
A través de la fase de implementación, la empresa quedó impresionada con la creatividad y flexibilidad de Lexmark. Por ejemplo, para comenzar con la capacitación del usuario final y la aceptación de la nueva tecnología antes de la misma implementación, Lexmark instaló quioscos en las 100 principales sedes de la empresa. Los especialistas de Lexmark estuvieron a disposición para ayudar a los empleados a familiarizarse con las capacidades de los dispositivos y a registrar las credenciales de los empleados como parte del nuevo proceso de Print Release. Cuando comenzó la implementación real, los empleados estaban listos para comenzar a optimizar la nueva solución desde el primer día.
Con la flota de dispositivos Lexmark formando parte central de su nuevo sistema electrónico de administración de documentos, la empresa quería estar segura de que los dispositivos siguieran funcionando de manera continua y a niveles óptimos. En consecuencia, la empresa invirtió en un completo programa de administración y soporte diario por medio de los servicios administrados de impresión de Lexmark.
Gerente de Infraestructura de soporte de TIDe 409 millones de hojas de papel comprado en 2008, pasamos a 250 millones en el año 2010 con nuestra solución MPS implementada.
Los servicios de administración de flota de Lexmark monitorean de manera continua y proactiva cada dispositivo en las sucursales de la empresa. Si surge un problema, las impresoras y los dispositivos multifuncionales Lexmark transmiten una alerta de servicio al centro de operaciones de Lexmark, en donde los ingenieros inician procedimientos de diagnóstico remoto para solucionar el problema antes de que pueda impactar la productividad. Si no se puede solucionar de manera remota, la mesa de ayuda interna de la empresa emite automáticamente un ticket de problema. Si se necesita mayor intervención, Lexmark envía ingenieros de servicio al lugar.
El sistema de Lexmark traza la ubicación física de cada dispositivo, captura la información de uso de dispositivos y monitorea el estado de cada dispositivo. Con esta información, la empresa puede tomar decisiones informadas sobre la redistribución de dispositivos de impresión para hacer coincidir de mejor manera la demanda con la capacidad o para saber cuándo retirar un dispositivo que ha llegado al final de su vida útil.
La empresa también escogió implementar las capacidades de Lexmark Print Release para reducir más los costos, mejorar la seguridad de documentos y respaldar sus iniciativas de sustentabilidad corporativa. Este potente software de “pull printing”, seguimiento y generación de informes monitorea toda la actividad de impresión de los dispositivos de impresión conectados en red ejecutada por usuarios individuales o grupos de usuarios. Esto proporciona a la empresa los datos de alta calidad que necesita para modificar los hábitos de impresión, administrar mejor los activos, y reducir los costos y desperdicios de impresión.
Lexmark Print Release le da a los usuarios en red locales y remotos la capacidad para enviar documentos desde sus escritorios, tabletas, smartphones o el portal web Lexmark Solutions Platform a la cola de la red y luego imprimirlos en cualquier impresora o dispositivo multifuncional habilitado.
En lugar de enviar los documentos a una impresora designada, donde las páginas impresas permanecen a la vista del público hasta que se retiren, los usuarios deben extraer el documento desde la cola de impresión al iniciar sesión o pasar su tarjeta de identificación en el dispositivo. En lugar de anclarse a un solo dispositivo, los usuarios pueden activar trabajos de impresión desde la impresora en red que sea más cómoda o escoger una con las funciones o capacidades que necesiten para un trabajo de impresión en particular: como impresión a color o acabado especial.
Lexmark Print Release también proporciona los siguientes beneficios a esta aseguradora de alto nivel: } Menores costos de impresión y huella de carbono } Controles de acceso, seguridad y cumplimiento más estrictos } Impresión sin complicaciones desde dispositivos móviles } Capacidad de implementar cupos de usuarios } Mayor redundancia, lo que garantiza la disponibilidad de impresoras } Opciones de implementación flexibles (locales o como software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés)) La empresa normalmente cita la flexibilidad y creatividad de Lexmark para cumplir con los requisitos de precio, implementación y soporte, desde el proceso de RFP hasta el entorno de estado estable de hoy. Por ejemplo, en un punto inicial en la relación, había preocupación por el lugar de almacenamiento de los dispositivos antes de la implementación. El gerente de cuenta de Lexmark sabía que el cliente contaba con una gran y segura bodega, por lo que sugirió usar esa instalación como almacenamiento y como área de organización, lo que le daba al equipo la capacidad de pedir, desarrollar y enviar previamente dispositivos configurados en su totalidad. La solución ahorró dinero y racionalizó la implementación.
Durante la implementación, Lexmark proporcionó una capacidad de instalación al día siguiente en cada sede (las 125), desde un recurso individual en terreno en sedes pequeñas a equipos de seis a ocho ingenieros de servicio en las oficinas centrales de la empresa y en otras sedes más grandes.
Contrato de administración de flota distribuida de cinco años 2.600 dispositivos láser y multifuncionales Lexmark Lexmark Print Release para mejorar la seguridad de documentos y reducir el total de impresiones Servicios de administración de flota e insumos
USD $ 10 millones de ahorros proyectados (25%) en cinco años Reducción de 200 millones de páginas (39%) en volumen de papel impreso 407.000 páginas en promedio al mes abandonadas en la cola de activación de impresión } Se eliminaron los costos de desecho de reciclaje de las páginas que se abandonaban anteriormente Se redujeron los costos de soporte e insumos que surgían de la creciente implementación de productos y servicios Lexmark Menores costos en energía Eliminación de numerosas líneas de fax dedicadas
Reducción en el número de dispositivos de impresión (de 10.000 a 2.600) "99,9%" de comentarios de empleados extremadamente positivos Aumento significativo de seguridad con el software Lexmark Print Release.
Además de ahorros de costos y beneficios operacionales proyectados por un total de USD10 millones en cinco años, esta compañía de seguros y administración de patrimonio que lidera las 25 mejores de su tipo, espera aprovechar otros beneficios medibles y no cuantificables.
Al reemplazar esta mezcla de dispositivos de impresión autónomos por dispositivos multifuncionales Lexmark, la empresa redujo el número total de dispositivos implementados en un 78% de cerca de 10.000 a 2.000.
La empresa estima que imprimirá 200 millones de páginas menos (una reducción del 50%), lo que incluye prácticamente cinco millones menos de páginas abandonadas en la impresora que requerían reciclaje en 2011. Todo lo cual también ayuda a lograr sustanciales ahorros de energía y costos.
Lexmark Print Release garantiza que los documentos confidenciales no queden huérfanos en la impresora a plena vista de ojos curiosos. Los documentos se imprimen en la nube y se mantienen allí hasta que el usuario se autentique en la impresora con un PIN o al pasar una tarjeta para activar el trabajo de impresión. Por ejemplo, los gerentes que elaboren evaluaciones en casa durante el fin de semana ahora pueden enviar el trabajo de impresión a la cola de la red en la nube para imprimirlo cuándo y dónde lo escoja el gerente.
Gerente Infraestrutura de suporte de TI Empresa de seguros e gestão patrimonial dos EUAA oferta de Liberação de impressão da Lexmark parecia mais madura e muito mais barata do que as ofertas de outras empresas.
Muchas de las impresoras de la empresa tenían 10 a 12 años de antigüedad y parecían descomponerse de manera frecuente. El efecto de entregar una flota completa de 2.200 dispositivos multifuncionales inteligentes nuevos tuvo un impacto importante en el estado de ánimo de los empleados. Los nuevos dispositivos le dieron a los empleados acceso a funciones como digitalizar para enviar por correo electrónico, acabado e impresión a color a las que la mayoría de los empleados no tenía acceso anteriormente.
El acceso con una pasada de tarjeta a la activación de la impresión tuvo gran éxito. A los usuarios les gustó el hecho de que pudieran (desde una perspectiva de seguridad) hacer clic en Imprimir y no tener que ir corriendo a la impresora para proteger sus documentos. Adicionalmente, el aspecto de "seguimiento" de la activación de la impresión significa que si es que se les olvida imprimir un documento o una presentación importante antes de ir a una reunión a una oficina distinta, simplemente pueden pasar su tarjeta e imprimirlo en la oficina que visiten.
El ahorro de costos fue el principal objetivo para la implementación de servicios administrados de impresión por este proveedor que lidera los 25 mejores del sector de seguros y administración de patrimonio de EE.UU. Con USD10 millones de ahorro anticipado en el plazo del contrato, este cliente de Lexmark celebra y sigue acudiendo a Lexmark para buscar otras formas de aprovechar su nueva flota de dispositivos y obtener mejoras en productividad y flujo de trabajo.
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