Kuehne + Nagel
CASO DE ÉXITO
Kuehne + Nagel reduce el almacenamiento de papel e indexa electrónicamente 2 millones de documentos al año con las soluciones de Lexmark.
Kuehne + Nagel
EMPRESA
Fundada en 1890, Kuehne + Nagel es el más importante expedidor de carga marítima y líder mundial en transporte de mercancías por vía aérea y logística de contratos.
INDUSTRIAS
Manufacturing
PRODUCTOS
Managed Print Services (MPS), Printers & Multifunction Devices, Workflow & Process Management
UBICACIONES
1,000
PAÍSES
100
EMPLEADOS
1,300
Desafío
"Todo ese papeleo se debe almacenar físicamente por día y transportista, en caso de que haya una reclamación o se solicite una auditoría", expresó el gerente de proyectos de TI Jonathan Keathley. "Almacenamos todo este papeleo en Bankers Boxes® apiladas en palets".
Según Len Sokaloski, gerente general del centro de distribución de Southaven, demoraba mucho tiempo administrar esa montaña de documentos. Una variedad de documentos entrantes y salientes se recopilaba y archivaba de recepciones y envíos cada día. "Antes de que uno se diera cuenta, se agregaban hasta dos millones de documentos al año".
Conscientes de que debían nadar en un mar de documentos, el expedidor de carga marítima más grande del mundo comenzó la búsqueda de una solución de modernización del flujo de trabajo que pudiera abolir gran parte de las impresiones al guardar copias electrónicas de sus documentos en una base de datos en línea con capacidad de búsqueda.
Kuehne + Nagel ya era un antiguo cliente establecido de Lexmark y tenía estandarizada tecnología de impresión y de impresión multifuncional Lexmark en sus operaciones en EE.UU. De hecho, Kuehne + Nagel también había escogido a Lexmark como proveedor de servicios administrados de impresión y, hoy en día, Lexmark sigue prestando servicios de ciclo de vida de activos, administración proactiva de insumos, administración del servicio de asistencia de reparaciones, y servicios de capacitación y mantenimiento a Kuehne + Nagel en todo EE.UU. Con una infraestructura de impresión estandarizada y optimizada de impresoras y dispositivos multifuncionales Lexmark ya implementada, Kuehne + Nagel no tuvo que buscar mucho a un experto en la racionalización de flujos de trabajo de papel. "A lo largo de nuestra relación con Lexmark, pudimos identificar una solución para documentos entrantes y salientes que involucre indexación sin papeleo", expresó Keathley.
Solución
Al trabajar en una sociedad colaborativa con Lexmark, Kuehne + Nagel analizó sus operaciones para identificar oportunidades de reducir las impresiones, implementar flujos de trabajo sin papel y crear una imagen de los documentos impresos entrantes para su archivado electrónico. Después de ese análisis, la empresa instaló la solución de administración de documentos de logística de Lexmark.
Kuehne + Nagel usa la solución para diseñar copias electrónicas de sus formularios impresos, enviar esos formularios electrónicos para aprobación interna y a sus clientes. Los documentos entrantes se digitalizan en los dispositivos multifuncionales de Lexmark, tienen un código de barras de identificación único incorporado y se indexan en el depósito de documentos de Kuehne + Nagel. A los documentos salientes que genere el nuevo flujo de trabajo también se les agrega un código de barras y se indexan.
Mejoramiento del servicio al cliente y de la productividad
Después que los conocimientos de embarque se imprimen y los firman los conductores en ruta, se digitalizan e indexan los documentos, garantizando que se pueda verificar la aceptación de cada conductor en solo segundos. La recuperación de documentos demora solo un par de segundos. Los empleados de Kuehne + Nagel ahora solucionan las reclamaciones de los clientes de forma inmediata por teléfono, lo que significa una gran mejora comparada con la recuperación manual de documentos almacenados. "Con Lexmark, hemos podido mejorar nuestra productividad", expresó Keathley.
Kuehne + Nagel también aprovecha los formularios electrónicos y las soluciones de flujo de trabajo de Lexmark para crear formularios de autorización digital para monitorear el inventario. La solución hace seguimiento a las aprobaciones y firmas digitales, y simplifica las reclamaciones, investigaciones y auditorías.
Mientras tanto, los mismos dispositivos multifuncionales de Lexmark que permiten que funcionen soluciones de software sofisticado también proporcionan impresión a pedido, incluso en medios complejos, de modo que Kuehne + Nagel pueda imprimir etiquetas, hojas de configuración, y guías del usuario internamente para brindar mayor flexibilidad y lograr incluso mayores ahorros de costos.
Jonathan Keathley Gerente de proyectos de TI, Centro de Distribución de Southaven Kuehne + NagelEl trabajo con Lexmark nos ha ayudado a superar obstáculos y crear una solución productiva que mejora nuestro entorno de bodegas y racionaliza las operaciones.
Resultados
Reducción de 50% en la impresión de conocimientos de embarque
La instalación de Southaven de Kuehne + Nagel redujo la impresión de conocimientos de embarque en un 50 por ciento. El nuevo flujo de trabajo es también una solución ideal, especialmente en el caso de una auditoría. "Ahora podemos recuperar de manera instantánea cualquier documento y verlo en pantalla", expresó Keathley. A más de dos millones de documentos se les agrega un código de barras e indexa de manera electrónica cada año en la instalación de Southaven, lo que también ayuda a la empresa a avanzar en su iniciativa de protección del medio ambiente.
Aunque la reducción del consumo de papel era un factor fácilmente cuantificable al seleccionar la solución de Lexmark, es quizás la velocidad con la que Kuehne + Nagel responde ahora a las consultas lo que es más beneficioso. "Nuestro tiempo de respuesta de recuperación de documentos ha mejorado significativamente: de horas a minutos", expresó Sokaloski. "Además, no es solo Kuehne + Nagel que tiene acceso a estos documentos. Nuestros clientes también".
Logramos USD1 millón de ahorro de costos y redujimos las impresiones en 1 millón de páginas.
Las soluciones de Lexmark también aumentan la productividad en otras áreas de la bodega también, lo que incluye el monitoreo del inventario. "Por medio del uso de formularios electrónicos, eliminamos los procesos que consumen demasiado papel en toda la bodega", expresó Keathley. Estos resultados y ahorros son adicionales al más de USD1 millón de ahorro en costos al año que se logró gracias al contrato de servicios administrados de impresión. El contrato de servicios administrados de impresión también redujo las impresiones en 1,1 millón de páginas al año para la empresa.
Cuando ya era una de las empresas más respetadas del mundo, Kuehne + Nagel encontró una nueva manera de mejorar los niveles de servicio y la productividad al optar por una solución de uno de sus antiguos clientes: Lexmark. "El trabajo con Lexmark nos ha ayudado a superar obstáculos y crear una solución productiva que mejora nuestro entorno de bodegas y racionaliza las operaciones", expresó Keathley.
Len Sokaloski Gerente general, Centro de Distribución de Southaven, Kuehne + NagelNuestro tiempo de respuesta de recuperación de documentos ha mejorado significativamente: de horas a minutos. Además, no es solo Kuehne + Nagel que tiene acceso a estos documentos. Nuestros clientes también.