連邦医療施設

Challenge

連邦政府によって運営されている主要な地域医療施設はしばらくの間、技術とドキュメント管理アプリケーションのためにより多くの費用をかけることに疑問を感じていた。また、現在のプリンタベンダーの商品の信頼性やサポートは不十分であると考えていた。複数年の契約が切れることと、サポートコストが高いことから、施設のITスタッフはそのベンダーの変更を決めた。

その医療施設のITチームはいくつかのメーカーのデバイスを数週間にわたり、厳しくテストした。 プリンタへの要求事項は、

１）商品ファミリー内での一貫したユーザーインターフェース ２）将来使用をすることを検討しているドキュメントのスキャンニングとルーティンの可用性 ３）個人認証用IDカードのサポート ４）認証ユーザーによってリリースされるまでの間に印刷ジョブを保有できる機能 ５）改善された信頼性 ６）リモートでのフリート管理 ７）環境に優しい、多くのページを印刷できるトナーカートリッジ

また、２つのさらなる条件として、選定されるベンダーは連邦政府機関とともに取り組む専門家であること。パートナーとして顧客関係を管理できることが上げられた。

Solution

複数のベンダーからの提案を時間をかけて分析し、実際の現場でテストした。その結果、施設はレックスマークの出力技術とサービスを選定することにした。

レックスマークから提案された魅力的な価格や現状の出力環境に関する詳細な分析結果から、レックスマークが施設のニーズに対応できるベンダーであると確信した。

初期設置は既存のデバイスからレックスマークのプリンタへのリプレイスであった。それらのプリンタは、(1)場所を取らないコンパクトサイズ、(2)低消費電力、(3)そして、新しいドキュメントイメージングワークフロー機能を有する低コストの商品であった。レックスマークへのリプレイス作業の際には、ユーザー要求とマシン能力をよりマッチさせるため、レックスマークの専門家が立ち合った。この導入により、施設はデバイスの数を減らし、経費を削減することができた。

また、患者から提供されるものを含めて、紙ドキュメントはスキャンされ、Eメールや電子カルテ管理システムに送信されるようになり、時間のかかるマニュアル作業を削減した。入院手続きや処方箋指示は、現在電子的に取り扱われており、紙使用の削減や患者ケアのスピードアップに貢献している。また、個人識別カードによる個人認証は進行中である。

サービスレベルの契約においては、レスポンスタイムの改善やより高いコミュニケーションレベルの確保ができるように交渉された。それらの項目がカバーできるかどうか見極めるため、施設チームは医療施設や軍隊を含む連邦政府内に既に設置されているレックスマークのプリンタを審査した。また、レックスマークがパートナーとして、どのようにお客様に接しているのかをいくつかの実例を通して審査した。

デスクトッププリンタや複合機はマシン能力とユーザー要求が一致するように選定され、その複合機はユーザーが視覚的に簡単に操作できる鮮明な色のタッチパネル（レックスマークe-Taskインターフェース）を装備している。ユーザー毎に最適な視野角に調整可能なe-Taskパネルは簡単にカスタマイズでき、そして、レックスマークのソフトウェアを使うとき、複雑な業務手順をタッチひとつで始めることができる。

レックスマークチームはまた、プリントフリートを遠隔管理できるソフトウェアツールも設置した。それにより、サービス警告への返答、リアルタイムでの実績生成やメンテナンスと使用状況のレポート作成はブラウザ経由で可能になった。

Results

レックスマークマシンのリプレイスは27台のプリンタと複合機の初期導入から始まり、さらに50台以上のデバイスを複数の施設へ設置し、拡大していった。ユーザーとベンダー間の定期的な打合せやレックスマークの質問、懸案事項へのクイックな対応は、以前のベンダーよりはるかに素晴らしいものであった。

大量に印刷が可能なトナーカートリッジによって、カートリッジ交換のサイクル期間を延ばすことができた。新しいカートリッジを入れ替える時、リサイクルのため、新品が入っていた箱に梱包をし、レックスマークへ返送している。

レックスマークがいくつかのワークフロー改善と持続可能性のある取り組みに対しサポートすることで、病院は紙使用を半分以上削減する活動を軌道に乗せることができ、既存のドキュメントをスキャン、電子化することで、コピー枚数を減らした。印刷が必要な時は両面印刷をしたり、１枚に２up、または４upで印刷をしたりすることで、さらに紙使用量を減らすことに成功した。また、個人認証印刷はグループの紙削減活動に貢献した。印刷ジョブはユーザーがプリンタまで歩いていき、ジョブをリリースするまでネットワークのプリントキューに保持される。その結果、不必要な印刷ジョブが削減され、印刷しないことで、紙の無駄を省くことができた。こうした結果から、その施設はレックスマークと追加で2年間の契約延長をした。

この連邦政府に運営されている施設にとって、コスト削減、サービスレベルの改善をパートナーとして、プリンタサプライヤーと取り組むことは最も重要であった。レックスマークのプリンタが27台から50台以上設置されたことは、レックスマークがコスト削減効果のある出力管理ソリューションを提供し、顧客の期待に沿うために取り組むことのできる能力を持っているということの証である。