Als de coronacrisis iets duidelijk gemaakt heeft, is het wel dat de dingen razendsnel kunnen veranderen. Organisaties in alle delen van de wereld hebben zich moeten aanpassen aan de nieuwe regels en de massale overstap op thuiswerken.

De huidige situatie wijkt totaal af van die van voor de pandemie. En de toekomst zal er weer heel anders uitzien. Nieuwe omstandigheden vragen om nieuwe oplossingen. Om ons aan te kunnen passen moeten we onze organisatie telkens opnieuw onder de loep nemen.

Dat geldt ook voor je managed print services (MPS). Is alles in jouw organisatie nog hetzelfde als het vorig jaar was? Hoogstwaarschijnlijk niet. Mogelijk heb je nieuwe vestigingen geopend of moest je die juist sluiten, of zijn kantoren naar een nieuwe locatie verhuisd. En misschien maak je inmiddels wel gebruik van nieuwe processen en technologieën.   

Om een lang verhaal kort te maken: de kans is groot dat de bevindingen van de laatste evaluatie van je managed print services niet langer op de huidige situatie aansluiten. Voortdurende evaluaties zijn van cruciaal belang om een optimaal ecosysteem voor printen en scannen te waarborgen.

Het personeelsbestand en de werksituaties veranderen voortdurend

Laten we de werkomgeving als voorbeeld nemen van de manier waarop de dingen veranderd zijn. Tien tegen een dat er binnen je organisatie momenteel meer thuiswerkers actief zijn. 

De trend van thuiswerken was al voor de coronacrisis in opmars. Het aantal Amerikaanse werknemers dat regelmatig thuiswerkt is sinds 2005 met 173% gegroeid, zo blijkt uit cijfers van GlobalWorkplaceAnalytics.com. Volgens dit analistenbureau bekleedt 56% van alle Amerikaanse werknemers een functie die in ieder geval een deel van de tijd ruimte biedt voor thuiswerken. 80% van alle werknemers zegt minimaal parttime vanuit huis te willen werken. 

En wat staat ons te wachten nadat we de coronacrisis achter de rug hebben? Het analistenbureau voorspelt dat het aantal thuiswerkers aanzienlijk zal toenemen.

Hoe heb je je proces voor personeelswerving aan de nieuwe situatie aangepast? Is er binnen je organisatie sprake van meer thuiswerkers of juist meer kantoorpersoneel? Ben je tegenwoordig op zoek naar kandidaten voor heel andere functies dan gebruikelijk? Is je focus verschoven naar andere locaties of geografische regio’s? Kiezen thuiswerkers ervoor om zo nu en dan op kantoor te werken, een praktijk die ook wel ‘hotelling’ wordt genoemd? De antwoorden op deze en andere vragen zijn van invloed op de dagelijkse bedrijfsvoering en dus ook de manier waarop je ecosysteem voor printen en scannen wordt gebruikt.

Zelfs als je al een evaluatie van je managed print services hebt laten uitvoeren en ervan uitgaat dat je printer- en scannerpark is geoptimaliseerd, zal het je verbazen wat voortdurende evaluaties zoal aan het licht kunnen brengen.

Zo is het mogelijk dat de printers en multifunctionele producten (mfp’s) waarover je beschikt qua type en aantal sterk afwijken van de werkelijke behoeften. Is er sprake van te veel grote en kostbare A3-apparaten die veel meer functionaliteit bieden dan er binnen je organisatie nodig is? Kun je volstaan met kleinere en efficiëntere A4-systemen en daarmee geld besparen? Zou je baat hebben bij een betrouwbare oplossing voor het vrijgeven van afdruktaken die werknemers in staat stelt om vanaf elk zakelijk apparaat te printen? Is je complete MPS-ecosysteem (het printerpark plus de infrastructuur) optimaal ingericht? Sluit je infrastructuur op locatie, met inbegrip van servers goed op de huidige behoeften aan? Of kan het gebruik van een cloud-infrastructuur het beheer vereenvoudigen en de flexibiliteit een boost geven? 

Een nieuwe evaluatie kan je aan antwoorden op deze vragen helpen.  

Wees niet zuinig met evaluaties

De kans bestaat dat je niet vaak stilstaat bij de mogelijkheid van een evaluatie van je managed print services, en al helemaal niet kort na de implementatie. Een gedegen MPS-strategie vraagt echter om voortdurende evaluaties van de manier waarop je printprocessen zich ontwikkelen.

Het optimaliseren van je ecosysteem voor printen en scannen (zoals de juiste plaatsing van mfp’s en het kiezen voor een infrastructuur in de cloud of op locatie) is een belangrijke stap op weg naar het terugdringen van het papierverbruik en het verbeteren van bedrijfsprocessen.

We begrijpen dat het verleidelijk is om het evaluatieproces over te slaan en direct van start te gaan met de implementatie. Toch raden we je met klem aan om dat niet te doen.  

Evaluaties werpen vaak licht op apparaten die te intensief worden gebruikt of juist worden onderbenut. Dat geldt ook voor gebruikspatronen die zijn gewijzigd zonder dat je daar erg in had. Gebrek aan overzicht kan resulteren in onnodige kosten en inspanning. Met een professionele evaluatie kun je ervoor zorgen dat de managed print services optimaal op je behoeften aansluiten, beter gefundeerde beslissingen nemen en prioriteiten stellen.

Een gedegen evaluatie zal bovendien bijdragen aan een snellere implementatie. Want als je een implementatie plant op basis van wat je over je park van mfp’s denkt te weten en achteraf blijkt dat je het bij het verkeerde eind had, riskeer je daarmee een traag en uiterst moeizaam proces. En als je uitgaat van verouderde evaluatieresultaten is de kans groot dat de implementatie niet optimaal op de huidige behoeften aansluit. En daarmee verlies je tijd en geld.  

10 vragen om in het kader van evaluaties te stellen

Om optimaal te kunnen profiteren van managed print services moet je kiezen voor een leverancier die ruime ervaring heeft met het uitvoeren van evaluaties. Je kunt nagaan of dat het geval is door de volgende vragen te stellen:

1. Wie gaat de evaluatie uitvoeren? Zijn dat experts met kennis van jouw specifieke sector?
2. Hoeveel evaluaties heeft de leverancier in totaal binnen jouw branche uitgevoerd?
3. Zijn de aspecten waarop de evaluatie zich richt relevant voor jouw organisatie? Weerspiegelen ze inzichten en trends ten aanzien van je sector?
4. Hoe grondig is de evaluatie? Is die van toepassing op je volledige ecosysteem? Omvat dit zowel de cloud-infrastructuur als infrastructuur op locatie (servers, beheer van wachtrijen enzovoort)?
5. Op welke manier brengt de leverancier de unieke eisen van elk onderdeel van je organisatie in kaart?
6. Welke ondersteuning biedt de leverancier voor moderne werkomgevingen en thuiswerkers?
7. Welke tools en databases worden er gebruikt voor het verzamelen van data?
8. Zal de leverancier de data en analyses gebruiken om voor voortdurende verbetering te zorgen gedurende de complete levensduur van de managed print services?
9. Op basis van welke criteria worden consultants aan je organisatie toegewezen? Beschikken zij over de juiste vakinhoudelijke kennis?
10. Is de leverancier in staat om de capaciteit snel op te schalen om je organisatie te helpen met projecten van elke omvang en complexiteit?  

Ben je klaar voor een evaluatie van je managed print services? Neem dan contact met ons op.

Contact us