Kraften i teknologi
Hvorfor er en teknologibasert tilnærming til administrerte utskriftstjenester så lønnsomt?
Definisjonen av administrerte utskriftstjenester (managed print services – MPS) er, enkelt sagt: tjenester som tilbys av en ekstern leverandør for å optimalisere eller administrere dokumentutskrifter for en virksomhet. Dette kan virke enkelt og greit, men det kan være svært vesentlig for resultatet ditt om en ekstern leverandør leverer MPS gjennom arbeidskraft eller teknologi.
La oss bruke service og støtte som et eksempel. Mange MPS-leverandører baserer seg på en stor stab som utfører tekniske tjenester ute hos kundene. Hvis skriveren eller multifunksjonsproduktet (MFP) svikter, ringer du dem og de kommer og fikser det. Med et stort team med tekniske medarbeidere, kan noen av dem være raskt på stedet. Denne arbeidskraftbaserte tilnærmingen fungerer, men den har ulemper: belastende forsinkelser og avbrudd for deg, medarbeiderne dine og brukerne dine. I enkelte tilfeller kan det også være unødvendig eller ikke ønskelig å ha en servicetekniker på stedet.
Med en arbeidskraftbasert tilnærming må du som regel også først oppleve feil, før det kan utføres korrigerende tiltak. Prosessen starter etter at det oppstår et problem på enheten.
Fiks det før det går i stykker
Det finnes en bedre løsning: Med en tilnærming basert på teknologi og ikke arbeid, starter prosessen før det oppstår et problem.
Lexmarks teknologibaserte tilnærming bruker kunstig intelligens (AI) og prediktiv støtte for å forutse og forhindre potensielle problemer før de oppstår. Den tilbyr også just-in-time-leveranser basert på faktisk bruk, og ikke forhåndsbestemte lave innstillinger. Du trenger ikke å opprette en forespørsel, ringe brukerstøtte eller legge inn en bestilling. Systemet gjør det for deg, noe som gjør at du ikke belaster IT-teamet ditt unødig. I tillegg kan vi løse mange problemer eksternt.
Denne tilnærmingen har vist seg å være svært vellykket. Lexmark administrerer maskinvaren aktivt, forutser feil før de oppstår og løser raskt problemer. Dette øker tilgjengeligheten, som er den viktigste måleparameteren for oss.
Bruk data for handlingsbar innsikt
Kanskje viktigst av alt, er at en teknologibasert tilnærming drar nytte av dataene (noe en arbeidskraftbasert tilnærming ikke kan gjøre), spesielt når du kan utnytte Tingenes Internett (IoT).
«Organisasjoner bruker IoT til å skaffe seg et konkurransefortrinn i markedet gjennom banebrytende forretningsmodeller og differensierte kundeopplevelser», ifølge analysefirmaet IDC1.
Bare tenkt på alle enhetene som i dag er en del av IoT. Antallet er stort – og vokser: Analysefirmaet Quocirca estimerer at svimlende 80 milliarder enheter kommer til å være koblet til IoT innen 20252.
Det inkluderer Lexmark-enheter. De IoT-aktiverte skriverne og MFP-ene våre er utstyrt med sensorer som kontinuerlig overvåker hundrevis av datapunkter for blant annet varsler, interne diagnoser og hvordan enhetene fungerer. Enten du er klar over det eller ikke, kan utskrifts- og skannemiljøet ditt være en rik kilde til data om hvordan organisasjonen driver.
Ifølge IDC blir «dataanalyse en avgjørende faktor for tjenesteleverandører som ønsker å utvide MPDS (administrerte utskrifts- og dokumenttjenester) til områder som tar for seg større strategiske forretningsverdier».3
Ved hjelp av en teknologibasert tilnærming forankret i IoT, kunstig intelligens og interaktive analyser, kan Lexmark analysere data som er innsamlet fra utskrifts- og skannemiljøet for å vurdere brukstrender og inkonsistens, prosessflaskehalser, kostnadseffektivitet, avfall, sikkerhetsrisikoer og mye annet.
Vi samarbeider med deg for å avdekke verdifull og praktisk innsikt, og gjør organisasjonen din klar for en digital forvandling. Dataanalyser som fører til handlingsinnsikt, gjør at vi skiller oss ut.
10 spørsmål om en teknologibasert tilnærming
Hvis du vil ha en teknologibasert tilnærming til MPS, kan du spørre leverandørene følgende spørsmål:
- Hvordan inkluderer dere Tingenes Internett (IoT) i tjenestene?
- Hvordan kan dere hjelpe oss med å bruke mindre tid på utskriftsrelaterte aktiviteter?
- Hva er first-time-fix-rate (at feil blir reparert ved første besøk av servicemedarbeider) for utstyrsparken vår?
- Hvor ofte kan dere løse problemer før enhetene mine mislykkes?
- Hvor ofte kan dere eksternt løse problemer uten å sende en servicetekniker?
- Får jeg oversikt over ytelsesmålinger i sanntid?
- Kan jeg se informasjon om det globale utskrifts- og skannemiljøet vårt på ett enkelt instrumentbord?
- Hvordan reduserer dere antall ganger det må gjøres noe med utskriftsenhetene?
- Hvilke typer data samler dere inn fra utstyrsparken vår?
- Hvordan tjener disse data organisasjonen vår?
Er dere klare for en teknologibasert tilnærming til MPS?
1 IDC FutureScape: Worldwide Imaging, Printing, and Document Solutions and 3D Printing 2020 Predictions, oktober 2019
2 Quocirca, Mastering IOT – the big data opportunity for print manufacturers, august 2019
3 IDC Worldwide and U.S. Managed Print and Document Services and Basic Print Services Forecast Update, 2019-2023, av Robert Palmer, mars 2020