评估的力量
在不断发展的世界中，持续进行的管理打印服务评估至关重要
我们在疫情爆发之前所处的位置不是我们现在所处的位置，也不是我们将来所处的位置。新的情况可能需要不同的解决方案。 为了适应，我们必须定期重新评估我们自己和我们的组织。
您的打印管理服务 (MPS) 也是如此。一切都和去年一样吗？不太可能。人员编制可能已经发生了变化。您可能已经开设、转移或关闭办公地点。也许您正在使用新的流程或技术。
底线：您以前完成的 MPS 评估可能不再有效。您的 MPS 设置很可能没有根据组织的当前实际情况进行校准。持续进行的评估对于维持最优化的打印和扫描生态系统至关重要。
劳动力和工作场所发生变化
让我们以工作环境为例，看看事情可能发生了怎样的变化。是否更多的员工在远程办公？
甚至在新冠肺炎出现之前，远程办公就已经呈现出增长趋势。根据 GlobalWorkplaceAnalytics.com 网站上的数据：自 2005 年以来，美国定期在家办公的员工增长了 173%。该分析公司还报告说，56% 的美国工人所从事的工作至少在部分时间可以远程办公，而 80% 的人表示他们希望至少在业余时间远程办公。
新冠肺炎出现之后呢？该分析公司预测，采用远程办公的员工可能会出现大幅增长。
您的招聘方式如何调整？您是要增加更多的远程员工还是更多的办公室或总部员工？您是否正在招聘与以前不同的职位？您是否已将招聘重点转移到不同的地点或地理位置？您的远程工作人员是否选择偶尔去办公室（一种称为“旅馆式办公”的做法）？这些问题以及更多问题的答案会影响日常操作，包括打印和扫描生态系统的使用。
即使您已经进行了 MPS 评估并且假设您的设备群经过优化，您可能还是会对正在进行的评估中所能获悉的信息感到惊讶。
例如，您拥有的打印机和多功能数码复合机 (MFD) 的数量和类型可能与您所需要的截然不同。当更小、更高效的 A4 设备可以工作并省钱时，您是否有太多大型、昂贵且不必要的 A3 设备被过度配置以满足大多数打印需求？使用可靠的刷卡打印解决方案，允许工作人员从任何公司设备进行打印，可以改善最终用户的使用体验吗？您的整个 MPS 生态系统（即打印机设备群和基础设施）是否以最佳方式设置？当基于云的基础设施可以简化管理并提高灵活性时，包括服务器在内的本地打印基础设施是满足您当前需求的最佳解决方案吗？
一次新的评估可以帮助您确定答案。
不要跳过正在进行的评估
您可能不会花很多时间考虑评估，尤其是在最初的实施之后，但它应该是每一个 MPS 合约的重要组成部分。完善的 MPS 策略包括对您的不断发展的打印操作进行持续的全面评估。
优化您的打印和扫描生态系统（包括适当地放置 MFD，云与本地基础设施等）是减少纸张使用量和改善业务流程的重要一步。
我们理解，跳过评估而转向实施可能很有诱惑力。但您不应该这么做。
根据我们的经验，组织往往会低估其打印设备群的规模，这个值可以达到三分之一。行业不同，这个数字一定程度上会有所不同，如果环境已由 MPS 提供商负责管理，那么该数字肯定会不同。然而，我们很少遇到一个能够完整并准确掌握其设备群情况的组织。
评估还经常会发现在您没有注意的情况下发生变化的过度使用或未充分使用的资产和使用模式。
这种可见性的缺乏会导致不必要的费用和精力。专业评估可以使客户与提供商之间达成一致，激发决策并确立优先级。
它还可以确保实施阶段采用最快捷的路径。如果您根据自认为对设备群的了解来制定计划，却得知您的信息是不准确的，那么您将会面临缓慢而困难的实施风险。
如果您使用旧评估中的数据，则您的实施无法满足您的当前需求。这会浪费您的时间和金钱。有关评估的 10 个问题
为了充分利用 MPS，您可以提出以下问题以确保提供商具有丰富的评估经验：
- 谁将进行评估？他们是您所在行业的专家吗？
- 供应商已经完成了多少次评估（总体以及您所在的行业）？
- 评估交付结果是否针对贵组织的情况？有没有反映出行业洞察力和趋势？
- 评估有多彻底呢？它覆盖整个生态系统吗？是否评估云与本地打印基础设施（服务器、队列管理等）？
- 他们的评估流程如何揭示贵组织每个部门的独特需求呢？
- 供应商如何支持新式工作场所环境和远程办公的员工？
- 使用哪些类型的数据收集工具和数据库？
- 供应商是否会使用数据和分析在整个合约生命周期内推动持续改进？
- 如何为贵组织分配顾问？他们提供真正的专家见解吗？
- 供应商能够快速按比例调整以承担贵组织的项目（无论规模还是复杂性）吗？