Wenn die COVID-19-Pandemie irgendetwas bestätigt, dann dass sich Situationen ändern, und zwar oft schnell. Unternehmen auf der ganzen Welt mussten sich den sich entwickelnden, wechselnden Anforderungen und einer sich veränderten Arbeitswelt anpassen.

Die Lage, in der wir uns vor der Pandemie befunden haben, ist nicht die, in der wir uns gerade befinden, oder befinden werden. Neue Umstände erfordern möglicherweise andere Lösungen. Um sich anzupassen, müssen wir uns und unsere Organisationen regelmäßig neu bewerten.

Dasselbe gilt für Ihre Managed Print Services (MPS). Ist alles noch so wie im Vorjahr? Wahrscheinlich nicht. Der Personalbestand hat sich wahrscheinlich geändert. Möglicherweise haben Sie Standorte eröffnet, verlegt oder geschlossen. Vielleicht setzen Sie neue Geschäftsabläufe oder Technologien ein. 

Zusammenfassung: Die zuvor abgeschlossene MPS-Bewertung ist wahrscheinlich nicht mehr gültig. Ihr MPS-Setup ist wahrscheinlich nicht auf die aktuelle Realität Ihres Unternehmens abgestimmt. Kontinuierliche Bewertung ist unerlässlich, um ein optimiertes Druck- und Scanning-Ecosystem zu warten und zu pflegen.

Arbeitskräfte und Arbeitsplätze verändern sich

Lassen Sie uns das Setting der Arbeit als Beispiel dafür verwenden, wie sich die Situation geändert haben könnte. Arbeitet eine höhere Zahl Ihrer Mitarbeiter per Fernzugriff?

Bereits vor dem COVID-19-Trend zeigten die Trends einen Aufstieg von Fernarbeit. Die regelmäßige Arbeit von zu Hause aus hat in den USA seit 2005 um 173 % zugenommen, so GlobalWorkplaceAnalytics.com. Die Analystenfirma hat auch berichtet, dass 56 % der US-amerikanischen Arbeitnehmer einen Job haben, der sich zumindest einen Teil der Zeit mit Fernarbeit vereinbaren lässt, und 80 % sagen, dass Sie gern zumindest in Teilzeit Fernarbeit leisten möchten.

Nach COVID-19? Es wird wahrscheinlich einen erheblichen Aufschwung bei der Annahme von Fernarbeit geben, prognostiziert das Analysten Unternehmen.

Wie hat sich Ihr Einstellungsverhalten geändert? Nehmen Sie Mitarbeiter, die per Fernzugriff arbeiten, oder mehr Mitarbeiter, deren Arbeitsstelle sich in Büro oder Stammsitzen befinden hinzu? Rekrutieren Sie für andere Funktionen als zuvor? Haben Sie Ihre Einstellungen verlagert, um sich auf andere Standorte oder Regionen zu konzentrieren? Entscheiden sich Ihre Mitarbeiter mit Fernarbeitsplatz dafür, gelegentlich in ein Büro zu kommen (diese Praxis ist das sogenannte „Hoteling“)? Die Antworten auf diese Fragen und mehr wirken sich auf den täglichen Betrieb aus, einschließlich der Art und Weise, auf die Ihr Druck- und Scan-Ecosystem genutzt wird.

Selbst wenn Sie bereits eine MPS-Bewertung durchgeführt haben und davon ausgehen, dass Ihre Flotte optimiert ist, wären Sie vielleicht überrascht, was für Erkenntnisse Sie bei einem fortlaufenden Assessment gewinnen können.

Die Anzahl und Arten der Drucker und Multifunktionsprodukte (MFPs), die Sie haben, könnte sich beispielsweise sehr von Ihrem Bedarf unterscheiden. Haben Sie zu viele große, teure und unnötige A3-Geräte, die für die meisten Druckanforderungen überkonfiguriert sind, während kleinere, effizientere A4-Geräte funktionieren und Geld sparen würden? Würde die Endbenutzererfahrung sich mit einer zuverlässigen Druckfreigabelösung verbessern, die es Mitarbeitern ermöglicht, von jedem Firmengerät aus zu drucken? Ist Ihr gesamtes MPS-Ecosystem, also die Druckerflotte und Infrastruktur, optimal eingerichtet? Ist die Druckinfrastruktur in den Unternehmensräumlichkeiten, einschließlich der Server, die beste Lösung für Ihre aktuellen Anforderungen, wenn die cloudbasierte Infrastruktur die Verwaltung vereinfachen und die Flexibilität steigern kann?

Eine neue Bewertung könnte helfen, Ihre Antworten zu lenken.

Überspringen Sie laufende Assessments nicht

Vor allem nach einer anfänglichen Implementierung denken Sie vielleicht nicht viel Zeit an Assessments, aber das sollte ein essentieller Bestandteil jedes MPS-Engagements sein. Eine solide MPS-Strategie umfasst fortlaufende vollständige Auswertungen ihrer sich entwickelnden Druckvorgänge.

Die Optimierung Ihres Druck- und Scan-Ecosystems – einschließlich der richtigen Platzierung von MFPs, Cloud versus Infrastruktur in den Unternehmensräumen und vieles mehr – ist ein wichtiger Schritt, um den Papierverbrauch zu verringern und Geschäftsprozesse zu verbessern.

Wir wissen, dass es verlockend sein könnte, die Auswertung zu überspringen und zur Implementierung überzugehen. Das sollten Sie nicht tun.

Assessments decken oft übermäßig oder zu gering genutzte Assets auf sowie Nutzungsmuster, die sich geändert haben, ohne dass Sie dies bemerken.

Dieser Mangel an Transparenz kann zu unnötigen Kosten und Aufwand führen. Durch eine professionelle Bewertung können sich Kunde und Anbieter miteinander abstimmen, sie motiviert die Entscheidungsfindung und setzt Prioritäten.

Außerdem sorgt sie für den schnellsten Weg zur Implementierung. Wenn Sie Pläne auf der Grundlage Ihrer Meinung über Ihre Flotte entwickeln, nur um dann zu erfahren, dass Ihre Informationen ungenau sind, riskieren Sie eine langwierige, schwierige Implementierung. Wenn Sie Daten aus einer alten Bewertung verwenden, entspricht Ihre Implementierung nicht Ihren aktuellen Anforderungen. Und das kostet Sie Zeit und Geld.

10 Fragen, die man zu Assessment stellen sollte

Um die Vorteile von MPS optimal zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter über fundierte Bewertungserfahrungen verfügt, indem Sie ihm folgende Fragen stellen:

1. Wer führt die Bewertung durch? Sind das Experten in ihrer Branche?
2. Wie viele Bewertungen hat der Anbieter bereits vorgenommen (insgesamt und in Ihrer Branche)?
3. Sind die Bewertungsergebnisse spezifisch für Ihre Organisation? Spiegeln sie Brancheneinblicke und Trends wider?
4. Wie gründlich ist die Bewertung? Deckt sie Ihr gesamtes Ecosystem ab? Beurteilt sie die Cloud im Vergleich zur Druckinfrastruktur in den Unternehmensräumen (Server, Warteschlangenverwaltung usw.)?
5. Wie ermittelt der Bewertungsprozess die eindeutigen Anforderungen jedes Bereichs Ihrer Organisation?
6. Wie unterstützt der Anbieter moderne Arbeitsumgebungen und Mitarbeiter mit Fernzugriff?
7. Welche Arten von Datenerhebungstools und Datenbanken werden verwendet?
8. Nutzt der Anbieter Daten und Analysen, um während der gesamten Laufzeit Ihrer Beteiligung kontinuierliche Verbesserungen zu fördern?
9. Wie werden Berater Ihrer Organisation zugewiesen? Stellt der Anbieter echte Fachkenntnisse bereit?
10. Kann der Anbieter schnell skalieren, um ein Projekt in Ihrer Organisation unabhängig von Größe und Komplexität zu übernehmen?

Sind Sie bereit für ein MPS-Assessment?

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