Columbia Sportswear

Herausforderung

Seit langem gilt Columbia Sportswear als führender Anbieter hochwertiger Outdoorbekleidung, die auch schwierigsten Wetterbedingungen standhalten kann. Eine Überzeugung teilt Columbia Sportswear mit Dutzenden anderer namhafter und erfolgreicher Anbieter: das unbedingte Streben nach Qualitätsprodukten und hoher Kundenzufriedenheit. Was Columbia Sportswear von der Konkurrenz unterscheidet, ist der absolute Wille, Verbesserungen auf den Weg zu bringen, die sich bei kompetenter Umsetzung in einen durchschlagenden Wettbewerbsvorteil verwandeln lassen.

Technologische Verbesserungen sind davon nicht ausgenommen. Im Laufe der Jahre ist die Druckumgebung von Columbia Sportswear unkontrolliert gewachsen und die Überwachung der in die Jahre gekommenen Drucker geriet zu einem wahren Alptraum.

„Als die ersten integrierten Druck-/Kopiergeräte aufkamen, erkannten wir die Notwendigkeit, Kopierer mit anderen Geräten zu vernetzen. Das war aber mit keinem unserer Kopierermodelle möglich“, erläutert ein leitender Manager bei Columbia Sportswear. „Außerdem hatten wir den ökologischen Aspekt unserer Druckerflotte deutlich vernachlässigt. Das wollten wir definitiv ändern und unsere Druckumgebung mit dem Unternehmen und unseren Gesamtzielen in Einklang bringen.“

Eine alternde Ausgabeumgebung

Eine Bewertung der Druckumgebung in der Hauptniederlassung in Oregon ergab, dass viel Potenzial für Verbesserungen und Kosteneinsparungen vorhanden war: die Monochrom-Laserdrucker und Multifunktionsdrucker (MFPs) waren nicht mehr auf dem Stand der Technik und unterstützten keine innovativen Workflow-Funktionen.

Eine Betriebskostenanalyse bestätigte, dass die Kosten für Wartung und Support der veralteten Geräteflotte – einschließlich nicht vernetzter Einzelfunktionsdrucker mit langjährigen Leasingverträgen – auf ein nicht tragbares Maß gestiegen waren. Die operative und finanzielle Verantwortlichkeit für vernetzte Drucker und nicht vernetzte Kopierer lag teils bei der IT und teils bei anderen Fachabteilungen von Columbia Sportswear.

Außerdem hatte Columbia beschlossen, dass die Druckerumgebung die ökologische Verantwortung des Unternehmens widerspiegeln sollte. „Vergessene“ Dokumente, die sich am Drucker stapeln, erforderten ein Recyclingkonzept. Darüber hinaus hatten ältere Geräte einen höheren Stromverbrauch und erzeugten mehr Hitze als neuere Produkte.

Nutzungs-, Leistungs- und Wartungszahlen älterer Drucker waren nur schwer zu ermitteln und nicht vernetzte Geräte fielen ganz aus der Statistik heraus. Die IT-Abteilung, die die unternehmensweite Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele von Columbia Sportswear maßgeblich begleitete, kam zu dem Schluss, dass eine Umstrukturierung der Druckumgebung sofort tiefgreifende Auswirkungen haben würde.

Die Suche nach dem richtigen Technologiepartner

Columbia Sportswear bat zwei Dutzend Anbieter – Hersteller wie Lösungsanbieter – um die Abgabe eines Angebots. Die Kandidaten wurden in die Zentrale in Oregon eingeladen, um sich vor Ort einen Eindruck von den Abläufen zu machen und ein Meinungsbild der Mitarbeiter einzuholen. Der Auftrag lautete, eine „Best-in-Class“-Strategie zu entwickeln, die genügend Raum für zukünftige Entwicklungen lässt.

„Es gab keine Grenzen, keine Einschränkungen und keine Erwartungen“, sagt ein leitender Manager von Columbia Sportswear. „Wir wollten von den Spezialisten erfahren, was wir tun können, um unsere Druckumgebung besser zu verwalten, die Produktivität unserer Mitarbeiter zu steigern und unsere ökologischen Ziele umzusetzen.“

Neben einigen marktüblichen Anforderungen, wie einem wettbewerbsfähigen Preis, garantierten Service-Levels, Energy Star®-Zertifizierung für niedrigen Stromverbrauch und Positionierung als nachhaltig handelndes Unternehmen, gab Columbia Sportswear den Bewerbern sprichwörtlich ein „leeres Blatt Papier“ an die Hand, um die beste Lösung zu entwerfen.

Einige Anbieter und Dienstleister zogen sich direkt aus dem Wettbewerb zurück, weil sie mit der unkonventionellen Herangehensweise überfordert waren. Andere schlugen hardwarebasierte Lösungen vor, die auf der Konsolidierung der Flotte basierten. Diese stellten aber nur einmalige Kosteneinsparungen in Aussicht, die auf die Reduzierung der Geräteanzahl zurückzuführen waren.

Lexmarks Vorschlag zu einer fortschrittlichen, umfassenden Lösung

Das Konzept von Lexmark ging weit über die Konsolidierung hinaus und lieferte Ansätze für fortlaufende, kumulative und messbare Einsparungen. Das Lösungskonzept umfasste Managed Print Services für die optimale Nutzung der Geräteflotte, Lexmark Print Management mit Druckfreigabe zur Unterstützung von Nachhaltigkeitsinitiativen und zur Vermeidung von Müll, indem Druckaufträge in der Warteschlange gehalten werden, bis sie vom Besitzer aktiv freigegeben werden, sowie eine vorausschauende Verwaltung von Verbrauchsmaterial zur Automatisierung des Tonerkassettenaustauschs.

Die abschließende Analyse ergab, dass Lexmark unter allen Anbietern nicht nur das erste, sondern auch beste und schlüssigste Konzept vorgelegt hatte. Das gab bei Columbia Sportswear den Ausschlag für die Lösung von Lexmark.

Lösung

Analyse der Infrastruktur

Lexmark sammelte Nutzungsdaten über die bestehende Druckinfrastruktur von Columbia, „etwas, was wir selbst noch nie in Betracht gezogen hatten“, betont ein leitender Manager bei Columbia Sportswear.

„Diese unwiderlegbaren Fakten setzten wichtige Impulse für die Entwicklung und Implementierung unserer umstrukturierten Druckerumgebung.“

Das Team des Managers war sich im Klaren, dass sich der komplette Austausch der Druckumgebung auf jeden Mitarbeiter in der Hauptniederlassung von Columbia auswirken würde. „Menschen sind von ihrem Drucker abhängig und möchten ihn am liebsten in ihrer Nähe haben. Um das zu ändern, brauchten wir grünes Licht sowohl vom IT-Leiter auch vom operativen Geschäftsführer“, sagte er. Mit ausdrücklicher Unterstützung der Geschäftsleitung wurde der IT-Abteilung die volle Verantwortlichkeit für die Drucktechnologie – einschließlich Kopierern – übertragen.

Bereitstellung und Geräteplatzierung

Mit einer klaren Ausgabestrategie und dem richtigen Partner ging es dann für Columbia Sportswear in die Implementierungsphase, in der es zunächst um die strategische Platzierung der Geräte ging.

Eine Analyse der Umgebung hatte ergeben, dass Columbia Sportswear 176 Geräte im Einsatz hatte. Nach einer eingehenden Nutzungs- und Bedarfsanalyse für jedes Gebäude und jedes Stockwerk wurde die Gesamtanzahl der Geräte auf 62 reduziert. Die bestehenden Geräte wurden gegen Multifunktionsdrucker von Lexmark ausgetauscht, die Druck-, Kopier-, Fax- und Scanfunktion in einem Gerät vereinen. Auf allen Geräten wurden die Print Management-Lösung von Lexmark und eine Funktion namens Druckfreigabe installiert, die den Mitarbeitern den Ausdruck auf jedem Drucker im Netzwerk ermöglicht. Die Druckaufträge werden erst zum Druck freigegeben, wenn sich ein Mitarbeiter am betreffenden Drucker authentifiziert.

„Nach der standardisierten Plattform bringt uns die sichere Druckfreigabe meiner Ansicht nach den größten Nutzen“, bekräftigt ein führender Manager von Columbia Sportswear. „Mit der Funktion haben wir es tatsächlich geschafft, das Druckvolumen und die Anzahl unnötiger Ausdrucke zu reduzieren. Wir vergeuden kein Papier und keinen Toner mehr für Aufträge, die nicht am Drucker abgeholt werden.“

Die Druckfreigabe bringt Columbia Sportswear zwei Vorteile in einem: einerseits unterstützt die Reduzierung des Druckvolumens die Nachhaltigkeitsziele und andererseits können Sicherheitsbedenken bezüglich des Ausdrucks vertraulicher Dokumente auf Netzwerkdruckern entkräftet werden.

„Darüber hinaus entlasten wir die IT-Abteilung, da bei einem innerbetrieblichen Arbeitsplatzwechsel keine Berechtigungen mehr zugewiesen werden müssen”, freut sich ein leitender Manager von Columbia Sportswear. „Alle Niederlassungen von Columbia Sportswear nutzen jetzt eine einzige Druckerwarteschlange, auf die von jedem Lexmark Gerät zugegriffen werden kann. „Die vorausschauende Verwaltung des Verbrauchsmaterials von Lexmark sorgt dafür, dass Toner-Austauschkassetten 'just-in-time' an Columbia Sportswear geliefert werden.

Die Geräte senden automatisch Meldungen über niedrige Tonerfüllstände. Daraufhin wird der Bestellvorgang automatisch gestartet und die Austauschkassette an den betreffenden Standort geschickt. Die Kassetten werden von geschulten Mitarbeitern in der jeweiligen Abteilung in Empfang genommen und ausgetauscht, sodass die IT-Abteilung von dieser Arbeit entlastet wird. Die manuelle Bestellung und teure Bevorratung von Kassetten gehören damit der Vergangenheit an.

Ergebnis

Vorteile der Konsolidierung

Columbia Sportswear war in der Lage, auf Anhieb durchschlagende finanzielle, operative und ökologische Verbesserungen zu erzielen. Indem Drucker, Faxgeräte, Kopierer und Scanner durch Multifunktionsgeräte von Lexmark ersetzt wurden, konnte Columbia Sportswear die Flotte um 60 % verkleinern und die Anzahl der Modelle von 65 auf 8 reduzieren. Die Gesamtdruckkosten einschließlich Wartung und Verbrauchsmaterialien gingen um 37 % zurück. Die Kosten für Verbrauchsmaterialien haben sich deutlich verringert. Das Druckvolumen wurde um fast eine Million Seiten pro Jahr reduziert und der Tonerverbrauch sank um 6 %.

„Das Team von Lexmark hat uns während des gesamten Prozesses optimal unterstützt“, berichtet ein leitender Manager von Columbia Sportswear. „Sie hatten ein offenes Ohr für unsere Bedürfnisse, gingen auf unsere Mitarbeiter ein und erstellten sogar Pläne, in denen sie den Standort der alten Geräte und den neuen strategischen Standort der Multifunktionsdrucker von Lexmark einzeichneten. Lexmark hat sich bei der Zusammenarbeit mit uns von seiner besten Seite gezeigt. Wir hatten stets das Gefühl, dass Lexmark alle unsere Fragen offen und ehrlich beantwortet wurden.“

Die nächsten Schritte in der Umstrukturierung der Druckerumgebung von Columbia Sportswear stehen dem Manager und seinem Team jetzt bevor. Nach Abschluss der Erstimplementierung besteht die nächste Phase darin, auf Lexmark Lösungen für die remotegesteuerte Flottenverwaltung und Leistungsmessung umzustellen.

Der Erfolg der Implementierung in der Hauptniederlassung lässt sich in Zahlen belegen. Das hat den Manager bewogen, die Lösung jetzt auf die anderen Standorte von Columbia Sportswear auszuweiten.

Modernisierung von Lager- und Verteilungssystemen

Dank der Partnerschaft mit Lexmark hat das Unternehmen jetzt auch die Modernisierung seiner Systeme im Warenlager und Distributionszentrum ins Visier genommen. Im Zuge dessen soll eine einheitliche Druckplattform für Packlisten und Packzettel implementiert werden. Weiter ist geplant, die Drucker in den Filialbüros von Columbia Sportswear auszutauschen und den Dokument-Workflow zu optimieren. Im Anschluss daran wird Columbia Sportswear die Lösung weltweit ausbauen und seine Druckplattform an 43 Standorten weltweit standardisieren.

Umsetzung von „Best-in-Class“-Lösungen

Die wichtigste Lektion, die Columbia Sportswear durch die Zusammenarbeit gelernt hat, ist, seinen Partnern alle Freiheiten für die Entwicklung eines „Best-in-Class“-Konzepts zu lassen. „Lexmark stand uns von Anfang an tatkräftig zur Seite und ließ keinen Zweifel an seiner hohen Kompetenz. Für Lexmark steht die Partnerschaft mit den Kunden im Vordergrund und nicht das Geschäft“, erzählt ein leitender Manager von Columbia Sportswear.

Ein Gedanke ist fest in den Grundsätzen von Columbia Sportswear verankert: „Am Ende steht immer etwas, wofür sich der Weg gelohnt hat.“ Obwohl dies im eigentlichen Sinn für Wander- und Skibegeisterte gilt und eine Metapher für einen gesunden Lebensstil ist, konnten wir Columbia Sportswear davon überzeugen, dass die Modernisierung der Flotte gleich mehrere Vorteile hervorgebracht hat: signifikante Einsparungen, geringeren Papierverbrauch, operative Effizienz und ein stärkeres Bewusstsein für unsere Umwelt.