Rentenversichung Mitteldeutschland

Mit umfangreichen Praxistests verglich und bewertete NOW-IT Modelle verschiedener Hersteller und entschied sich daraufhin für Lexmark Geräte und Flottenmanagement. Das Resümee nach einem Jahr: weniger Kosten, mehr Transparenz – ein sinnvolles Konzept und eine gute Zusammenarbeit.

Die Herausforderung

Mit der Fusion der LVAen Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen entstand die Deutsche Rentenversicherung Mitteldeutschland. Die NOW IT GmbH – früher behördeneigene Rechenzentren und heute für mehrere Versicherungsträger tätig – stellt als IT-Dienstleister die erforderliche Hard- und Software zur Verfügung. Im Rahmen notwendiger Ersatzbeschaffungen wurde die Hardwarelandschaft mit dem Ziel unter die Lupe genommen, die Aufwände zu reduzieren. Im Visier standen vor allem Drucker und Kopierer.

Die Ist-Analyse zeigte typische Probleme eines über Jahre gewachsenen Geräteparks. Ein hoher Anteil an Einzelplatzdruckern, unterschiedliche Gerätetypen und verschiedene Vertragsmodelle verursachten Verwaltungs- und Administrationsaufwand. Fazit: die Kosten waren zu hoch, der Komfort zu niedrig. Mit diesen Erkenntnissen machte sich ein Team aus IT- und Organisationsmitarbeitern an die Arbeit.

Joachim Katsch gehört zu den Projektverantwortlichen. Er und seine Kollegen nahmen ihre Aufgabe genau, was bei einem Investitionsvolumen von 3,5 Millionen Euro einleuchtet. Aus dem Wunsch, die Drucktechnik wirtschaftlicher zu gestalten, entstand ein mehrere hundert Seiten starkes technisches Leistungskonzept, das enorme Einsparpotenziale offenlegte. Ausgeschrieben wurden Geräte für sieben Leistungsklassen, idealerweise von einem Hersteller. „Für die Auswertung hatten wir Kriterien festgelegt und gewichtet: Wirtschaftlichkeit, Technik, Praxistests und Service. Auch Arbeitssicherheit, Arbeitsschutz und Ökologie spielten wichtige Rollen“, sagt Katsch.

Lexmark im Vergleich vorne 

Von zwei Herstellern forderte man Testgeräte jeder Leistungsklasse an und nahm diese an drei Standorten unter die Lupe. Die Ergebnisse der Fachabteilungen wurden sorgfältig dokumentiert, vom Drucken aus SAP, Sonderanwendungen und RV-Programmen über die Ergonomie bis zur Energieeffizienz. Sogar beim Stromverbrauch nahmen es die Leipziger genau. Statt Herstellerangaben zu vergleichen, legten sie ein individuelles Sachbearbeiter-Nutzungsprofil zugrunde und ermittelten den Stromverbrauch im laufenden Betrieb, im Stand-by- und im Ruhe modus. „Lexmark lag hier vorn, weil die Geräte im Stand-by-Betrieb sparsamer waren“, sagt Katsch und liefert gleich die Erklärung für so viel Gründlichkeit: „Der Stromverbrauch über den Zeitraum von fünf Jahren übersteigt deutlich die Hardware-Investition.“

Auch in Sachen Ergonomie wollten es die Leipziger genau wissen. „Wir haben Mitarbeiter gebeten, die Testgeräte ohne  Einweisung zu bedienen und sie dabei  beobachtet. Es war erstaunlich. Obwohl die Anwender jahrelang mit Geräten des  anderen Bieters vertraut waren, konnten sie die Lexmark Geräte einfacher und schneller bedienen.“

Die Lösung

Die Deutsche Rentenversicherung Mitteldeutschland entschied sich für eine konsolidierte Ein-Hersteller-Lösung. Schlank und effizient ist der neue Gerätepark. Knapp 900 neue Lexmark Drucker und Multifunktionssysteme traten an die Stelle von 1.400 Altgeräten. Leistungsfähige Systeme für Arbeitsgruppen ersetzen oft die alten Arbeitsplatzdrucker. Dabei wurde einer baulichen Besonderheit Rechnung getragen. Das Gebäude der Deutschen Rentenversicherung, eine ehemalige Kaserne, hat über 300 Meter lange Gänge. „Fünfzig Meter und nicht weiter“, titelte deshalb auch die hauseigene Mitarbeiterzeitschrift und kündigte kurze Wege zum Drucker an. „So war klar, dass niemand Angst vor einem Marathon haben muss,“ sagt Jörg Schaffranka, Teamleiter im Bereich Organisation und IT-Koordination bei der Deutschen Rentenversicherung Mittel-deutschland. „Insgesamt wurde der Übergang auf die neue Lexmark Lösung gut kommuniziert und bringt den Anwendern echten Mehrwert.“ 

So wurde beispielsweise das Display der Geräte individuell angepasst, nur relevante Funktionen wie Ausweiskopie und Scan-to-E-Mail sind sichtbar. Das Scannen am Gerät bietet den Einstieg in elektronische Prozesse und spart dadurch Papier. Der verdeckte Druck garantiert Vertraulichkeit sensibler Daten durch Eingabe einer  PIN-Nummer am Drucker.

Flottenmanagement 

Alle Kosten sind heute transparent, denn der Kunde bezahlt einen fest vereinbarten Preis pro Seite über die Vertragslaufzeit von 60 Monaten. Die Abrechnung erfolgt Geräte basierend, die wiederum einer Kostenstelle zugeordnet sind. Im Preis enthalten sind Verbrauchsmaterialien und alle technischen Service-Leistungen, sie werden von der TecService Electronic Repair Leipzig GmbH im Rahmen eines proaktiven Flottenmanagements erbracht. Mit der Überwachungssoftware Lexmark Fleet Tracker hat TecService alle Drucker „auf dem Radar“, erforderliche Wartungen werden proaktiv durch die Geräte gemeldet und von Service-Technikern bearbeitet.

Der Lexmark Partner übernahm den Rollout der neuen Druck- und Kopiertechnik und die Rücknahme der alten Geräte. Ein Arbeitspaket, das in einem sportlichen Terminplan von nur sechs Wochen zusammen mit NOW-IT realisiert wurde, ohne den laufenden Geschäftsbetrieb zu unterbrechen. Die Altgeräte werden an zertifizierte RecyclingPartner der Weiterverwertung zugeführt. Die in einzelnen Geräten enthaltenen Festplatten und Speicher werden nach rechtlichen Grundlagen des Datenschutzes gelöscht.

Das Ergebnis

Angetreten, um die Drucktechnik wirtschaftlicher zu machen, ziehen die Verantwortlichen nach einem Jahr eine erfolgreiche Bilanz. Joachim Katsch: „Fast das gesamte Kerngeschäft wird heute durch DIN-A4- Geräte abgebildet. Diese Entscheidung war richtig, denn die aktuelle Statistik zeigt uns, dass der Anteil von A3-Drucken unter einem Prozent liegt. Die früher aufwändige Tonerbevorratung geht gegen null, mehr als drei Viertel der Lexmark Geräte verwenden den gleichen Toner.“

Auf eine Ein-Hersteller-Lösung umzusteigen – eine gute Empfehlung für Behörden? Auch hiervon ist die Deutsche Rentenversicherung Mitteldeutschland überzeugt. Die einheitliche Bedienbarkeit der Lexmark Geräte mit den großen, farbigen Touch-screen-Displays hilft den Anwendern. Ein Treiber für alle Geräte und das Flottenmanagement überzeugen die IT. Die Organisation profitiert von absoluter Transparenz, und spart bei einem Druckvolumen von 5-6 Millionen Seiten einiges an Kosten im Jahr ein.