Vattenfall

Die Vattenfall Gruppe gehört zu den führenden europäischen Energieunternehmen. Schritt für Schritt stellt das Unternehmen seine Druck- und Kopier-systeme auf eine Ein-Hersteller-Lösung um. Sowohl Qualität als auch Wirtschaftlichkeit sprachen für Lexmark.

Schon trägt das neue Druckkonzept Früchte. Auch ohne Konsolidierung spart Vattenfall bereits 30 Prozent der Druckkosten. Doch das Potenzial ist noch lange nicht ausgeschöpft. Die neue Transparenz wird zu mehr Kostenbewusstsein beim Farbdruck führen. Standardmäßiger Duplex-Druck spart Papier und Kosten. Multifunktionsgeräte erschließen digitale Prozesse, die das Druckvolumen weiter verringern. Dass jede eingesparte Seite die Umwelt schont, ist mehr als nur ein Nebeneffekt. Mit der strategischen Ausrichtung Making Electricity Clean ist Vattenfall auf dem Weg, ein CO2-neutrales Unternehmen zu werden.

Die Herausforderung

Vattenfall hat seinen Hauptsitz in Schweden und ist in Belgien, Dänemark, Deutschland, Finnland, Großbritannien, den Niederlanden und Polen vertreten. In Deutschland ist Vattenfall durch den  Zusammenschluss der Unternehmen Bewag, LAUBAG, HEW und VEAG entstanden. Auf dem Weg zu einer einheitlichen IT-Infrastruktur wollte Vattenfall auch die Outputgeräte, also Drucker, Kopierer und Faxgeräte, zu einer europaweiten Ein-Hersteller-Lösung zusammenführen. Stefan Ditscheid, IT-Stratege bei Vattenfall, zielte auf Kostenoptimierung. Neben wirtschaftlichen Aspekten gehörte die vollständige Transparenz über die Outputkosten und ein flächendeckender globaler Service zu den Ausschreibungskriterien.

Sowohl qualitativ als auch preislich konnten sich Lexmark Geräte gegen die Produkte von vier Drucker- und Kopiererher-stellern durchsetzen. Für die Qualitätsprüfung errichteten die IT-Experten von Vattenfall in Schweden eigens ein Testlabor. Hier kamen 60 Modelle verschiedener Hersteller auf den Prüfstand. Getestet und ausgewertet wurden unter anderem die Ausgabequalität, der Druck von Formularen aus SAP, von komplexen Abbildungen aus CAD-Anwendungen, die Darstellung länderspezifischer Schriftzeichen und Funktionalitäten wie Scannen, Fax und E-Mail.

Die Lösung

Schritt für Schritt bekommt Vattenfall eine einheitliche Druckerlandschaft in allen europäischen Ländern. In Deutschland sind es derzeit 1.500 Lexmark Geräte, die sich aus nur zehn Modellen zusammensetzen. Bernd Zimmermann verantwortet die Beschaffung der IT-Hardware: „Multifunk- tionsdrucker stehen für uns im Mittelpunkt. Früher war ein Drucker ein reines Ausgabegerät. Durch die Scanfunktion wurden sie auch zu Eingabegeräten, damit ist der klassische Kopierer für uns passé. Neben Kopieren und Faxen sind jetzt neue Prozesse wie Scan-to-E-Mail möglich. Eine einfache Sache für den Anwender, denn alle unsere Multifunktionsdrucker sind via Netzwerk mit unserem zentralen E-Mail-Adressbuch verbunden.“

Auch die Arbeitsplatzdrucker werden über das Netzwerk konfiguriert und administriert. Bernd Zimmermann: „Wir kaufen keine Drucker mehr, die nicht netzwerkfähig sind.“ Zur Standard-Konfiguration bei Vattenfall gehören beispielsweise die Druckausgabe in Schwarzweiß und die Duplexdruckausgabe. Ein Server je Land fragt die Geräte nach Zählerstand, Wartungsintervallen oder Tonervorrat ab. Mel-det ein Drucker niedrigen Toner-Füllstand, so wird automatisch eine Bestellung generiert und Lexmark liefert den Toner an Ort und Stelle. „Dadurch bezahlen wir unser Verbrauchsmaterial erst, wenn wir es auch benutzen“, sagt Zimmermann. 

Distributed Fleet Management

Lexmark leistet für Vattenfall umfassenden globalen Service, der im Seitenpreis enthalten ist. Dabei ist es gleich, ob ein Drucker in Berlin, Stockholm oder in Jokkmokk am nördlichen Polarkreis steht – wenn er ausgetauscht werden muss, passiert das innerhalb von 24 Stunden.

Das Ergebnis

Stefan Ditscheid macht deutlich: „Unsere Triebfeder bei diesem Projekt sind natürlich die Kosten. Aber es ging uns nicht darum, unsere Geräteflotte zu halbieren oder an Funktionen zu sparen. Im Gegenteil. Wir haben neue Möglichkeiten hinzugewonnen und konnten sogar ohne eine Konsolidierung bereits 30 Prozent der Druckkosten einsparen.“ Es schlummere aber noch weiteres Potenzial in dem Projekt: „Wir bekommen von Lexmark regelmäßig Reports. Damit haben wir erstmals Transparenz über alle unsere Druck- kosten. Wir können jetzt beurteilen, ob wirklich das richtige Gerät am richtigen Platz steht. Vielleicht ist künftig statt des großen DIN-A3-Druckers ein kleineres DIN-A4-Modell völlig ausreichend? Auch wissen wir nun, dass etwa 40 Prozent unserer Ausdrucke in Farbe sind. Jetzt muss es uns gelingen, Bewusstsein zu schaffen: Ist hier wirklich ein Farbausdruck notwen-dig oder erfüllt vielleicht ein Schwarzweiß-Ausdruck den gleichen Zweck?“ Manchmal sind es auf den ersten Blick kleine Innovationen, die große Effekte erzielen: „Wir reduzieren unseren Papierverbrauch deutlich, indem wir Blätter konsequent beidseitig bedrucken. Alle unsere neuen Lexmark Geräte haben als Standardein-stellung Duplex-Druck.“ 

Zukünftig will Vattenfall stärker auf digitale Prozesse setzen, beispielsweise Doku-mente scannen und per E-Mail versen-den, statt „Papier zu produzieren und es von A nach B zu tragen. Sie wissen ja, die günstigste Seite ist die, die man nicht druckt“, sagt Ditscheid.

Lexmark überzeugte die Tester auch in puncto Benutzerfreundlichkeit. Stefan Ditscheid: „Wir hatten in unseren Tests Kopierer mit einer kompliziert zu bedienenden E-Mail-Funktion. Das Ergebnis: Sie wurde einfach nicht genutzt. Bei uns dagegen wurde Scan-to-E-Mail in kürze-ster Zeit zum Renner. Das Bedienfeld der  Lexmark Drucker ist genial.“ 

Weniger drucken, mehr sparen

Mit der neuen Lexmark Lösung demonstriert Vattenfall, dass Umweltfreundlichkeit und Wirtschaftlichkeit kein Widerspruch sind. „Im Gegenteil“, sagt Stefan Ditscheid, „Lexmark hilft uns auf unserem Weg, weniger zu drucken, liefert uns  quasi den Einstieg zum Ausstieg aus dem Papier. Deshalb passt die Lexmark  Strategie Weniger drucken, mehr sparen genau zur Vattenfall Strategie. Diese heißt  Making Electrity Clean und zielt darauden CO2-Ausstoß nachhaltig zu ver-ringern. Unsere Lexmark Geräte entsprechen strengsten Umweltkriterien. Wir haben neben Standards wie Energy Star oder Blauer Engel zusätzlich eigene Maßstäbe angesetzt. Bestandteil unserer Wirtschaftlichkeitsrechnung sind auch die Stand-by-Modi, eine Nutzungsverteilung sowie die Energiekosten über die gesamte Lebensdauer. Es kommt sogar vor, dass Lexmark uns auf Möglichkeiten hinweist, an welcher Stelle sich ein Drucker einsparen lässt. Erfreulich, wenn ein Hersteller statt der klassischen Verkäufersicht durch die Kundenbrille schaut. Der Kontakt zu Lexmark ist partnerschaftlich, offen und ehrlich und wir sehen, dass man auch nach längerer Zeit nicht in seinem Engagement nachlässt. Unsere Zusammenarbeit hat uns nicht nur wirtschaftlich, sondern auch ökologisch vorangebracht. Wir wissen nun aber, das hier noch viel zu tun ist. Deshalb arbeiten wir gemeinsam mit Lexmark weiter, um  unser Ziel Making Electricity Clean in die Tat umzusetzen.“