VR Bank München Land eG

Die Herausforderung

Der Meilenstein heißt Belegscan. Vor dem Hintergrund von SEPA und aktuellen Veränderungen im Zahlungsverkehr gelten neue Ausführungfristen für beleghafte Überweisungen. Eine Herausforderung für die VR Bank: Wie kommen Belege aus Wolfratshausen, Pliening und anderen Filialen termingerecht nach Oberhaching ins Stammhaus, um dort zentral bearbeitet zu werden? Eine mögliche, aber kostspielige Option wären neue Belegscanner in jeder Zweigstelle. Noch teurer wäre es, alle 24 Filialen in entsprechend häufigem Turnus mit Kurierfahrzeugen anzufahren. 

Die Lösung

Den Königsweg fand die VR Bank München Land eG mit ei-ner Lösung von Lexmark, die Kosten spart und verblüffend einfach ist. Till Hemmer: „Wir nutzen unsere vorhandenen Multifunktionsgeräte in Kombination mit einer speziellen ,App’ von Lexmark: Einmal täglich scannen wir in jeder Filiale die Belege in einem Durchlauf, das ist je nach Standort ein Paket von rund 50 bis 100 Überweisungsformularen. Das Lexmark Multifunktionsgerät verfügt über einen Ultraschall-sensor und führt eine Vollständigkeitskontrolle durch, ver-gleicht also die Anzahl der Papierbelege mit der Anzahl der erzeugten Scans. Damit schließen wir aus, dass ein Beleg fehlt, falls versehentlich zwei Belege eingezogen wurden. Bei einer Abweichung wird die Datei verworfen und der Stapel erneut eingelesen. Erst bei Vollständigkeit gibt das Gerät grünes Licht und die Daten werden an die Dienstleis-ter übermittelt.“

Diese Lösung etablierte die VR Bank im Zuge einer Vertrags- verlängerung und führte gleichzeitig die neueste Lexmark Gerätegeneration ein. Für Till Hemmer ein konsequenter weiterer Schritt ins digitale Zeitalter. „Wir sind nun technisch für das elektronische Archiv vorbereitet, können praktisch alle Dokumente dezentral in den Niederlassungen scan-nen.“ Ein Barcode, automatisch beim Ausdrucken aufge-bracht, meldet dem elektronischen Archiv: „Ich bin eine Vollmacht“ oder: „Archiviere mich bei den Eröffnungsanträ-gen“. Die Bankmitarbeiter machen regen Gebrauch von Funktionen wie Scan-to-E-Mail, Scan-to-Folder und Fax For-ward, bei dem eingehende Faxe als E-Mail beim Empfänger ankommen. Schon jetzt können Dokumente automatisiert im Archiv abgelegt werden.

Alle diese Lösungen helfen, Papier zu sparen. Dennoch funktioniert das Bankgeschäft keineswegs papierlos. „Am Schalter kann zwar schon digital mit dem PenPad gearbei-tet werden. Aber sobald ein Vertrag ins Spiel kommt, können wir auf Papier nicht verzichten. Für den Kunden ist es wichtig, dass er sein Dokument schwarz auf weiß hat, um es in Ruhe durchzulesen. Und nicht nur schwarz auf weiß – auch der Farbdruck hat bei uns einen wachsenden Stellenwert. Druckten wir vor sechs Jahren noch etwa 15.000 Farbseiten im Monat, so sind es heute rund 25.000 – beispielsweise in der Vermögensberatung, Immobilien-abteilung und im Vorstandsbereich. Von der Qualität der Lexmark Farbdrucker sind wir begeistert.“

Es sind eine Reihe von Lösungen, mit denen Lexmark alltägliche Abläufe in der Bank leichter macht. „Super funktioniert zum Beispiel die Ausweiskopie. Man wird über das Bedienfeld genau angeleitet und hat dann Vorder- und Rückseite des Ausweises in sehr gut lesbarer Qualität auf einer Papierseite – oder als PDF.“

In fast in allen Bereichen nutzen Mitarbeiter die Funktion Vertraulicher Druck. „Das ist für uns ein ,Must Have’. Hier liegt kein vertraulicher Ausdruck im Ausgabefach. Gedruckt wird erst, nachdem man sich am Gerät authentifiziert hat – entweder per Chipkarte oder durch Eingabe einer PIN. Aus Datenschutzgründen sind die Geräte natürlich so aufge-stellt, dass Kunden keinen Zugriff haben“, erklärt Hemmer.

Das Ergebnis

Mit der Umstellung auf eine konsolidierte Lexmark Lösung konnte die VR Bank München Land eG ihre Output-Kosten im ersten Schritt um 40 Prozent verringern. Dabei sank der Anteil der A3-Geräte auf ein Fünftel. Die Anwender sind sowohl mit dem Gerätekonzept als auch mit der Qualität der Ausdrucke sehr zufrieden.

Durch den neuen Belegscan kappte die Bank abermals ihre Organsationskosten. Statt bisher fünfmal fahren die Kuriere die Geschäftsstellen der Bank nur noch dreimal pro Woche an. „Mit jedem Tag, an dem die Fahrzeuge in der Garage bleiben, sparen wir 250 bis 300 Kilometer Fahrtstrecke ein. Auf das Jahr umgerechnet ergibt das eine bemerkenswerte Summe“, sagt Till Hemmer und fügt hinzu: „Der schonende Umgang mit Ressourcen und Nachhaltigkeit sind in unserer Philosophie verankert. Mit diesem Konzept hilft uns Lexmark, wirtschaftlicher zu arbeiten und die Umwelt zu schützen.