W&W Informatik GmbH

Die Herausforderung

Ein Finanzdienstleister ohne Drucker ist nur schwer vorstellbar. Auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Wüstenrot & Württembergische-Gruppe (W&W) ist der Gang zum Drucker oder Multifunktionsgerät fester Bestandteil ihres Büroalltags. Viele Jahre arbeitete der Konzern mit zahlreichen Geräten verschiedener Herstel-ler. Die Output-Landschaft war heterogen und statt exak-ter interner Leistungsverrechnung auf Kostenstellenbasis gab es Leistungspauschalen, die aber nicht immer dem tatsächlichen Verbrauch entsprachen. Das erschwerte eine verlässliche Kostenanalyse und die Identifikation von Einsparpotenzialen.

Wir wünschten uns mehr Transparenz und eine verur-sachergerechte Aufteilung der Geräte und Druckkos-ten“, berichtet Martin Kudlik, IT-Experte und Mitarbeiter bei der W&W Informatik GmbH. „Wir wollten auf eine professionelle und stabile Lösung vertrauen können, die unsere Druckprozesse automatisiert und vereinheitlicht, sowie den Überblick verbessert“, so Kudlik. Ein weite-res Ziel war es, künftig nur noch Geräte eines einzigen Anbieters zu nutzen, um die Output-Landschaft und Verbrauchsmaterialbeschaffung zu bereinigen. Darüber hinaus wollte das Unternehmen die Sicherheit der Out-put-Prozesse stärken.

Die Lösung

2010 begann die W&W im Rahmen eines Managed Print Services-Projekts (MPS) in Zusammenarbeit mit Lexmark, die vorhandene Anbieterumgebung zu analysieren und auf einen einzigen Hersteller – Lexmark – zu konsolidie-ren. Hierbei wurde als erstes die interne IT mit Geräten von Lexmark ausgestattet. Es folgten 2011 weitere Berei-che sowie ein erstes Flottenmanagement, um Verbrauch und Kosten transparenter zu machen. In einem nächs-ten Schritt stand die Implementierung der Lösung Print Release Enterprise an: Mitarbeiter identifizieren sich am Gerät via Kartenlösung (Firmenausweis), um einen Druck zu starten. Dies stärkt zum einen die Sicherheit vertrauli-cher Geschäftsdokumente und unterstützt zum anderen die „Print-Less Strategie“, da Druckjobs häufig oder auch mehrfach überarbeitet werden. Mithilfe dieser Lösung kann der Mitarbeiter am Druckersystem ganz bewusst nur den aktuellsten Druckjob auswählen.

Nicht länger benötigte Druckjobs verfallen. Zum Jahresen-de war die Einführung abgeschlossen.

2013 wurden im Rahmen eines Updates die rund 350 Mul-tifunktionsgeräte von Lexmark bei W&W mit der aktuellen Version der Print Release-Lösung ausgestattet. Das rei-bungslose Zusammenspiel von Gerät und automatischem Flottenmanagement erhöht die Funktionalität, Sicherheit und Prozess- sowie Kostentransparenz. So können die Verantwortlichen bei W&W beispielsweise schnell und unproblematisch nachvollziehen, welche Art von Doku-menten – beispielsweise in Farbe oder schwarz-weiß – und wie viel die einzelnen Abteilungen drucken, um die passenden Geräte bereitzustellen. In größeren Abteilun-gen, die viel drucken, werden daher hochleistungsfähige Geräte mit hoher Toner-Reichweite eingesetzt, um die Druckkosten so gering wie möglich zu halten.

Alle diese Lösungen helfen, Papier zu sparen. Dennoch funktioniert das Bankgeschäft keineswegs papierlos. „Am Schalter kann zwar schon digital mit dem PenPad gearbei-tet werden. Aber sobald ein Vertrag ins Spiel kommt, können wir auf Papier nicht verzichten. Für den Kunden ist es wichtig, dass er sein Dokument schwarz auf weiß hat, um es in Ruhe durchzulesen. Und nicht nur schwarz auf weiß – auch der Farbdruck hat bei uns einen wachsenden Stellenwert. Druckten wir vor sechs Jahren noch etwa 15.000 Farbseiten im Monat, so sind es heute rund 25.000 – beispielsweise in der Vermögensberatung, Immobilien-abteilung und im Vorstandsbereich. Von der Qualität der Lexmark Farbdrucker sind wir begeistert.“

Es sind eine Reihe von Lösungen, mit denen Lexmark alltägliche Abläufe in der Bank leichter macht. „Super funktioniert zum Beispiel die Ausweiskopie. Man wird über das Bedienfeld genau angeleitet und hat dann Vorder- und Rückseite des Ausweises in sehr gut lesbarer Qualität auf einer Papierseite – oder als PDF.“

In fast in allen Bereichen nutzen Mitarbeiter die Funktion Vertraulicher Druck. „Das ist für uns ein ,Must Have’. Hier liegt kein vertraulicher Ausdruck im Ausgabefach. Gedruckt wird erst, nachdem man sich am Gerät authentifiziert hat – entweder per Chipkarte oder durch Eingabe einer PIN. Aus Datenschutzgründen sind die Geräte natürlich so aufge-stellt, dass Kunden keinen Zugriff haben“, erklärt Hemmer.

Das Ergebnis

Statt vieler verschiedener Anbieter und Modelle nutzen die W&W-Mitarbeiter heute ausschließlich Geräte von Lexmark, insgesamt rund 1.350. Dies verbessert den Überblick und die Effizienz und optimiert zugleich Lagermanagement und Bevorratung von Verbrauchsmaterialien. Mussten zuvor viele verschiedene Verbrauchsmaterialien unterschiedlicher Hersteller vorfinanziert und bevorratet werden, erfolgt die Bestellung der Lexmark Tonerkassetten heute automatisch bei Bedarf: Der Bestellaufwand, die Vorfinanzierung und die unnötige Bevorratung der Verbrauchsmaterialien entfallen.

Die Print Release-Lösung ermöglicht es den Anwendern bei W&W, ihre Druckjobs von jedem unterstützten Gerät aus freizugeben. Kudlik erläutert: „Es kann vorkommen, dass ein Kollege von seinem Rechner aus den Druck einer Präsentati-on initiiert, dann aber das Büro oder vielleicht sogar die Eta-ge verlässt. Egal wo er sich befindet, kann er sein Dokument nun drucken. Er ist nicht an ein Gerät gebunden, denn er kann sich ja authentifizieren. Erst dann wird gedruckt.“ Print Release erhöht so die Sicherheit und hilft Papier zu sparen:

Es bleiben nicht länger vertrauliche Dokumente im Drucker liegen. Wird ein Druckauftrag nach 24 Stunden nicht via Unternehmenskarte ausgelöst, wird er vom Gerät gelöscht. 

Die leistungsstarken MFPs von Lexmark bieten den Mitar-beitern bei W&W zudem zahlreiche hilfreiche und arbeitsun-terstützende Funktionen wie Scan-to-E-Mail. Schwarz-Weiß-Druck ist die Standardeinstellung. Wird Farbe gewünscht, kann der Anwender aktiv umstellen. Martin Kudlik erläutert: „Heute brauchen wir keine unterschiedlichen Druckertreiber mehr, und die Mitarbeiter müssen sich nicht auf zig verschie-dene Geräte einstellen. Ungemein praktisch ist auch, dass sie ihren Ausdruck an jedem beliebigen Gerät mit Ihrem Firmenausweis abholen können, und die Geräte so einfach zu bedienen sind.“

Die Entscheidungsträger bei der Wüstenrot & Württember-gische-Gruppe loben insbesondere die zentrale Verrechen-barkeit, die ihnen durch die Ein-Hersteller-Lösung nebst Flottenmanagement und Druckkostenanalyse den Überblick und die Arbeit vereinfacht. „Nicht zu vergessen die vollau-tomatische Tonerbeschaffung, die uns zuvor viel Aufwand gekostet hat“, erklärt Kudlik. Nützlich sei aber auch, dass im Falle eines Falles manuell eingegriffen werden kann: „Diese Flexibilität zeichnet unser MPS-Projekt aus.“ Hierdurch konnte die W&W-Gruppe werhebliche Kosteneinsparungen realisieren. 

Kudlik resümiert: „Mithilfe von Lexmark haben wir eine neue Welt des Druckens und Output-Managements betreten: ein Ansprechpartner, ein Portfolio, ein Druckertrei-ber. Wir sind mit dem Verlauf dieses MPS-Projekts sehr zufrieden.“