Columbia Sportswear
BREF RÉSUMÉ
Columbia Sportswear a réduit ses coûts globaux d'impression de 37 % en faisant confiance aux services d'infogérance d'impression de Lexmark (MPS). Au fil des ans, l'environnement d'impression de Columbia Sportswear s'était étendu et avait vieilli au point que sa gestion était devenue un cauchemar. La solution de Lexmark comprenait des services d'infogérance d'impression, la gestion d'impression Lexmark avec l'impression à la demande et la gestion proactive des consommables. Une fois la solution de Lexmark implémentée, les avantages obtenus par Columbia Sportswear sur le plan financier, opérationnel et environnemental ont été immédiats et spectaculaires.
Présentation de Columbia Sportswear
enterprise
Fondé en 1938, Columbia Sportswear est l'un des principaux fabricants et distributeurs mondiaux de vêtements, de chaussures et d'accessoires de plein air.
Secteur
Manufacturing, Retail
Produit
Managed Print Services (MPS)
Siège
Portland, Oregon
Employés
4,230
Magasins de vente au détail
80
Chiffre d'affaires 2014
2,1 milliards de dollars
Défi
Longtemps considéré comme un leader à la volonté inflexible de créer des vêtements d'extérieur résistants aux conditions climatiques les plus extrêmes, Columbia Sportswear partage une caractéristique commune avec des dizaines d'autres éminentes entreprises qui rencontrent elles-aussi le succès : une concentration singulière sur la qualité des produits et les niveaux de satisfaction client. Ce qui démarque Columbia Sportswear de ses concurrents, c'est sa volonté de reconnaître que des améliorations sont toujours possibles et que lorsqu'elles sont menées à bien de manière efficace, elles peuvent représenter un véritable avantage concurrentiel
Les améliorations technologiques n'échappent pas à cette règle. Au fil des ans, l'environnement d'impression de Columbia Sportswear s'était étendu et avait vieilli au point que sa gestion était devenue un cauchemar.
« Au fur et à mesure de la fusion entre imprimantes et photocopieurs, nous avons réalisé que les photocopieurs devaient être connectés au réseau ; or aucun de nos périphériques n'en était capable », explique un cadre supérieur de Columbia Sportswear. « Nous n'avions pas non plus de quoi nous vanter des performances « écologiques » de notre parc de périphériques d'impression. C'était assurément un aspect que nous souhaitions harmoniser avec le reste de l'entreprise et l'un de nos objectifs globaux en tant que groupe. »
Un environnement d'impression vieillissant
Une enquête réalisée sur l'environnement d'impression de son siège social dans l'Oregon a révélé de nombreuses opportunités d'améliorations et d'économies. Les imprimantes laser et multifonctions (IMF) monochromes vieillissantes ne disposaient pas des fonctionnalités de flux de travail actuelles.
Une analyse des dépenses a montré que plus les équipements étaient vieux, y compris les photocopieurs à fonction unique non connectés au réseau et liés par un contrat de location longue durée, avec des coûts de maintenance et d'assistance élevés, jusqu'à atteindre des prix exorbitants. Sur le plan logistique, le service informatique et le service chargé des équipements de Columbia Sportswear se partageaient la responsabilité opérationnelle et budgétaire des imprimantes en réseau et des photocopieurs non connectés au réseau.
L'entreprise a également reconnu que son environnement d'impression devait refléter sa position écologique. Les travaux d'impression oubliés qui s'empilaient devaient être recyclés. Les anciens périphériques consommaient davantage d'électricité et généraient davantage de chaleur que les nouveaux produits.
Il était difficile d'obtenir des mesures relatives à l'utilisation, aux performances et à la maintenance des imprimantes les plus anciennes ; et ces informations étaient même inexistantes pour les périphériques non connectés. Le service informatique, dans le cadre de sa contribution aux initiatives de développement durable de Columbia Sportswear, a conclu qu'une restructuration des impressions aurait des conséquences immédiates et profondes.
Recherche du bon partenaire technologique
Columbia Sportswear a lancé un appel d'offres à une vingtaine d'entités représentant une large gamme de prestataires et de fournisseurs de solutions. L'entreprise les a invités à visiter son siège social dans l'Oregon, à observer les activités de la société et à interroger les employés. Les participants étaient incités à recommander leur meilleure stratégie et à réfléchir aux applications futures potentielles.
Cadre supérieur chez Columbia SportswearLexmark est venue sur place, nous a guidés et nous a clairement fait comprendre qu'elle resterait sur place pendant longtemps. Lexmark a prouvé qu'il s'agissait d'un vrai partenariat et non d'une simple transaction.
« Nous n'avions aucune barrière, aucune restriction, ni aucune attente particulière », avoue un cadre supérieur de Columbia Sportswear. « Nous voulions que des experts de la technologie d'impression nous disent comment mieux gérer nos impressions, apporter plus de fonctionnalités à nos employés et soutenir les initiatives écologiques de l'entreprise ».
Outre les prérequis incontournables tels qu'un prix compétitif, des niveaux de service garantis, la certification Energy Star® qui assure une consommation d'énergie réduite, et la capacité à devenir un leader en matière de développement durable d'entreprise, Columbia Sportswear a donné carte blanche aux participants de l'appel d'offres pour recommander leur meilleure solution.
Plusieurs prestataires et fournisseurs ont choisi de se retirer de l'appel d'offres, ne se sentant pas à l'aise avec la nature de la demande. D'autres ont recommandé une stratégie de consolidation des périphériques axée sur le matériel qui offrait une économie unique basée sur la diminution du nombre de périphériques.
Lexmark propose une solution globale avancée
La proposition de Lexmark allait bien au-delà de la consolidation et incluait des concepts avancés conçus pour réaliser des économies durables, cumulatives et mesurables. Ces solutions comprenaient des services d'infogérance d'impression afin d'assurer les performances optimales du parc de périphériques d'impression, la gestion d'impression Lexmark avec l'impression à la demande pour soutenir les initiatives de durabilité et réduire le gaspillage en laissant en attente les travaux d'impression jusqu'à ce qu'ils soient imprimés physiquement par le donneur d'ordre, ainsi que la solution de gestion proactive des consommables qui automatise le réapprovisionnement des cartouches de toner.
Enfin, au cours de l'analyse finale, Lexmark, le premier fournisseur à répondre à l'appel d'offres, a présenté la meilleure et la plus irrésistible des solutions pour Columbia Sportswear et a fini par devenir son partenaire de prédilection.
Solution
Diving into the infrastructure
Lexmark collected usage data on Columbia’s existing output infrastructure, “Something we never had before,” says a Columbia Sportswear senior manager.
“These hard numbers helped greatly in developing and deploying our updated output environment.” The senior manager’s team understood that a total replacement of Columbia’s output environment would impact every headquarters employee. “Users are tied to their printers; they like having them nearby. We were going to change that, so it was vital to have the support from our CIO and COO,” he said. With support and buy-in from executives, responsibility for all output technology, including copiers was assigned to IT.
Deployment and device placement
With an output strategy firmly in place and a partner selected, Columbia Sportswear moved to the deployment phase and began mapping out device placement.
An analysis of its environment revealed that Columbia Sportswear was operating 176 devices. Based on usage statistics and a building by building, floor by floor analysis of requirements, the total number of devices was reduced to 62. The old devices were replaced with Lexmark MFPs that can print, copy, fax and scan from a single unit. All of the devices were equipped with Lexmark’s Print Management solution and a feature called Print Release that allows employees to print to any device on the network. Print jobs are released and printed once the employee authenticates at the actual device.
Columbia Sportswear Senior ManagerThis solution (Lexmark Print Management with Secure Print Release) really reduced the amount of printing, excess printing, that the company was doing. We are no longer wasting paper and toner on jobs that were never retrieved.
“I think probably the biggest win for us in this process, other than having a standardized platform, was secure print release,” says a Columbia Sportswear senior manager. “This feature really reduced the amount of printing, excess printing, that the company was doing. We are no longer wasting paper and toner on jobs that were never retrieved.”
Print Release also supported Columbia Sportswear’s sustainability focus of printing less and assuaged concerns about printing confidential documents on network printers.
“We also were able to save IT staff time on reassigning print resources when we physically move an employee,” says a Columbia Sportswear senior manager. “It’s one print queue that can be accessed from any Lexmark device at any Columbia Sportswear location. “With Lexmark Proactive Consumables Management, Columbia Sportswear also has just-in-time delivery of toner cartridges.
Automated low-toner alert messages are sent from the devices automatically, initiating an order for a replacement cartridge that is delivered for that specific device. The cartridges are received and replaced by trained staff on each floor so that the IT staff does not have to perform those tasks. Manual ordering and stockpiling of cartridges has been eliminated.
Avantages de la consolidation
Les avantages pour Columbia Sportswear sur le plan financier, opérationnel et environnemental ont été immédiats et spectaculaires. Grâce à la consolidation des imprimantes, télécopieurs, photocopieurs et scanners individuels en imprimantes multifonctions Lexmark, Columbia Sportswear a pu réduire de 60 % le nombre des périphériques de son parc d'impression et ainsi passer de 65 modèles différents à seulement huit. Les coûts d'impression globaux, notamment ceux relatifs à la maintenance et aux fournitures, ont diminué de 37 %. Les coûts relatifs aux consommables ont chuté : le volume d'impression annuel a été réduit de près d'un million de pages et l'utilisation de toner a baissé de 6 %.
Cadre supérieur chez Columbia SportswearL'équipe Lexmark a été à notre écoute tout au long du processus. Ils ont écouté nos besoins, parlé à nos utilisateurs et ont même réalisé un plan des étages indiquant l'emplacement des périphériques existants, ainsi que l'endroit où ils envisageaient d'installer les imprimantes multifonctions de Lexmark.
« L'équipe Lexmark a été à notre écoute tout au long du processus », se réjouit un cadre supérieur de Columbia Sportswear. « Ils ont écouté nos besoins, parlé à nos utilisateurs et ont même réalisé un plan des étages indiquant l'emplacement des périphériques existants, ainsi que l'endroit où ils envisageaient d'installer les imprimantes multifonctions de Lexmark. Il est évident que l'équipe Lexmark était enthousiaste à l'idée de travailler avec nous et nous avons toujours eu le sentiment que Lexmark faisait preuve de franchise et d'honnêteté dans ses réponses à nos questions ou préoccupations. »
Le cadre supérieur et son équipe passent à l'étape suivante de la transformation de l'environnement d'impression de Columbia Sportswear. Maintenant que le déploiement initial est achevé, les projets en cours concernent l'implémentation de la suite Lexmark de gestion des parcs à distance et des outils de mesure des performances.
Encouragé par le succès rencontré par la solution au siège social, le cadre supérieur est désormais prêt à la déployer dans le reste de la société.
Modernisation des systèmes d'entreposage et de distribution
En s'associant à Lexmark, l'entreprise vise la modernisation des systèmes de ses centres d'entreposage et de distribution, notamment le passage à une plateforme d'impression unique pour les bordereaux de colisage et de marchandises. Il est aussi prévu de remplacer les imprimantes de l'arrière-boutique des magasins Columbia Sportswear et de moderniser le flux documentaire de l'entreprise. Ensuite, Columbia Sportswear poursuivra ses efforts au niveau mondial en normalisant sa plateforme d'impression pour ses 43 sites à travers le monde.
Implémentation des meilleures solutions
La plus grande leçon que Columbia Sportswear aura tiré de cette expérience est probablement d'avoir eu raison de laisser à son partenaire la liberté de recommander les meilleures solutions du secteur. « Lexmark est venue sur place, nous a guidés et nous a clairement fait comprendre qu'elle resterait sur place pendant longtemps. Lexmark nous a prouvé qu'il s'agissait d'un véritable partenariat et pas simplement d'une transaction », déclare un cadre supérieur de Columbia Sportswear.
L'un des adages de Columbia Sportswear est « nous pensons que chaque chemin mène à un lieu d'exception ». Bien que cet adage fasse référence aux pistes de randonnée ou de ski, c'est une métaphore pour un mode de vie sain. Columbia Sportswear a découvert que le chemin vers la modernisation de son parc de périphériques d'impression menait à plusieurs choses exceptionnelles : des économies substantielles, une consommation de papier moindre, une efficacité opérationnelle et un plus grand respect de l'environnement.