Le pouvoir des évaluations
L'évaluation continue des services gérés d'impression est essentielle dans un monde en constante évolution
La pandémie de COVID-19 a confirmé que les situations changent, souvent rapidement. Les organisations dans le monde entier ont dû s'adapter aux besoins évolutifs, à la modification des demandes et à la transformation de la main-œuvre.
La situation dans laquelle nous étions avant la pandémie n'est pas celle que nous connaissons aujourd'hui, ni celle que nous connaîtrons demain. De nouvelles circonstances peuvent nécessiter des solutions différentes. Pour s'adapter, nous devons régulièrement nous réévaluer et réévaluer nos organisations.
Il en va de même pour les services gérés d'impression (SGI). Est-ce que tout est comme il y a un an? C’est peu probable. Les niveaux de recrutement ont probablement changé. Il se peut que vous ayez ouvert, déplacé ou fermé des emplacements. Vous utilisez peut-être de nouveaux processus ou de nouvelles technologies.
En résumé, Votre précédente évaluation des SGI n'est probablement plus valable. Il est fort probable que votre configuration de SGI ne soit pas étalonnée pour la réalité actuelle de votre organisation. Une évaluation continue est essentielle pour maintenir un écosystème d'impression et de numérisation optimisé.
La main-d'œuvre et les lieux de travail changent
Prenons l'exemple de la définition de la tâche pour illustrer la manière dont les choses ont pu changer. Vos employés sont-ils plus nombreux à travailler à distance?
Même avant la COVID-19, les tendances affichaient que le travail à distance est à la hausse. Le télétravail normal aux États-Unis a subi une croissance de 173 % depuis 2005, selon GlobalWorkplaceAnalytics.com. Les cabinets d'analyse ont également signalé que 56 % des employés américains maintiennent un travail compatible avec le travail à distance au moins une partie du temps et 80 % disent qu'ils souhaiteraient travailler à distance au moins à temps partiel.
Après la COVID-19? Il y aura probablement un mouvement ascendant important dans l'adoption du travail à distance, selon les prévisions des cabinets d'analystes.
Comment votre processus embauche s'est-il adapté? Avez-vous ajouté plus d'employés à distance ou plus de bureaux, ou de techniciens au siège social? Vous recrutez pour des rôles différents de ceux que vous aviez auparavant? Avez-vous modifié votre recrutement pour vous concentrer sur des lieux ou des régions géographiques différents? Vos travailleurs à distance choisissent-ils de se rendre occasionnellement dans un bureau (une pratique appelée « bureau à la carte »)? Les réponses à ces questions et plus encore ont un impact sur les opérations quotidiennes, notamment sur l'utilisation de votre écosystème d'impression et de numérisation.
Même si vous avez déjà effectué une évaluation des SGI et que votre parc est optimisé, vous pourriez être surpris par ce que vous auriez pu apprendre avec l'évaluation continue.
Par exemple, le nombre et les types d'imprimantes et d'appareils multifonctionnels que vous avez pourraient être très différents de ce dont vous avez besoin. Avez-vous trop d'appareils A3 volumineux, coûteux et inutiles , qui sont surconfigurés pour la plupart des besoins d'impression, lorsque des appareils A4 plus petits, plus efficaces, fonctionnent, et qui vous font économiser de l'argent? Est-ce que l'expérience de l'utilisateur final s'améliore avec une solution d'impression à la demande fiable qui permet aux employés d'imprimer à partir de n'importe quel appareil d'entreprise? Est-ce que votre écosystème de SGI, c'est-à-dire le parc d'imprimantes et l'infrastructure, est-il configuré de la meilleure manière possible? Est-ce que l'infrastructure d'impression locale, comprenant les serveurs, est la meilleure solution pour répondre à vos besoins actuels lorsque l'infrastructure infonuagique peut simplifier la gestion et améliorer la flexibilité?
Une nouvelle évaluation pourrait vous aider à déterminer vos réponses.
Ne pas ignorer les évaluations en cours
Il se peut que vous ne consacriez pas beaucoup de temps à réfléchir à l'évaluation, en particulier après une première mise en œuvre mais qu'il doit être une partie vitale de chaque engagement de SGI. Une stratégie de SGI éprouvée implique des évaluation complètes continues de vos activités d'impression en constante évolution.
L'optimisation de votre écosystème d'impression et de numérisation (y compris le positionnement approprié des appareils multifonctionnels, de l'infonuagique comparé à l'infrastructure locale, etc.) est une étape importante de la réduction de l'utilisation du papier et de l'amélioration des processus opérationnels.
Nous savons qu'il peut être tentant d'ignorer l'évaluation et de passer à la mise en œuvre. Vous ne devriez pas.
Dans le cadre de notre expérience, les entreprises sous-estiment la taille de leur parc d'impression d'au moins un tiers. Ce pourcentage varie un peu selon le secteur et grandement si un fournisseur de SGI gère déjà l’environnement. Toutefois, nous rencontrons rarement une organisation qui a établi un portrait juste et complet de ses activités.
Les évaluations révèlent également souvent des actifs surutilisés ou sous-utilisés, ainsi que des modèles d'utilisation qui ont été modifiés sans que vous en aperceviez.
Cette absence de visibilité peut occasionner des dépenses et des efforts inutiles. Une évaluation professionnelle crée un alignement entre le client et le fournisseur, motive la prise de décisions et établit des priorités.
Le processus garantit également la méthode la plus rapide pour la mise en œuvre. Si vous avez des plans basés sur ce que vous pensez de votre parc, et que vous ne savez pas que vos informations sont inexactes, vous risquez d'obtenir une mise en œuvre lente et difficile. Si vous utilisez les données d'une ancienne évaluation, votre mise en œuvre ne répond pas à vos besoins actuels. Et cela vous coûte du temps et de l'argent.
10 questions à poser sur l'évaluation
Pour tirer le meilleur parti des SGI, assurez-vous que votre fournisseur bénéficie d'une expérience d'évaluation solide en posant les questions suivantes :
- Qui effectuera cette évaluation? Sont-ils des experts dans votre secteur?
- Combien d’évaluations le fournisseur a-t-il effectuées (dans l’ensemble et dans votre secteur)?
- Les livrables d'évaluation sont-ils spécifiques à votre entreprise? Est-ce qu'ils reflètent les connaissances et les tendances du secteur?
- L’évaluation est-elle exhaustive? Couvre-t-elle votre écosystème tout entier? Évalue-t-elle l'infrastructure d'impression locale par rapport aux services infonuagiques (serveurs, gestion des files d'attente, etc.)?
- Comment le processus d’évaluation détermine-t-il les exigences uniques de chaque section de votre organisation?
- Comment le fournisseur soutient-il les environnements de travail modernes et les employés à distance?
- Quels sont les types d'outils de collecte de données et de bases de données utilisés?
- Le fournisseur utilisera-t-il des données et des analyses pour favoriser l'amélioration continue pendant la durée de vie de votre engagement?
- De quelle façon les consultants sont-ils affectés à votre organisation? Le fournisseur offre-t-il une expertise professionnelle?
- Le fournisseur peut-il s’ajuster rapidement pour s’occuper du projet pour votre entreprise, indépendamment de la taille et de la complexité?