Columbia Sportswear
Résumé
Columbia Sportswear réduit de 37 % ses coûts globaux d’impression en passant à Lexmark et à ses services gérés d'impression. Au fil des années, Columbia Sportswear a amoncelé un ensemble de périphériques de sortie tombés en désuétude et épouvantables à gérer. La solution de Lexmark comprenait les services gérés d'impression, Lexmark Print Management avec Print Release et la gestion proactive des produits consommables. Grâce à la solution de Lexmark, Columbia Sportswear a réalisé des gains immédiats et spectaculaires, à la fois sur les plans financier, opérationnel et environnemental.
À propos de Columbia Sportswear
Firme
Fondée en 1938, Columbia Sportswear est parmi les premiers fabricants et détaillants au monde en ce qui concerne les vêtements, les chaussures et les accessoires de plein air.
Industrie
Fabrication, Vente au détail
Produit
Services gérés d’impression
Siège socia
Portland, Oregon
Employés
4,230
Magasins de détail
80
Revenu pour 2014
2.1 milliards de dollars
Le défi
Columbia Sportswear est considérée depuis longtemps comme un chef de file ne faisant pas de compromis pour ce qui est de créer des vêtements de plein air qui résistent aux pires conditions climatiques. Et c’est en cela que l’entreprise partage un trait qu’elle partage avec des dizaines d’autres organisations prospères et réputées : une attention presque exclusivement portée sur la qualité des produits et sur la satisfaction de la clientèle. Et Columbia Sportswear se distingue justement de ses concurrentes par sa profonde conviction que les améliorations sont toujours possibles et qu’elles constituent un avantage concurrentiel fructueux si elles sont correctement apportées.
Et les améliorations apportées à la technologie ne font pas exception à la règle. Au fil des années, Columbia Sportswear a amoncelé un ensemble de périphériques de sortie tombés en désuétude et épouvantables à gérer.
« Quand se sont présentées de nouvelles solutions fusionnant les technologies associées aux imprimantes et aux copieurs, nous avons su qu’il fallait relier les périphériques de sortie à notre réseau, chose que nous ne pouvions faire avec aucun de nos appareils », déclare un directeur principal de Columbia Sportswear. « Par ailleurs, on ne pouvait qualifier de ''vertes" les machines dont nous disposions. Pour nous, les changements s’imposaient, et nous voulions amener le reste de l’entreprise à participer à ce vent de renouveau et à faire de ces changements les objectifs principaux de notre société. »
Un environnement d'impression désuet
En Oregon, un examen des périphériques de sortie utilisés au siège social a mis en lumière plusieurs occasions d’apporter les changements préconisés et de réaliser des économies. Les vétustes imprimantes laser monochrome et produits multifonction n’étaient pas dotés des fonctionnalités et des flux de travaux les plus actuels.
Une analyse des dépenses a permis de relever le fait suivant : plus l’équipement devenait désuet (y compris les copieurs hors réseau à fonction unique qui étaient loués à long terme), plus les frais d’entretien et d’assistance augmentaient de façon vertigineuse. Des considérations logistiques ont conduit à répartir entre le service des TI et le service des installations de Columbia Sportswear les responsabilités relatives aux opérations et au budget en ce qui concernait les imprimantes réseau et les copieurs hors réseau.
La société a également reconnu que son environnement d’impression se devait de refléter son souci de respecter l’environnement. Les impressions empilées et mises aux oubliettes commandaient le recyclage. Les vieux appareils consommaient trop d’électricité et généraient trop de chaleur. De nouveaux produits plus performants à ce chapitre devaient les remplacer.
Avec les vieilles imprimantes, il était difficile de collecter des données sur l’utilisation, la performance et l’entretien. Et cette tâche devenait carrément impossible avec les appareils hors réseau. Ayant été intimée de contribuer à l’initiative globale de Columbia Sportswear en matière de durabilité, l’équipe en est venue à la conclusion que la refonte de l’environnement d’impression aurait une incidence
À la recherche du bon partenaire technologique
Columbia Sportswear a envoyé une demande de propositions à une vingtaine d’entités, de fournisseurs et de solutionnaires. Elle a invité ces éventuels proposants à venir visiter son siège social en Oregon et de parcourir les installations afin d’observer les opérations y ayant cours et d’interviewer les employés. On a incité les candidats à recommander la stratégie la plus efficace et la plus extensible à très long terme (car il fallait prévoir les applications futures de la solution).
Directeur général de Columbia SportswearLes gens de Lexmark sont venus nous voir, nous ont guidés et nous ont fait très bien comprendre qu’ils nous offraient du long terme. En d’autres mots, il ne s’agissait pas simplement de conclure une vente, mais d’établir un partenariat.
« Il n’y avait pas d’idée arrêtée, pas de contraintes; il n’y avait pas d’attente non plus », précise un directeur général de Columbia Sportswear. « Nous voulions que des technologues en la matière nous disent comment mieux gérer notre environnement d’impression, comment obtenir au profit de nos employés davantage de fonctionnalités et comment soutenir les initiatives vertes de notre société. »
Bien sûr, les proposants devaient répondre aux exigences habituelles en matière de prix concurrentiel, de niveaux de service garantis, de certification Energy Star® et de réduction dans la consommation d’énergie. Et ils devaient fournir à la société les moyens de devenir un chef de file en matière de pratiques durables. Mais on leur donnait carte blanche pour le reste, et ils n’avaient qu’à recommander la meilleure solution.
Cette liberté a gêné plusieurs fournisseurs candidats, qui ont choisi de se retirer et de ne pas soumettre de proposition. D’autres ont recommandé des stratégies qui ne préconisaient que le regroupement des appareils et qui n’allaient aboutir qu’à des économies ponctuelles entraînées par une baisse de la quantité de matériel.
Lexmark propose une solution complète de pointe
La proposition de Lexmark voyait bien plus loin que le regroupement. Elle faisait appel à des concepts novateurs développés dans le dessein d’obtenir des économies continues, cumulatives et mesurables. Les solutions qu’elle préconisait comprenaient des services gérés d’impression qui avaient pour fonction d’optimiser la performance des appareils d’impression, Lexmark Print Management with Print Release, solution de chasse au gaspillage visant à soutenir les initiatives en matière de durabilité : l’impression est tenue en attente jusqu’à ce que la personne responsable la déclenche physiquement. Enfin, la solution Proactive Consumables Management était là pour automatiser le réapprovisionnement en toner.
Tout compte fait, le premier fournisseur à répondre à la demande de propositions, Lexmark, a présenté à Columbia Sportswear la solution la plus satisfaisante et la plus convaincante, et est devenue son partenaire de prédilection.
La solution
Analyse de l'infrastructure
Lexmark a d’abord collecté des données relatives à l’utilisation de l’infrastructure de sortie actuelle. « Ça ne s’était jamais vu auparavant », déclare un directeur général de Columbia Sportswear.
« Ces chiffres fiables nous ont grandement aidés à développer et à déployer un environnement d’impression mis à jour. »
L’équipe du directeur général a compris que le remplacement total de l’environnement d’impression aurait une incidence sur tous les employés au siège social de Columbia. « Un utilisateur s’attache à son imprimante et désire l’avoir à proximité. Nous allions changer les habitudes de cet utilisateur type. Il était donc crucial que nous obtenions l’appui du directeur des systèmes d’information du directeur de l’exploitation », explique-t-il. L’équipe des TI, avec l’aval et le soutien des membres de la direction, est devenue responsable de toutes les technologies d’impression, y compris celles des copieurs.
Déploiement et emplacement des appareils
Une fois la stratégie bien mise en place et le partenaire sélectionné, Columbia Sportswear est passée à la phase de déploiement et a commencé à cartographier l’emplacement des appareils.
L’analyse de l’environnement a révélé que Columbia Sportswear exploitait 176 appareils. Grâce à la compilation des statistiques relatives à l’utilisation, accompagnée d’une analyse des besoins par bâtiment et par étage, le nombre total d’appareils a été réduit à 62. Les vieux appareils ont été remplacés par des imprimantes multifonction Lexmark, chacune pouvant à la fois imprimer, copier, télécopier et numériser. Tous les appareils étaient équipés de la solution Print Management de Lexmark et de la fonction Print Release, qui permet aux employés d’imprimer sur n’importe quel périphérique sur le réseau. Le tirage ne s’effectue que si l’employé l’authentifie à l’appareil même.
Directeur général de Columbia Sportswear« La solution (Lexmark Print Management avec Secure Print Release) a vraiment réduit le nombre d’impressions inutiles qui s’effectuaient au sein de la société. Nous ne gaspillons plus de papier ni de toner sur des tirages qui ne sont pas récupérés.
Cette plateforme standardisée est sans pareille. Mais si j’avais à définir le deuxième avantage en importance obtenu de ce changement, je nommerais Secure Print Release », affirme un directeur général de Columbia Sportswear. « Cette fonction a vraiment réduit le nombre d’impressions inutiles qui s’effectuaient au sein de la société. Nous ne gaspillons plus de papier ni de toner sur des tirages qui ne sont pas récupérés. »
Print Release a servi les visées de Columbia Sportswear en matière de durabilité ainsi que sa volonté de moins imprimer. Elle a également calmé les inquiétudes en ce qui concerne l’impression de documents confidentiels sur des imprimantes en réseau.
« Nous avons aussi réglé le problème de la réaffectation des ressources d’impression liée à relocalisation d’un employé. Notre équipe des TI y perdait beaucoup de temps. « Il s’agit d’une file d’attente d’impression unique qui est accessible à partir de n’importe quel appareil Lexmark, quel que soit l’emplacement à Columbia Sportswear. » Columbia Sportswear dispose de même d’un autre atout : la solution Proactive Consumables Management de Lexmark. Ainsi, les cartouches de toner sont toujours livrés à temps.
Les messages d’avertissement relatifs à la quantité de toner sont générés et envoyés automatiquement par l’appareil, ce qui lance une commande de remplacement de cartouche; celle-ci est livrée pour l’appareil précisé. Les cartouches sont reçues et remplacées par du personnel formé se trouvant à chaque étage. Cette tâche n’incombe donc plus à l’équipe des TI. Plus de commande manuelle ni de stockage de cartouches.
Avantages de la consolidation
Columbia Sportswear a réalisé des gains immédiats et spectaculaires, à la fois sur les plans financier, opérationnel et environnemental. Grâce au remplacement des appareils séparés (imprimantes, copieurs, numériseurs) par des imprimantes Lexmark regroupant toutes les fonctions, Columbia Sportswear a pu réduire de 60 pour cent la quantité de matériel; en outre, l’entreprise qui recourait à 65 modèles d’appareils n’en requiert plus que 8. Les coûts globaux pour l’impression (y compris pour l’entretien et l’approvisionnement) ont baissé de 37 pour cent. Les fournitures ont enregistré une baisse importante : La solution a donné lieu à une impressionnante réduction du volume d’impression annuel (une diminution de près de un million de pages) et à une utilisation de toner déclinant de 6 pour cent.
Directeur général de Columbia SportswearPendant tout le processus, l’équipe Lexmark a su capter notre attention. Ils ont compris nos besoins, ont parlé à nos utilisateurs, et ils ont même dressé des plans d’étage indiquant l’emplacement des appareils existants et celui des imprimantes multifonction Lexmark proposées.
« Pendant tout le processus, l’équipe Lexmark a su capter notre attention », soutient un directeur principal de Columbia Sportswear. « Ils ont compris nos besoins, ont parlé à nos utilisateurs, et ils ont même dressé des plans d’étage indiquant l’emplacement des appareils existants et celui des imprimantes multifonction Lexmark proposées. Il est clair que l’équipe Lexmark a été très heureuse de travailler avec nous, et nous avons toujours estimé que Lexmark a répondu à nos questions et à nos préoccupations de façon franche et honnête. »
En ce qui concerne l’environnement d’impression de Columbia Sportswear, le directeur principal et son équipe passent maintenant à l’étape suivante de la refonte, les déploiements initiaux étant achevés. Les projets actuels touchent à la mise en œuvre de la suite d’outils Lexmark permettant d’effectuer à distance la gestion des appareils et les mesures de rendement.
Armé des chiffres solides confirmant le succès obtenu au siège social, le directeur principal est maintenant prêt à revoir les autres environnements d’impression de Columbia Sportwear.
Modernisation de l'entrepôt et des systèmes de distribution
En partenariat avec Lexmark, la société s’attelle à la modernisation de ses systèmes de centre de stockage et de distribution. Elle compte notamment passer à une plateforme d’impression unique pour les bordereaux d’expédition. Sont également projetés : le remplacement des imprimantes dans les arrière-boutiques de Columbia Sportswear et la modernisation du processus de traitement lié aux documents de l’entreprise. Columbia Sportswear mènera ensuite sa croisade à l’échelle mondiale et travaillera à uniformiser la plateforme à 43 différents emplacements sur la planète.
Mise en œuvre des solutions les plus efficaces
La plus grande leçon que retire Columbia Sportwear de son expérience : il est sage d’accorder à son partenaire la liberté de recommander les solutions les plus efficaces. « Les gens de Lexmark sont venus nous voir, nous ont guidés et nous ont fait très bien comprendre qu’ils nous offraient du long terme. En d’autres mots, il ne s’agissait pas simplement de conclure une vente, mais d’établir un partenariat », précise un directeur principal de Columbia Sportswear.
Parmi les maximes professées par Columbia Sportswear se trouve la suivante : « Nous croyons que chaque sentier mène à un endroit de valeur. » Cette maxime fait référence aux sentiers pédestres ou aux pistes de ski, et elle se veut une métaphore destinée à vanter les mérites d’une vie saine. Cependant, Columbia Sportswear l’applique également au sentier que constitue la modernisation de son environnement d’impression. Un sentier qui l’a conduit à plusieurs aboutissants méritant d’être mentionnés : des économies substantielles, une consommation réduite de papier, une augmentation de l’efficacité opérationnelle et un respect accru de l’environnement.