Osiągnięcie niemożliwego: używanie małych ilości papieru, a nie działanie bez papieru

Warszawa, 9 lipca 2018 roku

Od kiedy komputery po raz pierwszy weszły na rynek pracy, eksperci wieszczyli rychłe nadejście biura bez papieru. Jednak 40 lat po pierwszym użyciu tego pojęcia oraz pomimo ogromnego postępu technologicznego większości miejsc pracy jest ciągle daleko do realizacji tego marzenia. Powód? Bez względu na poziom zaawansowania technologicznego firmy papier zawsze będzie potrzebny.

Biuro bez papieru wymaga również istotnej zmiany zachowań, a w niektórych przypadkach technologia cyfrowa niekoniecznie się sprawdza. Bez względu na to, czy chodzi o drukowanie umów wymagających podpisów stron, dostarczanie materiałów prasowych na wydarzenie branżowe czy też edycję wydrukowanych dokumentów, ciągle istnieje potrzeba stosowania papieru.

Chmura obliczeniowa przynosi wiele korzyści pracownikom nowoczesnych biur, jednak aby była naprawdę wydajna, musi nastąpić zmiana sposobu myślenia. To prawda, że chmura zapewnia narzędzia do lepszego zarządzania informacją, ale jeśli organizacje będą korzystać z chmury obliczeniowej tylko po to, aby przenieść swój system plików offline do sieci, będzie w dalszym ciągu dochodzić do opóźnień w wydajności oraz do frustracji, ponieważ w rozrastającym się zbiorze folderów online pracownicy mają trudności z zapamiętaniem, gdzie zapisali potrzebne im dokumenty.

Dodatkowo należy wziąć pod uwagę naszą rosnącą potrzebę natychmiastowego działania. Pracownicy chcą szybko dotrzeć do potrzebnych im dokumentów i danych, a w razie awarii elektronicznego systemu zarządzania danymi technologia cyfrowa przynosi rozczarowanie.

Fakty są nieubłagane – większość biur nie jest gotowa ani nie posiada sprzętu do prowadzenia faktycznie bezpapierowego biura. Biuro typu „paper-light“, czyli zużywające mniejsze ilości papieru, jest tym, do czego powinny dążyć organizacje, czyli połączeniem papieru i technologii cyfrowej, gdzie podejmowanie mądrzejszych decyzji co do używania papieru oznacza niższe koszty związane ze zmniejszonym zużyciem papieru, jego dystrybucją i zarządzaniem nim.

Ten sposób pracy przemawia również do młodszych pokoleń, dopiero co wchodzących na rynek pracy. Millenialsi chętnie przetwarzają wprawdzie dane w formie cyfrowej i są przyzwyczajeni do czytania na różnych urządzeniach w wersji elektronicznej czy korzystania z narzędzi w chmurze, takich jak Google Drive, jednak wiele osób dorastało, używając papieru, i nadal lubi pracować z czymś, czego można dotknąć. Osoby te dostrzegają korzyści płynące z zastosowania technologii cyfrowych, ale przyznają również, że w wielu sytuacjach nie można się obejść bez papieru.

W jaki sposób organizacje mogą doprowadzić do zużywania mniejszych ilości papieru? Usługi zarządzania drukiem (Managed Print Services – MPS) są doskonałe na początek, ponieważ minimalizują ilość czasu marnotrawionego na zadania związane z dokumentami i nieefektywne drukowanie.

Dzięki MPS organizacje zyskają większą kontrolę nad całym środowiskiem dokumentów, a po wdrożeniu odpowiednich procesów kontrolowane środowisko może ujednolicić drukowanie i informacje cyfrowe, co oznacza mniej urządzeń, mniej stron i zwiększenie produktywności pracowników merytorycznych.

Inwestycja przyczyni się do osiągnięcia wielu korzyści, jakie obiecywało biuro bezpapierowe, a dzięki wielu nowym opcjom drukowania dostępnym obecnie na rynku jest to inwestycja, która może zapewnić ogromne usprawnienia pod względem kosztów i produktywności. 

Mimo że minęły cztery dekady, biuro bez papieru pozostaje mrzonką. Nadszedł czas, aby organizacje podeszły do sprawy bardziej realistyczne i skupiły energię na zużywaniu mniejszych ilości papieru i na większej wydajności zużycia w sposób opłacalny zarówno pod względem komercyjnym, jak i środowiskowym.