Prędkość pracy w dobie nowoczesnego biura

Warszawa, 31 lipca 2018 r.

Żyjemy w erze natychmiastowej komunikacji. Jesteśmy w stanie zorganizować spotkanie przy pomocy zaledwie kilku kliknięć, odnaleźć informacje w Google w pół sekundy oraz wysłać i odebrać wiadomość e-mail niemal natychmiast. Ale tak na poważnie – jak szybko wygląda praca w nowoczesnym biurze? Czy prędkość pracy jest inna niż 10 czy nawet 20 lat temu

W świecie biznesu powiedzenie „czas to pieniądz“ jest jak najbardziej zgodne z prawdą, jednak nadal toczy się dyskusja na temat tego, w jakim stopniu organizacje wykorzystują je do podejmowania decyzji o zakupie lub do wpływania na budowanie zespołów. Powszechnie uznaje się, że wydajność i produktywność to klucz do zyskownego i odnoszącego sukcesy środowiska i kultury organizacyjnej. Niestety, według badania przeprowadzonego przez portal Vouchercloud pracownik w Wielkiej Brytanii jest produktywny średnio zaledwie przez trzy na osiem godzin spędzanych w pracy. Na wydajność pracownika wpływa wiele czynników, a tylko niektóre z nich są kontrolowane przez organizacje.

Sposób pracy ludzi od lat jest przedmiotem badań psychologów i środowiska naukowego, przy czym organizacje poświęcają sporo czasu i wysiłku na lepsze zrozumienie metod pracy produktywnych zespołów. Przykładowo firma Google uznała „bezpieczeństwo psychologiczne“ za kluczowy czynnik wpływający na sukcesy i produktywność zespołów. Badania w ramach projektu Google pod kryptonimem „Arystoteles“ ujawniły, że najlepiej pracują zespoły, których członkowie mają poczucie bezpieczeństwa i nie obawiają się, że to, co powiedzą, może zostać źle odebrane przez pozostałych członków grupy.

Kolejnym czynnikiem wpływającym na produktywność biura i zespołu jest młodsze pokolenie, które zaczyna dominować na rynku pracy. Milenialsi, pierwsze pokolenie, które dorastało z telefonami komórkowymi w ręku, mediami społecznościowymi i pocztą elektroniczną, dziś stanowią największą grupę pracowników. Osoby te bazują na technologii i zasadniczo pracują zupełnie inaczej niż ich starsi koledzy i koleżanki. Są bardziej skłonni do współpracy, a ich działania w większym stopniu opierają się na technologii cyfrowej. Oznacza to, że maksymalne optymalizowanie czasu pracy i zwiększenie produktywności nowoczesnego biura stało się priorytetem o jeszcze większej wadze.

Wydaje się, że zapewnienie łatwego dostępu do technologii, takiej jak drukarki wielofunkcyjne, które upraszczają procesy wymagające dużego nakładu pracy ręcznej lub dużych ilości papieru, może mieć ogromny wpływ na szybkość pracy w biurze. W sytuacji, gdy różne pokolenia pracowników działają ramię w ramię, środowisko biurowe musi ewoluować, aby sprostać problemom związanym z wydajnością i pokonać przeszkody, które mogą spowolnić pracę zespołów.

Ma to szczególne znaczenie z punktu widzenia klienta, ponieważ niepotrzebne opóźnienia spowodowane kwestiami związanymi z wydajnością mogą negatywnie wpływać na poziom jego satysfakcji. Niezależnie od tego, czy chodzi o sprzęt komputerowy czy o oprogramowanie, utrzymanie wysokiego tempa pracy nowoczesnego biura wymaga technologii zarówno niezawodnej, jak i opartej na wydajności.

W firmie Lexmark staraliśmy się wesprzeć potrzebę zwiększenia tempa pracy poprzez jak największe skrócenie czasu pomiędzy kliknięciem przycisku „drukuj“ a otrzymaniem fizycznego wydruku z jednego z naszych urządzeń. Nasza najnowsza linia urządzeń monochromatycznych przeznaczonych dla klientów instytucjonalnych potrzebuje mniej niż czterech sekund, aby dostarczyć gotowy dokument od momentu kliknięcia, a wydajność druku wynosi 60-70 stron na minutę. Firmy nie muszą już z wyprzedzeniem planować zadań drukowania.

Zawrotne tempo w nowoczesnym biurze ma na celu stworzenie środowiska, które zachęcałoby pracowników do poświęcania większej ilości czasu na pracę, a mniejszej – na wykonywanie niepotrzebnych zadań lub czekanie na zadziałanie technologii. Drukarki firmy Lexmark pomagają  firmom w usprawnieniu ich codziennej działalności, oferując niezawodne, bezpieczne i przyjazne dla użytkownika drukowanie. Tak szybka wymiana informacji i dokumentów optymalizuje czas wykonywania pracy. Tym samym pozwala pracownikom skupić się na czynnościach, które przynoszą wartość dodaną.