Visto de uma perspectiva regulatória e de fluxo de trabalho, as informações impressas ainda têm um papel importante no setor financeiro. Isso é fundamentado por uma pesquisa do IDC, que descobriu que 53% dos processos de fluxo de trabalho financeiro envolvem impressão. No entanto, muitas organizações não possuem controle suficiente de impressão e cópia impressa, especialmente sobre funcionários que podem alternar entre o trabalho em casa e no escritório.

À medida que avançamos em direção a novas formas híbridas de trabalho, o desafio é construir um ambiente de TI seguro que proteja os clientes e dados confidenciais mantidos por organizações financeiras, independentemente de estarem em formato digital, impresso ou ambos. Isso significa que soluções de tecnologia confiável e segura devem ser implementadas para proteger de qualquer futuro evento “Cisne Negro” global, o que os especialistas dizem que é provável.

Um aspecto frequentemente esquecido da segurança são os dispositivos de impressão inteligentes. Com o passar dos anos, eles se tornaram mais inteligentes e cada vez mais retêm informações que são armazenadas em uma rede ou na própria impressora. O problema é que durante o ano passado, enquanto trabalhávamos em casa, as impressoras que ficavam no escritório não eram usadas, fazendo com que a manutenção programada fosse atrasada ou perdida. Este é um grande alerta vermelho, pois deixa os dispositivos em rede abertos para serem atacados ou comprometidos. O resultado final é que, se os dispositivos de impressão inteligentes nos escritórios não forem protegidos adequadamente com as atualizações de firmware regulares e não tiverem configurações de controle de acesso para impedir que documentos sensíveis sejam vistos por pessoas erradas, então eles são um risco à segurança. Há um desafio semelhante para as organizações que fornecem aos seus funcionários dispositivos de impressão para usarem em casa. A coleta de informações sobre esses dispositivos por meio de uma auditoria quando eles estão localizados fora do local é um empreendimento logístico mais complexo do que para dispositivos baseados em escritório e, portanto, precisa ser cuidadosamente pensado por meio de uma solução tecnológica. A boa notícia é que a Lexmark funciona com a solução de ativação baseada em nuvem do OnGuardSystem para fornecer uma visão completa do uso do documento, risco comportamental e para evitar vazamentos de dados maliciosos ou acidentais por meio de cópia digital ou impressa. A innerActiv pode monitorar todos os arquivos acessados, enviados para impressão do endpoint para qualquer impressora ou manipulados na própria impressora. Canais de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) são usados para sinalizar qualquer palavra-chave ou frase que pode tornar um item impresso individual digno de atenção. Por exemplo, innerActiv pode detectar e alertar se um usuário:

• Acessou uma quantidade excepcionalmente grande de informações da conta do cliente em um determinado período de tempo;
• Imprimiu informações da conta de um dispositivo doméstico não aprovado;
• Imprimiu um documento diretamente de um dispositivo MFP, ignorando a rede;
• Digitalizou ou copiou um documento seguro, criando cópias impressas adicionais ou salvando uma nova cópia digital.  

As regras de trabalho em casa aceleraram a transformação digital no setor financeiro, mas, à medida que continuamos a fazer a transição para uma nova forma híbrida de trabalhar, devemos garantir que a segurança impressa seja separada da estratégia de transformação digital.