Mesmo com tantos sistemas e situações novas, informações impressas ainda têm um papel imprescindível no setor financeiro tanto por questões regulatórias quanto de fluxo de trabalho. Segundo um estudo realizado pelo IDC, 53% dos processos de fluxo de trabalho financeiro ainda envolvem impressão. No entanto, muitas empresas ainda têm dificuldades para saber quantas impressões ou cópias são feitas diariamente, ainda mais neste momento em que podem ter funcionários trabalhando tanto do escritório quanto de casa.

Enquanto seguimos rumo a novas formas híbridas de trabalho, o desafio é construir um ambiente de TI seguro que proteja os clientes e dados confidenciais mantidos por organizações financeiras, sejam essas informações digitais, impressas ou ambas. Soluções de tecnologia robustas e seguras devem ser implementadas a fim de proteger empresa e clientes de qualquer futuro evento catastrófico -- algo que muitos especialistas defendem ser provável.  

Um recurso de segurança que poderia ser mais utilizado são os dispositivos de impressão inteligentes que foram ganhando ainda mais inteligência com o passar dos anos, ganhando recursos como armazenar informações em uma rede ou na própria impressora. Só que, durante o último um ano e meio, com a pandemia e o home office, impressoras de escritórios praticamente não foram usadas -- e a manutenção programada desses equipamentos provavelmente foi adiada ou mesmo perdida.  

Isto acende um grande sinal vermelho, porque significa que os dispositivos em rede ficaram vulneráveis a ataques ou comprometidos. Resumindo, se as impressoras inteligentes instaladas em escritórios não estiverem devidamente protegidas por meio de atualizações regulares de firmware e não tiverem configurações de controle de acesso que impedem que documentos confidenciais sejam vistos ou acessados por pessoas indevidas, eles representam um risco à segurança do negócio.  

Existe um desafio semelhante para as organizações que fornecem a seus funcionários dispositivos de impressão para uso em casa. Coletar informações sobre esses dispositivos por meio de uma auditoria quando eles não estão no local da rede é uma tarefa logística mais difícil do que para dispositivos que ficam no escritório e, portanto, precisa de uma solução tecnológica cuidadosamente pensada.  

Por essa razão, é fundamental que as instituições financeiras adotem soluções em nuvem capazes de não apenas ter uma visão total de todos os arquivos de clientes que estão sendo manipulados, mas também de monitorar e avaliar riscos comportamentais a fim de evitar vazamentos de dados maliciosos ou acidentais. Uma organização que lida com o dinheiro de seus clientes tem a obrigação de saber, por exemplo, se um determinado funcionário está driblando a rede para imprimir dados de correntistas e investidores ou se criou cópias adicionais de um documento sigiloso. Ou, ainda, se dados de um cliente específico estão sendo acessados em grande frequência, totalmente fora do padrão.  

As regras para trabalhar em casa aceleraram a transformação digital no setor financeiro, mas à medida que continuamos a fazer a transição para uma nova forma híbrida de trabalho, devemos garantir que a segurança da impressão faça parte de nossa estratégia de transformação digital.