O poder da avaliação do ecossistema de impressão
A avaliação contínua dos serviços de gerenciamento de impressão é crucial em um mundo em evolução
Se tem algo que a pandemia da COVID-19 confirmou, foi que as situações podem mudar com rapidez. As empresas de todo o mundo tiveram que se adaptar a requisitos em evolução, a demandas em constante mudança e a uma força de trabalho em transformação.
Onde estávamos antes da pandemia não é onde estamos agora ou onde estaremos no futuro. Novas circunstâncias podem exigir soluções diferentes. Para nos adaptarmos, devemos reavaliar regularmente a nós mesmos e nossas organizações.
O mesmo vale para o serviço de gerenciamento de impressão (MPS). Tudo está como era há um ano? Dificilmente. A quantidade de funcionários provavelmente mudou. Você pode ter aberto, mudado ou fechado instalações. Talvez você esteja usando novos processos ou tecnologias.
Resultado: A avaliação MPS concluída anteriormente provavelmente não é mais válida. Sua configuração de MPS provavelmente não está calibrada para a realidade atual da sua organização. A avaliação contínua é vital para manter a otimização de um ecossistema de impressão e digitalização.
A mão de obra e os locais de trabalho mudam
Um exemplo de como as coisas mudaram é o ambiente de trabalho. Mais colaboradores estão trabalhando remotamente?
Mesmo antes da COVID-19, as tendências mostravam que o trabalho remoto estava aumentando. A frequência do trabalho remoto nos Estados Unidos cresceu 173% desde 2005, de acordo com a GlobalWorkplaceAnalytics.com. A empresa de análises também relatou que o trabalho de 56% dos colaboradores americanos é compatível com trabalho remoto pelo menos parte do tempo, enquanto 80% dizem que gostariam de trabalhar remotamente ao menos meio período.
Após a COVID-19? A empresa de análises prevê um aumento significativo na adoção do trabalho remoto.
Como se adaptou em relação à contratação de novos funcionários? Os colaboradores contratados são mais para trabalho remoto ou mais para ficarem no escritório ou na matriz? Você tem recrutado para funções diferentes das que recrutava antes? Você mudou sua contratação para se concentrar em diferentes locais ou geografias? Os seus colaboradores remotos optam por virem ao escritório de vez em quando (uma prática chamada "hoteling")? As respostas para estas e outras perguntas têm impacto nas operações diárias, incluindo o modo como o seu ecossistema de impressão e digitalização está sendo utilizado.
Mesmo que já tenha feito uma avaliação de MPS e ache que seu parque de impressão está otimizado, você pode ficar surpreso com o que vai ver na avaliação contínua.
Por exemplo, o número e os tipos de impressoras e produtos multifuncionais (MFPs) que você tem pode ser muito diferente do que você precisa. Você tem muitos dispositivos A3 que ocupam muito espaço, tem alto custo e possuem configurações superiores em relação as suas reais necessidades de impressão? Porque não considerar dispositivos A4 menores e mais eficientes, adequados as suas necessidades, e ainda economizar dinheiro? A experiência do usuário final melhoraria com uma solução de impressão confiável que permite que os colaboradores imprimam em qualquer dispositivo da empresa? Todo o seu ecossistema de MPS – ou seja, seu parque de impressão e a infraestrutura – está configurado da melhor forma possível? A infraestrutura de impressão local, incluindo servidores, é a melhor solução para as suas necessidades atuais, visto que a infraestrutura em nuvem poderia simplificar a gestão e aumentar a flexibilidade?
Uma nova avaliação pode ajudar a determinar suas respostas.
Não dispense avaliações contínuas do ecossistema de impressão
Pode ser que você não passe muito tempo pensando na avaliação, especialmente após uma implementação inicial, mas ela deve ser parte vital de todos os contratos de MPS. Uma boa estratégia de MPS inclui avaliações contínuas e abrangentes de suas operações de impressão em evolução .
A otimização do seu ecossistema de impressão e digitalização - incluindo o posicionamento adequado de MFPs, nuvem versus infraestrutura local e muito mais - é um passo significativo para a redução do consumo de papel e a melhoria dos processos comerciais.
Sabemos que pode ser tentador ignorar a avaliação e prosseguir para a implementação. Não faça isso.
Nossa experiência mostra que as organizações subestimam o tamanho do seu parque de impressão em até um terço. Esse número varia um pouco dependendo da indústria e se o ambiente já é gerenciado por um fornecedor de MPS. No entanto, raramente encontramos uma organização que tenha uma percepção completa e precisa de seu parque de impressão.
As avaliações também revelam ativos utilizados em excesso ou subutilizados, além de padrões de uso que mudaram sem que você percebesse.
Essa falta de visibilidade pode gerar despesas e esforços desnecessários. Uma avaliação profissional cria um alinhamento entre o cliente e o fornecedor, motiva a tomada de decisões e estabelece prioridades.
Além disso, garante o caminho mais rápido para implementação. Se você fizer planos baseados no que pensa saber sobre o seu parque de impressão e depois descobre que as informações são imprecisas, você corre o risco de uma implementação lenta e difícil. Se utilizar dados de uma avaliação antiga, a implementação não atenderá às suas necessidades atuais. E isso custa tempo e dinheiro.
10 perguntas a fazer sobre a avaliação
Para tirar o máximo benefício do MPS, garanta que seu fornecedor tenha experiência sólida em avaliações fazendo as seguintes perguntas:
- Quem conduzirá a avaliação? Estas pessoas são especialistas em sua indústria?
- Quantas avaliações o fornecedor concluiu, em geral e em empresas da sua indústria?
- O resultado da avaliação é específico para a sua organização? As tendências e os conhecimentos do setor são refletidos?
- Quão completa é a avaliação? Todo o ecossistema é abrangido? É feita uma avaliação da infra-estrutura de impressão na nuvem em comparação com a infra-estrutura no local (servidores, gerenciamento de filas, etc.)?
- Como seu processo de avaliação revela os requisitos únicos de cada parte de sua organização?
- Como o fornecedor apoia ambientes de trabalho modernos e funcionários remotos?
- Quais tipos de ferramenta de coleta de dados e bancos de dados são utilizados?
- O fornecedor utilizará dados e análises para proporcionar melhoria contínua ao longo da duração do seu contrato?
- Como os consultores são designados à sua organização? Eles estão fornecendo uma visão realmente especializada?
- O fornecedor pode se organizar rapidamente para realizar um projeto em sua organização, independentemente do tamanho ou da complexidade?