Sparkasse Rhein-Nahe

Im Wettbewerb gewinnen Teams mit erfahrenen Playern und dem besseren Equipment. Die Sparkasse Rhein-Nahe hat das früh erkannt und ihre IT in Bestform gebracht, darunter die Prozesse rund um das Drucken. Jetzt startet sie mit Lexmark in die zweite Etappe. 

Ging es im ersten Schritt vor acht Jahren noch darum, die Geräteflotte schlank und fit zu machen, so baut man in der zweiten Etappe nun auf neue Stärken im Outputmanagement: Leistungsfähige Multifunktionsgeräte und innovative Lösungen wie Lexmark Print Release. Sichtbar und spürbar werden solche Konzepte, wenn Neues entsteht. Nach fertiggestelltem Umbau zeigt sich das „Active Office“ nun als Paradebeispiel für platzsparendes, sicheres und komfortables Drucken. Der Blick in den Bereich Kreditrisikomanagement und Kreditcenter verblüfft. Licht und Transparenz, Bewegung hinter durchsichtigen Raumteilern, leuchtende Farben. Das „Active Office“ in der Sparkasse Rhein-Nahe ist nicht nur ein Hingucker, sondern ein ausgeklügeltes Raumkonzept. An zentralen Orten stehen Drucker und Multifunktionsgeräte, die Wege sind kurz und trotz aller Offenheit bleibt jedes gedruckte Dokument vertraulich. Eine Lösung, bei der Lexmark von der Idee bis zur Realisierung beratend zur Seite stand.

Die Herausforderung

Acht Jahre ist es her, dass die Sparkasse Rhein-Nahe auf eine unternehmensweite Lexmark Geräteflotte überging und damit die Kopierer, Faxgeräte und Drucker durch Multifunktionsgeräte ablöste. Ein Befreiungsakt, der die Kosten und den Administrationsaufwand drastisch reduzierte. Vor zwei Jahren ging eine neue Lexmark Flotte an den Start.

Die Lösung

Für die Kundenberater und kleinen Arbeitsgruppen ist der E460dn als leistungsfähiger Arbeitsplatzdrucker mit Display und Zifferntastatur und hoher Laufleistung, teilweise mit zweitem Papierfach, gesetzt. Die Drucker-Geräteflotte beinhaltet als Etagendrucker Lexmark Multifunktionsgeräte für A4- bis A3-Format. Das Verhältnis der eingesetzten Monochrom- zu den Farb-Modellen beträgt 33:1. Die Funktionen Drucken, Scan-to, Fax und Kopieren werden durch prozessoptimierte Lexmark eSF-Lösungen ergänzt. Für größtmögliche Diskretion, Produktionssicherheit und Backup kommt die Lexmark Print-Release- Lösung „Print here“ mit kontaktlosem Kartenleser für 20 Outputgeräte zum Einsatz. Die Lexmark Hardware ist mit einer Lexmark Garantie für 48 Monate ausgestattet. Den Service mit automatischer Verbrauchsmaterial-Belieferung zum Outputgerät übernimmt der Service-Partner.

Mit Lexmark Lösungen Abläufe in der Sparkasse optimiert

„Lexmark Lösungen geben uns Mög-lichkeiten zur Vereinfachung an die Hand“, sagt Christian Sutor. Er ist Teamleiter IT bei der Sparkasse Rhein-Nahe und verantwortlich für das Out-putmanagement: Während Scan-to-Folder in der Sparkasse Rhein-Nahe längst etabliert sind, entstanden in enger Zusammenarbeit mit Lexmark neue, kreative Lösungen, zum Beispiel:

Lexmark Print Release. Diese Lösung ermöglicht höchste Datensicherheit trotz gläserner Innenarchitektur, und zwar auf besonders einfache Art und Weise. Der Mitarbeiter hält seine RFID-Karte an das Lesegerät eines beliebigen Druckers. Sofort erscheinen auf dem Farbdisplay seine anstehenden Druckaufträge. Nun kann er sie – komplett oder teilweise – drucken, dank hoher Leistung ohne Wartezeiten. Kein Blatt bleibt unbeobachtet im Drucker liegen, die Ausgabefächer (Mailboxen) sind verschwunden.

Datenschutz beim Faxempfang. Die Sicherheitsanforderungen der Sparkasse erfordern weitreichenden Datenschutz, auch nach Geschäftsschluss. Abends arbeitende Reinigungskräfte dürfen demnach keinen Einblick in eingehende Faxe haben. Sutor: „Wir haben die Multifunktionsgeräte so ein-gerichtet, dass Faxe nach Geschäftsschluss nicht mehr ausgedruckt werden. Sie bleiben im Speicher, bis sie vom autorisierten Mitarbeiter abgerufen werden – in der Regel am nächsten Arbeitstag.“ Angenehmer Nebeneffekt: „Nachts gedruckte Faxseiten haben schon Bewegungsmelder von Alarmanlagen ausgelöst. Das kann uns nicht mehr passieren.“

Fax mit/ohne Protokoll. Während der eine Mitarbeiter sein Fax mit Sendeprotokoll verschickt, mag es der andere lieber ohne. Um unnötige Menü-Abfragen zu vermeiden, wurden kurzerhand zwei Icons „Fax mit Protokoll“ und „Fax ohne Protokoll“ auf das Display gesetzt. 

Passwort zurücksetzen. Ein häufig benötigtes Dokument ist das Formular zum Zurücksetzen eines Passwortes. Statt es am PC aufzurufen und dann zu drucken, kann der Mitarbeiter es direkt am Drucker über ein Icon abrufen.

Ausweiskopie. Vorder- und Rückseite von Personalausweisen stehen nach einem menügeführten Kopiervorgang in optimaler Qualität auf einer Seite eines Blattes. 

Das Ergebnis

Mit Lexmark Print Release befreite sich die Sparkasse von der klassischen Konstellation „ein Büro, ein Drucker“. Damit ersparte sie den Gebäudetechnikern beim Umbau des Bereichs Kreditrisikomanagement und Kreditcenter viele Kabel und Anschlüsse, den Mitarbeitern die Anzahl individueller Mailboxen und den Administratoren Zeit, denn jede Mailbox  ist aus IT-Sicht ein Drucker.

Eine neue Gerätegeneration, ein bekannter Hersteller – was machte Lexmark zum bevorzugten Partner für die zweite Etappe? Neben den Lexmark Lösungen zählt Sutor drei Kriterien auf: Geräte, Wirtschaftlichkeit und Beratung.

Mit breiter Modellpalette, gutem Funktionsumfang und den großen Touchscreen-Displays konnte Lexmark auf der Hardwareseite punkten. Bei anderen Herstellern vermisste Christian Sutor unter anderem Bedienkomfort („zu viele Knöpfe“), wichtige Grundlagen („Faxfunktion nicht integriert“) oder schlicht die Erfüllung von Sicherheits-anforderungen. „Bei einem Hersteller bekamen wir auf Anfrage nur für eines von  15 Geräten die Bescheinigung für die 802.1x Port Security. Bei Lexmark hatten wir sie sofort für jedes Gerät.“  

Der Universaltreiber für alle Geräte vereinfacht die Administration und Bedienung, denn der Anwender bedient jeden Drucker über das gleiche Menü am PC. 

Viel Lob gab es für die Geräteleistung, auch im Vergleich zur ersten Etappe. Sutor: „Die hohe Performance vermeidet Wartezeiten am Gerät, der Duplex-Scan ist verblüffend schnell.“ 

In die Gesamtbetrachtung flossen dabei Faktoren wie die Erstausstattung ein. „Lexmark Starter- und Folgekassetten hatten etwa die doppelte Seitenleistung als bei  anderen Herstellern. 20.000, 30.000 oder mehr Seiten, das spart Zeit beim Wechsel, reduziert die Kosten, leistet einen Beitrag zum Umweltschutz“, sagt Christian Sutor und hebt abschließend die Beratungskompetenz hervor: „Lexmark ist nahe am Geschehen, wir haben direkten Kontakt zum Entwickler und einen Berater, der nur Sparkassen betreut. Das hat sonst kein anderer Hersteller.“

^{Christian Sutor, Sparkasse Rhein-Nahe, mit Lexmark Sparkassen-
Berater Thomas Hoffmann im „Active Office“}