Aus der Workflow-Perspektive und im Hinblick auf gesetzliche Vorschriften spielen gedruckte Informationen in der Finanzwelt nach wie vor eine wichtige Rolle. Dies belegt eine IDC-Studie, der zufolge das Drucken in 53 Prozent der Workflow-Prozesse in der Finanzbranche immer noch erforderlich ist. Viele Finanzdienstleister verfügen beim Ausdrucken von Papierdokumenten allerdings über keine oder nicht ausreichende Kontrollmöglichkeiten – dies bezieht sich insbesondere auf Mitarbeiter, die abwechselnd zu Hause und im Büro arbeiten. Der Übergang zu neuen, hybriden Arbeitsweisen stellt Unternehmen daher vor die Herausforderung, eine sichere IT-Umgebung zu schaffen. Diese sollte auch die sensiblen (Kunden-)Daten, die für Finanzdienstleistungen notwendig sind, zuverlässig schützen – unabhängig davon, ob diese in digitaler Form, in Papierform oder in beiden Formaten vorliegen. Dafür sind zuverlässige und sichere Technologielösungen nötig, mit denen sich Unternehmen gleichzeitig auch für künftige weltweite Sicherheitsvorfälle, die von Expertenseite vorhergesagt werden,  wappnen.

In diesem Zusammenhang werden smarte Print-Devices oft vernachlässigt. Im Laufe der Jahre sind diese nämlich immer intelligenter geworden und enthalten zunehmend auch sensible Informationen, die entweder in einem Netzwerk oder auf dem Drucker selbst gespeichert sind. In den vergangenen Monaten, als viele von uns zu Hause arbeiten mussten, wurden Bürodrucker kaum oder sehr selten genutzt. Geplante Wartungsarbeiten haben sich dadurch verzögert oder wurden sogar gänzlich verpasst. Häufig ist Unternehmen aber nicht bewusst, dass aus dieser Situation heraus neue Schwachstellen für ihre Unternehmensnetzwerke entstehen können: Vernetzte Drucker werden durch verpasste Wartungsintervalle anfällig für kriminelle Angriffe von außen. Kurz gesagt: Bürogeräte mit intelligenten Druckfunktionen, die nicht ordnungsgemäß durch regelmäßige Firmware-Updates geschützt und mit keiner ausreichenden Zugriffskontrolle ausgestattet sind, stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Denn besagte Zugriffskontrolle verhindert den Zugang zu sicherheitsrelevanten Dokumenten von nicht autorisierter Seite. Eine ähnliche Herausforderung ergibt sich für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Druckgeräte für die Nutzung zu Hause zur Verfügung stellen. Die Erfassung von Daten über Geräte, die sich außerhalb des Unternehmens befinden, z. B. im Rahmen eines Audits, ist logistisch weitaus schwieriger als das Monitoring von im Büro installierten Geräten und erfordert daher eine sorgfältig durchdachte technische Lösung.

Genau deshalb arbeitet Lexmark mit der cloudbasierten innerActiv-Lösung von OnGuard System zusammen. Sie bietet einen vollständigen Überblick über die Dokumentennutzung und das damit verbundene Risikoverhalten, um böswillig initiierte oder versehentliche Datenverluste in digitaler oder gedruckter Form zu verhindern. innerActiv kann sämtliche Dateien überwachen, auf die zum Drucken zugegriffen wird, die vom Endpunkt an einen beliebigen Drucker gesendet oder die am Drucker selbst verarbeitet werden. Zusätzlich nutzt die Lösung optische Zeichenerkennung (Optical character recognition – OCR), um Schlüsselwörter oder Phrasen zu markieren, die ein einzelnes gedrucktes Dokument möglicherweise als sicherheitsrelevant ausweisen. Zum Beispiel könnte innerActiv erkennen und eine Warnung ausgeben, sobald ein Benutzer:

• auf eine ungewöhnlich große Menge an Kundenkonto-Informationen innerhalb eines bestimmten Zeitraums zugreift,
• Kontodaten von einem nicht zugelassenen Privatgerät ausdruckt,
• ein Dokument direkt von einem MFP-Gerät unter Umgehung des Netzwerks gedruckt hat oder
• ein als sicherheitsrelevant eingeordnetes Dokument gescannt, kopiert, zusätzliche Ausdrucke erstellt oder eine neue digitale Kopie gespeichert hat.

Die Regeln für das Arbeiten von zu Hause aus haben den digitalen Wandel in der Finanzwelt beschleunigt. Da der Übergang zu einer neuen, hybriden Arbeitsweise weiter voranschreiten wird, müssen gerade Unternehmen aus der Finanzindustrie sicherstellen, dass ihre Strategie für die digitale Transformation auch die Drucksicherheit abdeckt.