Kuehne + Nagel

Herausforderung

In der Niederlassung in Southaven bietet Kuehne + Nagel Kontraktlogistikservices für Dutzende von Kunden, darunter auch Lexmark. Neben Inbound- und Outbound-Logistik stellt der Standort Southaven Mehrwertdienste bereit, wie für bestimmte Kundenaufträge angepasste Drucker von Lexmark, und stellt sicher, dass die Hardwarekonfigurationen für Kunden aus Regierungs- und Militärkreisen spezielle Standards erfüllen. Durch die Verfolgung von Transport- und Serviceaufträgen fallen pro Jahr über 2 Mio. Druckseiten an, die u. a. Lieferscheine, Frachtbriefe, Packlisten und Rechnungen umfassen.

Lagerung von Papierbergen

„Alle Papierdokumente müssen nach Tag und Spediteur physisch gelagert werden, falls Schadensersatzansprüche angemeldet werden oder eine Prüfung erforderlich ist”, erläutert IT-Projektmanager Jonathan Keathley. „Wir lagern diese Dokumente in so genannten Bankers Boxes®, die auf Palletten gestapelt werden.”

Laut Aussage von Len Sokaloski, General Manager des Verteilungszentrums Southaven, ist die Verwaltung dieser Dokumentmengen äußerst zeitaufwändig. Verschiedene Eingangs- und Ausgangsdokumentsets wurden sortiert und für den Empfang und Versand jeden Tag abgelegt. „So hatten wir plötzlich über zwei Millionen Dokumente pro Jahr.”

Da sich der weltweit größte Seefrachtspediteur bewusst war, dass er in Unmengen von Papier unterzugehen drohte, begab er sich auf die Suche nach einer Lösung zur Modernisierung des Workflows, mit der die gedruckten Seiten durch elektronische Dokumente in einer durchsuchbaren Onlinedatenbank ersetzt werden konnten.

Kuehne + Nagel war bereits ein langjähriger Stammkunde von Lexmark und hatte in seinen Niederlassungen in den USA die Druck- und Multifunktionsdrucktechnologie von Lexmark standardmäßig eingeführt. Kuehne + Nagel hatte sich darüber hinaus für Lexmark als Druckserviceanbieter entschieden. Lexmark erbringt heute Leistungen in den Bereichen Asset Lifecycle, proaktive Verwaltung von Verbrauchsmaterialien, Break-Fix und globales Helpdesk-Management, Training und Wartungsdienste für Kuehne + Nagel in den USA. Mit der bereits bestehenden standardisierten und optimierten Ausgabeinfrastruktur von Druckern und MFPs von Lexmark musste Kuehne + Nagel nicht lange nach einem Experten im Bereich Optimierung von papiergebundenen Workflows suchen. Dank unserer Geschäftsbeziehung mit Lexmark waren wir in der Lage, eine Lösung für Eingangs- und Ausgangsdokumente für papierlose Indizierung zu ermitteln”, so Keathley.

Lösung

In partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit Lexmark analysierte Kuehne + Nagel seine Betriebsabläufe, um Möglichkeiten zu finden, das Druckvolumen zu reduzieren, papierlose Workflows zu implementieren und Eingangsdokumente auf Paper für die elektronische Ablage zu scannen. Nach dieser Analyse installierte das Unternehmen die Logistiklösung für die Dokumentenverwaltung von Lexmark.

Mit dieser Lösung entwirft Kuehne + Nagel elektronische Pendants seiner Papierformulare und sendet diese elektronischen Formulare zur Genehmigung intern und an die Kunden weiter. Eingangsdokumente werden auf MFPs von Lexmark gescannt, mit einem eindeutigen Barcode versehen und im Dokumentrepository von Kuehne + Nagel indiziert. Ausgangsdokumente werden vom neuen Workflow generiert und ebenfalls mit einem Barcode versehen und indiziert.

Verbesserung des Kundenservice und der Produktivität

Nachdem die Frachtbriefe gedruckt und von den Fernfahrern unterzeichnet wurden, werden die Dokumente gescannt und indiziert, sodass die Bestätigung der einzelnen Fahrer in wenigen Sekunden überprüft werden kann. Die Dokumente sind in wenigen Sekunden abrufbereit. Die Mitarbeiter von Kuehne + Nagel bearbeiten Schadensmeldungen von Kunden jetzt sofort telefonisch. Dies ist eine wichtige Verbesserung gegenüber der manuellen Suche der Dokumente im Archiv. „Mit Lexmark konnten wir unsere Produktivität steigern”, so Keathley.

Kuehne + Nagel nutzt die elektronischen Formulare und Workflowlösungen von Lexmark auch, um digitale Autorisierungsformulare zur Bestandsüberwachung zu erstellen. Die Lösung erfasst digitale Genehmigungen und Unterschriften und vereinfacht Schadensersatzansprüche, Untersuchungen und Prüfungen.

Inzwischen ermöglichen die MFPs von Lexmark, die ausgereifte Softwarelösungen bereitstellen, auch den On-Demand-Druck, und zwar auch auf komplexen Medien, sodass Kuehne + Nagel Etiketten, Einrichtungsanweisungen und Benutzeranleitungen intern drucken können. So konnte das Speditionsunternehmen mehr Flexibilität und weitere Kosteneinsparungen erzielen.

Ergebnis

Reduzieren des Frachtbriefdruckvolumens um 50 %

Die Niederlassung von Kuehne + Nagel in Southaven reduzierte das Frachtbriefdruckvolumen um 50 %. Der neue Workflow ist eine ideale Lösung, insbesondere bei einer Prüfung. „Wir können jedes Dokument nun sofort abrufen und auf dem Bildschirm anzeigen”, erläuterte Keathley. Mehr als zwei Millionen Dokumente werden am Standort Southaven jedes Jahr elektronisch mit einem Barcode versehen und indiziert, was die umweltbewusste Strategie des Unternehmens fördert.

Die Reduzierung des Papierverbrauchs war ein leicht quantifizierbarer Faktor bei der Auswahl der Lösung von Lexmark, doch der größte Vorteil mag in der Geschwindigkeit bestehen, mit der Kuehne + Nagel jetzt auf Anfragen reagiert. „Unsere Dokumentenlaufzeit hat sich deutlich verkürzt – von Stunden auf Minuten”, so Sokaloski. „Und nicht nur Kuehne + Nagel hat Zugriff auf diese Dokumente, sondern auch unsere Kunden.”

Kosteneinsparungen in Höhe von 1 Million $ und Reduzierung des Druckvolumens um 1 Million Seiten

Lösungen von Lexmark führen auch in anderen Bereichen der Lagerhaltung zu einem Anstieg der Produktivität. Dazu gehört auch die Bestandsüberwachung. „Durch den Einsatz von eFormularen haben wir die papierintensiven Prozesse im gesamten Lager abgeschafft”, führte Keathley aus. Diese Ergebnisse und Einsparungen kommen zu den jährlichen Kosteneinsparungen von über 1 Million $ hinzu, die durch den Einsatz von MPS erzielt werden konnten. Durch die Verwendung von Managed Print Services wurde das Druckvolumen des Unternehmens außerdem um 1,1 Millionen Seiten pro Jahr reduziert.

Kuehne + Nagel, das zu den weltweit angesehensten Unternehmen gehört, fanden mit einer Lösung eines ihrer langjährigen Kunden – Lexmark – einen neuen Weg, um den Kundenservice und die Produktivität zu verbessern. „Durch die Zusammenarbeit mit Lexmark konnten wir Hindernisse überwinden und eine produktive Lösung erarbeiten, die unser Lagerhaus optimiert und den Betrieb vereinfacht“, bekräftigte Keathley.