Naspa

Beinahe im Jahresrhythmus realisiert die IT-Abteilung der Nassauischen Sparkasse große Modernisierungsprojekte und profitiert heute von einer wegweisenden Infrastruktur. 

Zu den Meilensteinen auf dem Weg dorthin gehören eine neue Netzarchitektur, die Einführung von Terminalservern, die Umstellung auf IP-Telefonie und als abschließendes Projekt eine neue Outputstrategie. Die Naspa entschied sich für Lexmark Managed Print Services und konsolidierte die gewachsene Gerätelandschaft. In einer von Lexmark begleiteten Vorstudie wurde das Einsparpotenzial bei den Outputkosten auf rund 500.000 Euro jährlich beziffert. Ein Jahr nach Umsetzung die Punktlandung: Ziel genau erreicht. Im nächsten Jahr will man die hinzugewonnene Multifunktionalität stärker nutzen, um interne Prozesse effizienter und papierloser zu gestalten.

Die Herausforderung

Drucker, Kopierer und Fax stellen die Riege der Outputgeräte und damit einen großen Teil der Hardware. Weil der Kostendruck in der Infrastruktur von Banken und Sparkassen sehr hoch ist, hat die Naspa ihre IT Schritt für Schritt auf modernsten Stand gebracht und war dabei oft ihrer Zeit voraus. Es begann vor einigen Jahren mit einer neuen Netzarchitektur, aus Inseln wurden integrierte Lösungen. Bald folgten Linux-basierte Thin Clients, Windows-Terminalserver und die Umstellung auf IP-Telefonie. „Die neue Outputstrategie bildet den letzten Baustein des hardwaretechnischen Erneuerungsprozesses“, sagt Michael Baumann, Generalbevollmächtigter der Naspa und u. a. zuständig für den Bereich Organisation/IT. „Die bisherige Landschaft sollte da-bei einer zentral administrierten und konsolidierten Lösung weichen.“

Volker Theisinger, IT-Projektleiter der Naspa, leitete das Projekt von der ersten Stunde an. „Unsere Vorstudie zeigte einen Ausstattungsquotient von 1,5 Outputgeräten je Mitarbeiter bei einer Unzahl von Gerätetypen verschiedener Hersteller. Die Drucker waren nicht netzwerkfähig. Ihr Betrieb, die Bevorratung von Toner und die Verwaltung einer so inhomogenen Flotte verursachten hohe Kosten. Selbst ohne Benchmark-Zahlen war offenkundig, dass sich hier eine Menge einsparen ließ. In der Vorstudie haben wir diese Zahlen konkretisiert.“.

Die Lösung

Erster Schritt

„Es gibt ja verschiedenste Wege, Drucklösungen zu designen und zu betreiben“, sagt Theisinger. „Sie können im Betrieb alles selber machen oder einen Partner umfassend beauftragen. Oder es gibt differenziert abgestimmte Lösungen dazwischen. Wir haben uns für Lexmark Managed Print Services entschieden. Das heißt für uns in der Praxis: Die Geräte sind geleast, Lexmark übernimmt das Flottenmanagement mit automatischer Tonerversorgung bis in die einzelnen Geschäftsstellen und liefert wichtige Reports, die uns als fundierte Entscheidungsgrundlage dienen.“ Die Reports werden in festgelegten Zeitabständen besprochen, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu etablieren. Ein Lexmark Servicepartner leistet Wartung und Support im Rahmen vereinbarter Service Level Agreements zum Festpreis. 

Die technische Gesamtlösung ist individuell auf die Bedürfnisse der Naspa zugeschnitten, der Gerätepool dagegen absolut standardisiert. Das ehemalige „Sammelsurium“ wurde flächendeckend auf sechs netzwerkfähige Lexmark Modelle reduziert, zwei davon sind multifunktional. Die frühere Anzahl von 2.700 Geräten konnte halbiert werden, weil grundsätzlich auf zentrale Drucker gesetzt wurde und Multi-funktionsgeräte die Aufgaben mehrerer Altgeräte – Drucker, Kopierer und Faxgeräte – bündeln. Die Anwender sind in der Lage, ihren abgesetzten Druckauftrag an jedem Endgerät abzuholen, sie identifizieren sich mit ihrer PIN-Nummer. Dort, wo es sinnvoll ist, beispielsweise an den Abeitsplätzen der Kundenberater, werden bewusst weiterhin Arbeitsplatzdrucker eingesetzt. Durch die im Konzept implemen-tierte Lexmark Lösung „Remote Copy“ stehen jedem Mitarbeiter zusätzlich Farb-druck und Farbkopie zur Verfügung. 

Das Ergebnis

Nach Ablauf fast eines Jahres zeigt sich, dass die Naspa Gesamtkosten in Höhe von einer halben Million Euro p. a. einsparen konnte. Die Anwender sind sehr zufrieden mit der einfachen und einheitlichen Bedienbarkeit der Lexmark Geräte und den hinzugewonnenen Funktionalitäten.

Die Lösung

Zweiter Schritt

In einem zweiten Schritt will die Naspa nun den Anwendern die technischen Möglichkeiten nahebringen, die durch die Vernetzung und Multifunktionalität entstanden sind. Anhand des Kreditkarten-Sperrprozesses wird den Anwendern aktuell beispielhaft gezeigt, wie man Geschäftsprozesse einfacher, schneller oder papierloser gestalten kann. „Dies ist natürlich nur ein erstes Beispielprojekt von eher geringer Bedeutung. Aber mit Initiativen wie dieser beginnen wir, IT und Prozessdesign zusammenzubringen“, sagt Peter Ritzenhofen, Leiter der Abteilung IT-Produktion/Infrastruktur.

Die neue Lösung und die Lexmark Managed Print Services bringen der Naspa Transparenz über ihre Druckerlandschaft. „Wir machen die Endnutzer zu Beteiligten im Bemühen Kosten für das Haus zu sparen, in dem wir die Outputkosten auf der Basis Preis pro Blatt verursachergerecht auf die verursachenden Einheiten verrechnen. Einsparziele der IT werden so zu Einsparzielen der Gesamtbank“, so Baumann.