Columbia Sportswear
HISTORIA DE ÉXITO
Columbia Sportswear reduce sus costes totales de producción un 37 % al optar por Lexmark y Managed Print Services (MPS). Con los años, el entorno de impresión de Columbia Sportswear se había multiplicado, estaba anticuado y se había convertido en una pesadilla a la hora de gestionarlo. La solución de Lexmark incluía Managed Print Services, Lexmark Print Management con Print Release y la gestión de proactiva de consumibles. Con la solución de Lexmark implantada, las ventajas financieras, operativas y medioambientales que ha logrado Columbia Sportswear han sido inmediatas y notables.
Descubra: Reto | Solución | Resultados
Conozca Columbia Sportswear
Empresa
Columbia Sportswear, fundado en 1938, se sitúa entre los principales fabricantes y minoristas del mundo de ropa deportiva, calzado y accesorios.
SECTOR
Industria, Venta al por menor
PRODUCTO
Managed Print Services
Sede central
Portland, Oregon (Estados Unidos)
Empleados
4230
Comercios minoristas
80
Ingresos en 2014
2100 millones de dólares
Reto
Columbia Sportswear, que desde hace mucho tiempo es considerado uno de los líderes del sector y que no cesa en su afán por crear ropa deportiva resistente a las condiciones climáticas más duras, comparte una cualidad con docenas de empresas también importantes y de éxito: una atención casi exclusiva a la calidad de los productos y los niveles de satisfacción de los clientes. Lo que diferencia a Columbia Sportswear de su competencia es su disposición a reconocer que las mejoras son posibles y que, cuando se realizan correctamente, constituyen una auténtica ventaja competitiva esencial.
Las mejoras tecnológicas no son una excepción. Con los años, el entorno de impresión de Columbia Sportswear se había multiplicado, estaba anticuado y se había convertido en una pesadilla a la hora de gestionarlo.
"Mientras veíamos cómo la tecnología de las impresoras y las fotocopiadoras se fusionaba en una, nos dimos cuenta de que las fotocopiadoras deberían estar conectadas a la red, una capacidad que no tenía ninguno de nuestros dispositivos de realización de copias", indica un gerente sénior de Columbia Sportswear. “Tampoco podíamos decir que nuestra flota de impresión fuera especialmente respetuosa con el medio ambiente. Teníamos claro que era algo que queríamos armonizar con el resto de la empresa y nuestros objetivos generales como corporación".
Un entorno de producción anticuado
Una encuesta del entorno de impresión realizada en su sede de Oregón reveló numerosas oportunidades de mejora y ahorro en costes. Los productos multifunción (MFP) y láser monocromo ya obsoletos no contaban con las funciones de flujo de trabajo de las generaciones actuales.
Un análisis de gastos reveló que a medida que los equipos envejecían, incluidas las fotocopiadoras de una sola función sin conexión a la red con contrato de arrendamiento a largo plazo, los costes de mantenimiento y asistencia se incrementaban a un ritmo insostenible. A nivel logístico, la responsabilidad de explotación y las partidas presupuestarias con relación a las impresoras conectadas en red y las fotocopiadoras sin conexión a la red se dividían entre los departamentos de TI e instalaciones de Columbia Sportswear.
La empresa también reconoció que su entorno de impresión necesitaba ser más respetuoso con el medio ambiente. Había que reciclar los trabajos impresos olvidados que se amontonaban. Los dispositivos más antiguos consumían más electricidad y generaban más calor que los más recientes.
Era difícil obtener métricas de uso, rendimiento y mantenimiento para sus impresoras más antiguas, así como imposible recopilarlas en el caso de dispositivos sin conexión a la red. El departamento de TI, involucrado en contribuir a las iniciativas de sostenibilidad a nivel empresarial de Columbia Sportswear, concluyó que una revisión de la impresión tendría un impacto inmediato y profundo.
Búsqueda del socio tecnológico adecuado
Columbia Sportswear formuló una solicitud de propuesta para una veintena de entidades, que abarcaba una amplia variedad de distribuidores y proveedores de soluciones. La empresa les invitó a visitar su sede de Oregón para observar sobre el terreno el funcionamiento de la empresa y entrevistar a empleados. Se alentó a los participantes a que recomendaran una estrategia insuperable y se adelantaran a posibles futuras aplicaciones.
Gerente sénior de Columbia SportswearLexmark llegó, nos orientó y dejó patente que se quedaría durante mucho tiempo. Lexmark demostró que se trataba de una colaboración, no de una simple operación
"No teníamos barreras, restricciones ni expectativas", indica un gerente sénior de Columbia Sportswear. "Queríamos expertos en tecnología de impresión que pudieran indicarnos cómo gestionar mejor la impresión, ofrecer más funcionalidad a nuestros empleados y apoyar las iniciativas ecológicas de la empresa".
Aparte de los requisitos previos habituales que incluían precios competitivos, niveles de servicios garantizados, certificado Energy Star® para consumos de energía reducidos y la capacidad de convertirse en un líder en sostenibilidad corporativa, Columbia Sportswear proporcionó a los que participaron en la solicitud un folio en blanco para que recomendaran la mejor solución.
Varios distribuidores y proveedores optaron por retirarse de la solicitud, ya que no se sentían cómodos con su naturaleza abierta. Otros recomendaron una estrategia de consolidación de dispositivos centrada en el hardware que ofrecía solo ahorros no recurrentes obtenidos mediante la reducción del número de dispositivos.
Lexmark propone una solución avanzada y global
La propuesta de Lexmark iba más allá de la consolidación: abarcaba conceptos avanzados diseñados para ofrecer ahorros cuantificables, acumulativos y continuados. Estas soluciones incluían Managed Print Services para garantizar el rendimiento óptimo de la flota de impresión, Lexmark Print Management con Print Release para apoyar las iniciativas de sostenibilidad y reducir los desechos al mantener los trabajos de impresión en espera hasta que el titular del trabajo lo libera manualmente, y la gestión proactiva de consumibles para automatizar la reposición del cartucho de tóner.
En el análisis final, el primer proveedor en responder a la solicitud de propuesta, Lexmark, presentó en última instancia la mejor solución y la más convincente para Columbia Sportswear y se convirtió en el socio elegido..
Solución
Profundizar en la infraestructura
Lexmark recopiló datos de uso de la infraestructura de impresión ya existente de Columbia. "Algo que no se había hecho nunca antes", indica un gerente sénior de Columbia Sportswear.
"Estas cifras concretas nos ayudaron mucho a la hora de implementar y desarrollar nuestro entorno de impresión actualizado".
El equipo del gerente sénior comprendió que una sustitución total del entorno de impresión de Columbia afectaría a todos los empleados de la sede. "Los usuarios están ligados a sus impresoras, les gusta tenerlas cerca. Íbamos a cambiar eso, así que era fundamental contar con el apoyo del director de informática y del director de operaciones", comentó. Con el apoyo y la implicación de los directivos, se atribuyó la responsabilidad de toda la tecnología de impresión, incluidas las fotocopiadoras, al departamento de TI.
Implementación y colocación de dispositivos
Con una estrategia de impresión sólidamente establecida y un socio seleccionado, Columbia Sportswear pasó a la fase de implementación y comenzó a pensar en la colocación de los dispositivos.
Un análisis de su entorno reveló que en Columbia Sportswear se utilizaban 176 dispositivos. En función de las estadísticas de uso y de un análisis de los requisitos individualizado de cada edificio y planta, se redujo el número total de dispositivos a 62. Se sustituyeron los antiguos por impresoras multifunción de Lexmark con las que se puede imprimir, realizar tareas de copia y fax y digitalizar desde una única unidad. Todos los dispositivos estaban equipados con la solución Print Management de Lexmark y una función denominada Print Release, que permite a los empleados imprimir en cualquier dispositivo de la red. Los trabajos de impresión se liberan e imprimen cuando el empleado se autentica en el propio dispositivo.
Gerente sénior de Columbia SportswearEsta solución (Lexmark Print Management con Secure Print Release) realmente redujo la cantidad de impresiones, el exceso de impresiones, que se realizaba en la empresa. Ya no malgastamos papel y tóner en trabajos que nunca se recogen
"Creo que, probablemente, la principal ventaja para nosotros en este proceso, aparte de contar con una plataforma estandarizada, era la activación de la impresión segura", indica un gerente sénior de Columbia Sportswear. “Esta función realmente redujo la cantidad de impresiones, el exceso de impresiones, que se realizaba en la empresa. Ya no malgastamos papel y tóner en trabajos que nunca se recogen”.
Print Release también era compatible con el enfoque de sostenibilidad de Columbia Sportswear que consistía en imprimir menos y disipaba las preocupaciones sobre la impresión de documentos confidenciales en impresoras de la red.
"El personal de TI también consiguió ahorrar tiempo en reasignar recursos de impresión cuando trasladábamos físicamente a un empleado", comenta un gerente sénior de Columbia Sportswear. "Hay una cola de impresión a la que se puede acceder desde todos los dispositivos de Lexmark en cualquier ubicación de Columbia Sportswear. "Gracias a la gestión proactiva de consumibles de Lexmark, Columbia Sportswear también recibe a tiempo los cartuchos de tóner.
Se envían automáticamente mensajes de alerta de bajo nivel de tóner desde los dispositivos y se inicia el pedido de un cartucho de sustitución que se entrega para ese dispositivo concreto. Se reciben los cartuchos y el personal cualificado los sustituye en cada planta para que el personal de TI no tenga que realizar esas tareas. Se ha acabado con la realización manual de pedidos y el almacenamiento de cartuchos.
Ventajas de la consolidación
Las ventajas financieras, operativas y medioambientales que ha logrado Columbia Sportswear han sido inmediatas y notables. Con la consolidación de productos independientes de impresión, tareas de copia, fax y digitalización en impresoras multifunción de Lexmark, Columbia Sportswear pudo reducir el número de dispositivos de su flota de impresión un 60 % con la correspondiente reducción de modelos de 65 a solo 8. Los costes de impresión totales, incluidos los de mantenimiento y consumibles, se redujeron un 37 %. Los costes de los consumibles disminuyeron de manera considerable: El volumen de impresión anual se redujo cerca de un millón de páginas y el uso de tóner disminuyó un 6 %.
Gerente sénior de Columbia SportswearEl equipo de Lexmark nos tenía en cuenta durante todo el proceso. Escucharon nuestras necesidades, hablaron con nuestros usuarios y hasta llegaron a desarrollar planos de las plantas con los dispositivos existentes y dónde proponían instalar las impresoras multifunción de Lexmark
"En todo el proceso, el equipo de Lexmark nos tenía en cuenta", indica un gerente sénior de Columbia Sportswear. "Escucharon nuestras necesidades, hablaron con nuestros usuarios y hasta llegaron a desarrollar planos de las plantas con los dispositivos existentes y dónde proponían instalar las impresoras multifunción de Lexmark. Está claro que el equipo de Lexmark estaba muy entusiasmado por trabajar con nosotros y siempre hemos sentido que en Lexmark eran francos y honestos con las respuestas a todas las preguntas o inquietudes que teníamos".
El gerente sénior y su equipo están dando los siguientes pasos de la transformación de la impresión de Columbia Sportswear. Tras completar la implementación inicial, entre los proyectos activos se incluye la implementación del conjunto de herramientas de métricas de rendimiento y gestión remota de la flota de Lexmark.
Con las cifras concretas del éxito de su sede, el gerente sénior ya está preparado para ampliar los horizontes más allá de la sede de Columbia Sportswear.
Modernización del almacén y los sistemas de distribución
Junto a Lexmark, la empresa ha dirigido su mirada hacia la modernización de su almacén y los sistemas centrales de distribución, incluida la instalación de una única plataforma de impresión para recoger tiques y albaranes. También tienen previsto sustituir las impresoras situadas en la trastienda de los comercios minoristas de Columbia Sportswear y modernizar el flujo de trabajo de los documentos de la empresa. Después de eso, Columbia Sportswear aunará todos sus esfuerzos para estandarizar su plataforma de impresión en 43 instalaciones de todo el mundo.
Implementación de las mejores soluciones
Quizás, la principal lección que haya aprendido Columbia Sportswear de esta experiencia haya sido el otorgar a su socio la libertad para recomendar las mejores soluciones. "Lexmark llegó, nos orientó y dejó patente que se quedaría durante mucho tiempo. Lexmark demostró que se trataba de una colaboración, no de un simple negocio", declaró un gerente sénior de Columbia Sportswear.
Entre las máximas de Columbia Sportswear está la siguiente: "Creemos que todos los caminos conducen a algo que merece la pena". Aunque hace referencia al senderismo o a las pistas de esquí y es una metáfora de vivir un estilo de vida saludable, Columbia Sportswear descubrió que el camino de la modernización de la flota de impresión condujo a varias cosas que merecían la pena: importantes ahorros, reducción del consumo de papel, eficiencias operativas y un uso más respetuoso con el medio ambiente.