La situation exceptionnelle vécue avec le confinement va avoir des conséquences sur l’organisation de travail. Toute crise est accélératrice de mutations et les entreprises sont maintenant au pied du mur avec des opportunités à saisir dès maintenant pour évoluer et se moderniser. Cela va entraîner dans les prochains mois une transformation de l’impression dans les entreprises pour 2 raisons :

1. Le besoin de réduire les coûts, dont les coûts d’impression, afin de rétablir les marges des entreprises

2. La nécessité d’avoir une impression plus agile afin de répondre aux changements d’organisation du travail entraînés par la crise du COVID 19.

Gérer une infrastructure d’impression demande des ressources IT avec des serveurs à maintenir, qui représentent des investissements en capital avec des coûts fixes incompressibles.  La crise du COVID19 a montré que les sociétés qui avaient basculé leurs applications IT sur le Cloud avant la crise on eu généralement moins de problèmes à s’adapter que celles ayant conservées une infrastructure « on premise ». C’est la force qu’apporte le cloud en termes de flexibilité pour l’entreprise.

Or, à l’heure où nous parlons, plus de 90% des entreprises fonctionnent avec des serveurs d’impression en interne sur site. Passer à un mode Saas (Software As A Service) dans ce domaine leur permettrait de gagner en flexibilité, de réduire la charge de maintenance des services IT, qui n’est pas leur cœur de métier, de passer ces coûts dans les dépenses courantes et enfin d’ajuster le coût de cette infrastructure d’impression en fonction du nombre d’utilisateurs qui l’utilisent réellement (mode Saas).  

La deuxième conséquence de la crise du Covid 19 sur l’impression est la nécessité, pour les entreprises de revoir leur politique d’impression. Les employés ont montré qu’ils pouvaient exercer leur activité depuis chez eux sans aller à un photocopieur au bout du couloir.  Le confinement a clairement montré que les équipements d’impression départementaux A3 partagés avec de nombreux utilisateurs n’étaient peut-être plus adaptés à l’entreprise en période post Covid et n’aident probablement pas aujourd’hui à sa transformation numérique. Quand on connait le coût de ces équipements, les faibles besoins d’impression A3, qui représentent en moyenne 1% des besoins, la sur-configuration de ces équipements par rapport au besoin réel et enfin leur sous-utilisation, qui va s’accélérer avec les nouvelles habitudes « post covid » prises par les employés, qui impriment moins, il est clair que les politiques d’impression vont s’orienter vers des équipements plus souples.

En attendant l’avènement du « zéro papier », les entreprises vont probablement adopter des équipements qui pourront être :

1. moins encombrants avec numérisation directe vers le cloud

2. sur des groupes de travail moins importants pour empêcher la propagation d’épidémie,

3. plus facilement manipulables

Tout ceci pour s’adapter aux changements d’organisation de travail, à une réduction importante des surfaces de bureaux dans les entreprises, à la montée en puissance des pratiques de flexoffice ou d’« hôtellerie de bureau » (suppression des bureaux fixe et planification dynamique par les employés de l’utilisation de leur espace de bureau, éventuellement dans un tiers lieu).

Il y a donc encore beaucoup à faire et la transformation numérique des entreprises ne pourra pas se réaliser sans une transformation de l’impression. Celle-ci arrivera par l’adoption de nouvelles technologies (cloud, internet des objets, analytics, IA) au service de la gestion de cette nouvelle politique d’impression. C’est une opportunité à saisir dès maintenant pour les entreprises et leurs ressources managériales afin de dessiner le monde d’après.

Etienne Maraval
Lexmark
Directeur Marketing Europe du Sud