Comment réduire les coûts dans une nouvelle réalité économique

Ces derniers mois, les habitudes des employés ont radicalement changé. Si certains sont impatients de retourner au bureau, d'autres n'y retourneront peut-être plus, et beaucoup auront la possibilité de travailler de manière hybride, en ne se rendant au bureau que lorsque cela s'avère utile.  
 
Néanmoins, certaines choses demeurent inchangées comme l’importance de documents papier lors de l'exécution de tâches décisives. En effet, les secteurs fortement réglementés et ceux qui impliquent de gros volumes de mouvements de marchandises, comme les services financiers, la santé et la logistique, restent tous tributaires des documents imprimés. Quel que soit le besoin, si un document doit être imprimé à partir d'applications fonctionnant sur un serveur d'entreprise ou à partir d'un ordinateur portable, il est vital pour la continuité de l'activité qu'un utilisateur puisse y accéder depuis n'importe quel endroit.
 
Avec le développement du mode de travail hybride, les entreprises doivent s’interroger sur leurs flux d'impression et de numérisation de manière à servir tant les travailleurs basés au bureau, qu’à distance et itinérants. Ainsi, ils ont besoin de stratégies intelligentes et innovantes pour prendre en charge les documents et l'impression dans un environnement de travail en constante évolution. La facilité d'accès est primordiale dans le nouveau contexte commercial où les bénéfices réduits, voire stoppés, par la pandémie doivent être rétablis aussi vite que possible. Aussi, en adoptant l’approche nécessaire, les entreprises peuvent dès à présent réaliser des économies.

Le Cloud contribue à simplifier les besoins

Le cloud est la solution pour accéder à l'information en tout lieu. Les solutions d'impression en ligne permettent non seulement de résoudre les contraintes liées à l'impression à distance depuis son domicile, un autre lieu ou même en déplacement, mais aussi de réduire les coûts grâce à une stratégie globale de gestion de la production.
 
La première étape consiste à simplifier le service et l'infrastructure informatiques pour gérer avec succès toutes les sorties, en particulier les documents sensibles. Une solution unique de gestion de l'impression basée sur le cloud permet aux entreprises de se décharger de l'infrastructure physique nécessaire à la prise en charge de l'environnement d'impression, de réduire les demandes auprès du service informatique interne et de fournir un environnement d'impression stable et flexible.

Dans ce cas, au lieu d'envoyer les documents depuis un serveur d'impression vers un périphérique d'impression désigné - où les pages restent à la vue de tous jusqu'à ce qu'elles soient récupérées. Les documents sont alors transférés vers le cloud où ils sont conservés dans une file d'attente personnelle jusqu'à ce que l'utilisateur se connecte ou présente son badge à l'imprimante, s'authentifiant ainsi comme le propriétaire de ce document.
Les utilisateurs peuvent ainsi accéder aux documents à partir de n'importe quel appareil sur l'ensemble d'un parc d'impression, où qu'ils se trouvent. Pour une mobilité optimale, recherchez une solution de gestion d'impression basée sur le cloud qui offre une prise en charge complète de l'impression à partir d'appareils Mac, Windows et Chromebook, afin que les employés puissent facilement lancer des travaux d'impression depuis tous les équipements mobiles.
 
L'accès à la production via le cloud permet un contrôle intégral pour les grandes entreprises, ainsi qu'une analyse des données sur les habitudes d'impression de l'organisation et des individus. Il est donc possible d'utiliser des informations factuelles pour améliorer les appareils et la production, ainsi que l'impact sur l'environnement, sans avoir besoin de matériel supplémentaire ou d'impliquer le personnel.
 
Le gaspillage reste un comportement qu’il est nécessaire de réduire. En effet, les documents qui s'empilent sur une imprimante et finissent par être jetés sont non seulement mauvais pour l'environnement, mais ils peuvent également constituer un risque pour la sécurité s'ils contiennent des informations confidentielles. Lorsque l'impression est hébergée dans le cloud, il est possible de mieux contrôler la production, et de réduire les déchets ainsi que les risques de sécurité. Il est également possible de réaliser des économies en fixant des quotas d'utilisateurs et de groupes ou en limitant la capacité de production. Par exemple, la désactivation de l'impression couleur afin qu'elle ne soit pas utilisée inutilement ou la réduction du nombre d'employés ayant accès à des appareils haut de gamme sur le réseau.

Contrôle des processus

En réagissant à l'évolution des modes de travail, les entreprises ont l'occasion d'améliorer leurs processus de travail, ce qui peut entraîner une réduction des coûts. La gestion de l'impression dans le cloud permet d'économiser sur les dépenses en matériel, car elle élimine le besoin de serveurs d'impression. La mise à l'échelle est également plus rentable : il suffit d'ajouter des périphériques et des utilisateurs sans avoir besoin d'augmenter la capacité des serveurs physiques.
 
Un autre domaine crucial de la maîtrise des coûts est l'évitement des pénalités réglementaires dues à la non-conformité. Les meilleures solutions de gestion d'impression dans le cloud permettent l'utilisation de signatures numériques, la recherche à l'échelle de l'entreprise, l'authentification et l'audit pour garantir que les organisations préservent l'intégrité, la confidentialité et l'accessibilité des données, quel que soit leur secteur d'activité.

Intégrations d'applications

Des économies peuvent également être réalisées grâce à des intégrations commerciales utiles. Par exemple, la possibilité d'imprimer directement à partir d'une application telle qu'une solution ERP ou un logiciel de gestion financière et de facturation permet de gagner beaucoup de temps. La possibilité de scanner et de saisir les informations figurant sur les reçus et les relevés directement dans une application permet aux utilisateurs d'accélérer considérablement le processus.
 
Un excellent exemple d'intégration d'applications est celui de Lexmark et de SAP. Lexmark Document Distributor peut intercepter les données des documents papier entrant dans un processus d'entreprise, échanger ces données avec le système SAP et lancer le flux de travail SAP approprié. En outre, les systèmes Lexmark peuvent optimiser l'impression à partir de SAP, en contrôlant la façon dont les données sont formatées pour la sortie et la sécurité impliquée dans la livraison des documents, ce qui permet d'éliminer une quantité importante de déchets.
 
Si c'est rentable, c'est utile et, dans le monde du travail actuel, les solutions d'impression cloud et une approche globale de la gestion de la production peuvent aider les entreprises et les organisations à rattraper leur retard en prenant en charge une main-d'œuvre hybride tout en contribuant à réduire les coûts.