Columbia Sportswear
BREF RESUME
Columbia Sportswear a réduit ses coûts globaux d'impression de 37 % en faisant confiance aux services d'infogérance d'impression de Lexmark (MPS). Au fil des ans, l'environnement d'impression de Columbia Sportswear s'était étendu et avait vieilli au point que sa gestion était devenue un cauchemar. La solution de Lexmark comprenait des services d'infogérance d'impression, la gestion d'impression Lexmark avec l'impression à la demande et la gestion proactive des consommables. Une fois la solution de Lexmark implémentée, les avantages obtenus par Columbia Sportswear sur le plan financier, opérationnel et environnemental ont été immédiats et spectaculaires.
Meet Columbia Sportswear
company
Fondé en 1938, Columbia Sportswear est l'un des principaux fabricants et distributeurs mondiaux de vêtements, de chaussures et d'accessoires de plein air.
industry
Fabrication, Vente au détail
product
Services d'infogérance d'impression (MPS)
Headquarters
Portland, Oregon
Employees
4,230
Retail Stores
80
2014 Revenue
US$2.1 billion
Le défi
Longtemps considéré comme un leader à la volonté inflexible de créer des vêtements d'extérieur résistants aux conditions climatiques les plus extrêmes, Columbia Sportswear partage une caractéristique commune avec des dizaines d'autres éminentes entreprises qui rencontrent elles-aussi le succès : une concentration singulière sur la qualité des produits et les niveaux de satisfaction client. Ce qui démarque Columbia Sportswear de ses concurrents, c'est sa volonté de reconnaître que des améliorations sont toujours possibles et que lorsqu'elles sont menées à bien de manière efficace, elles peuvent représenter un véritable avantage concurrentiel.
Les améliorations technologiques n'échappent pas à cette règle. Au fil des ans, l'environnement d'impression de Columbia Sportswear s'était étendu et avait vieilli au point que sa gestion était devenue un cauchemar.
« Au fur et à mesure de la fusion entre imprimantes et photocopieurs, nous avons réalisé que les photocopieurs devaient être connectés au réseau ; or aucun de nos périphériques n'en était capable », explique un cadre supérieur de Columbia Sportswear. « Nous n'avions pas non plus de quoi nous vanter des performances « écologiques » de notre parc de périphériques d'impression. C'était assurément un aspect que nous souhaitions harmoniser avec le reste de l'entreprise et l'un de nos objectifs globaux en tant que groupe. »
Un environnement d'impression vieillissant
Une enquête réalisée sur l'environnement d'impression de son siège social dans l'Oregon a révélé de nombreuses opportunités d'améliorations et d'économies. Les imprimantes laser et multifonctions (IMF) monochromes vieillissantes ne disposaient pas des fonctionnalités de flux de travail actuelles.
Une analyse des dépenses a montré que plus les équipements étaient vieux, y compris les photocopieurs à fonction unique non connectés au réseau et liés par un contrat de location longue durée, plus les coûts de maintenance et d'assistance étaient élevés, jusqu'à atteindre des prix exorbitants. Sur le plan logistique, le département informatique et le département chargé des équipements de Columbia Sportswear se partageait la responsabilité opérationnelle et budgétaire des imprimantes en réseau et des photocopieurs non connectés au réseau.
L'entreprise a également reconnu que son environnement d'impression devait refléter sa position écologique. Les travaux d'impression oubliés qui s'empilaient devaient être recyclés. Les anciens périphériques consommaient davantage d'électricité et généraient davantage de chaleur que les nouveaux produits.
Il était difficile d'obtenir des mesures relatives à l'utilisation, aux performances et à la maintenance des imprimantes les plus anciennes ; et ces informations étaient même inexistantes pour les périphériques non connectés. Le service informatique, dans le cadre de sa contribution aux initiatives de développement durable de Columbia Sportswear, a conclu qu'une restructuration des impressions aurait des conséquences immédiates et profondes.
Recherche du bon partenaire technologique
Columbia Sportswear a lancé un appel d'offres à une vingtaine d'entités représentant une large gamme de prestataires et de fournisseurs de solutions. L'entreprise les a invités à visiter son siège social dans l'Oregon, à observer les activités de la société et à interroger les employés. Les participants étaient incités à recommander leur meilleure stratégie et à réfléchir aux applications futures potentielles.
Cadre supérieur chez Columbia Sportswear« Lexmark nous a rendu visite, nous a guidés et nous a clairement fait comprendre qu'elle resterait sur place pendant longtemps. Lexmark a prouvé qu'il s'agissait d'un vrai partenariat et non d'une simple transaction. »
« Nous n'avions aucune barrière, aucune restriction, ni aucune attente particulière », avoue un cadre supérieur de Columbia Sportswear. « Nous voulions que des experts de la technologie d'impression nous disent comment mieux gérer nos impressions, apporter plus de fonctionnalités à nos employés et soutenir les initiatives écologiques de l'entreprise ».
Outre les prérequis incontournables tels qu'un prix compétitif, des niveaux de service garantis, la certification Energy Star® qui assure une consommation d'énergie réduite, et la capacité à devenir un leader en matière de développement durable d'entreprise, Columbia Sportswear a donné carte blanche aux participants de l'appel d'offre pour recommander leur meilleure solution.
Plusieurs prestataires et fournisseurs ont choisi de se retirer de l'appel d'offres, ne se sentant pas à l'aise avec la nature de la demande. D'autres ont recommandé une stratégie de consolidation des périphériques axée sur le matériel qui offrait une économie unique basée sur la diminution du nombre de périphériques.
Lexmark propose une solution globale avancée
La proposition de Lexmark allait bien au-delà de la consolidation et incluait des concepts avancés conçus pour réaliser des économies durables, cumulatives et mesurables. Ces solutions comprenaient des services d'infogérance d'impression afin d'assurer les performances optimales du parc de périphériques d'impression, la gestion d'impression Lexmark avec l'impression à la demande pour soutenir les initiatives de durabilité et réduire le gaspillage en laissant en attente les travaux d'impression jusqu'à ce qu'ils soient imprimés physiquement par le donneur d'ordre, ainsi que la solution de gestion proactive des consommables qui automatise le réapprovisionnement des cartouches de toner.
Enfin, au cours de l'analyse finale, Lexmark, le premier fournisseur à répondre à l'appel d'offres, a présenté la meilleure et la plus irrésistible des solutions pour Columbia Sportswear et a fini par devenir son partenaire de prédilection.
La solution
Exploration de l'infrastructure
Lexmark a collecté les données d'utilisation de l'infrastructure d'impression existante de Columbia, « quelque chose de nouveau pour nous », explique un cadre supérieur de Columbia Sportswear.
« Ces chiffres significatifs ont largement contribué au développement et à la mise en œuvre de notre nouvel environnement d'impression. » L'équipe du cadre supérieur a compris qu'un remplacement complet de l'environnement d'impression de Columbia aurait d'importantes conséquences sur chaque employé du siège. « Les utilisateurs sont attachés à leurs imprimantes ; ils aiment les avoir à portée de main. Comme nous allions changer leurs habitudes, il était essentiel que nous ayons le soutien de notre directeur informatique et de notre directeur d'exploitation. », poursuit-il. Avec le soutien et l'adhésion de la direction, la responsabilité de la technologie d'impression, y compris des photocopieurs, est assumée par le service informatique.
Déploiement et placement des périphériques
Une fois sa stratégie d'impression fermement en place et son partenaire choisi, Columbia Sportswear est passée à la phase de déploiement et a débuté la planification du placement des périphériques.
Une analyse de son environnement a révélé que Columbia Sportswear utilisait 176 périphériques. Après étude des statistiques d'utilisation et de l'analyse des besoins site par site, étage par étage, le nombre total de périphériques a été réduit à 62. Les anciens périphériques ont été remplacés par des imprimantes multifonctions Lexmark capables d'imprimer, de photocopier, de télécopier et de numériser à partir d'un seul appareil. Tous les périphériques ont été dotés de la solution de gestion d'impression de Lexmark et d'une fonctionnalité d'impression à la demande qui permet aux employés d'imprimer à partir de n'importe quel périphérique du réseau. Les tâches d'impression ne sont lancées qu'une fois l'employé authentifié sur le périphérique.
Cadre supérieur chez Columbia Sportswear« Cette solution (gestion d'impression Lexmark avec impression à la demande sécurisée) a considérablement diminué la quantité d'impressions et surtout les impressions inutiles de l'entreprise. Nous ne gaspillons plus de papier et de toner sur des travaux qui n'étaient jamais récupérés. »
« La plus grande satisfaction pour nous dans ce processus, outre la mise en œuvre d'une plateforme normalisée, est probablement l'impression à la demande sécurisée », indique un cadre supérieur de Columbia Sportswear. « Cette fonction a considérablement diminué la quantité d'impressions et surtout les impressions inutiles de l'entreprise. Nous ne gaspillons plus de papier et de toner sur des travaux qui n'étaient jamais récupérés. »
L'impression à la demande a également soutenu la volonté de développement durable et de réduction des impressions de Columbia Sportswear et dissipé les doutes relatifs à l'impression des documents confidentiels sur des imprimantes réseau.
« Nous avons aussi été en mesure de faire gagner du temps au personnel informatique pour la réattribution des ressources d'impression lors de la mutation d'un employé », poursuit un cadre supérieur de Columbia Sportswear. « Il est possible d'accéder à sa file d'attente d'impression depuis n'importe quel périphérique Lexmark, sur n'importe quel site Columbia Sportswear. « Grâce à la gestion proactive des consommables de Lexmark, Columbia Sportswear bénéficie aussi de la livraison des cartouches de toner en flux tendu.
Des messages automatisés sont envoyés automatiquement depuis les périphériques lorsque les réserves de toner sont faibles ; ces messages lancent la commande d'une cartouche de remplacement qui sera livrée spécifiquement pour ce périphérique. Le personnel qualifié de chaque étage se charge de la réception et du remplacement des cartouches afin de libérer le personnel informatique de ces tâches. Nous avons éliminé la commande et l'entreposage manuels des cartouches. »
Avantages de la consolidation
Les avantages pour Columbia Sportswear sur le plan financier, opérationnel et environnemental ont été immédiats et spectaculaires. Grâce à la consolidation des imprimantes, télécopieurs, photocopieurs et scanners individuels en imprimantes multifonction Lexmark, Columbia Sportswear a pu réduire de 60 % le nombre des périphériques de son parc d'impression et ainsi passer de 65 modèles différents à seulement huit. Les coûts d'impression globaux, notamment ceux relatifs à la maintenance et aux fournitures, ont diminué de 37 %. Les coûts relatifs aux consommables ont chuté : le volume d'impression annuel a été réduit de près d'un million de pages et l'utilisation de toner a baissé de 6 %.
Cadre supérieur chez Columbia Sportswear« L'équipe Lexmark a été à notre écoute tout au long du processus. Ils ont écouté nos besoins, parlé à nos utilisateurs et ont même réalisé un plan des étages indiquant l'emplacement des périphériques existants, ainsi que l'endroit où ils envisageaient d'installer les imprimantes multifonctions de Lexmark. »
« L'équipe Lexmark a été à notre écoute tout au long du processus », se réjouit un cadre supérieur de Columbia Sportswear. « Elle a été attentive à nos besoins, parlé à nos utilisateurs et a même réalisé un plan des étages indiquant l'emplacement des périphériques existants, ainsi que l'endroit où l'on envisageait d'installer les imprimantes multifonctions de Lexmark. Il est évident que l'équipe Lexmark était enthousiaste à l'idée de travailler avec nous et nous avons toujours eu le sentiment que Lexmark faisait preuve de franchise et d'honnêteté dans ses réponses à nos questions ou préoccupations. »
Le cadre supérieur et son équipe sont passés à l'étape suivante de la transformation de l'environnement d'impression de Columbia Sportswear. Maintenant que le déploiement initial est achevé, les projets en cours concernent l'implémentation de la suite Lexmark de gestion des parcs à distance et des outils de mesure des performances.
Encouragé par le succès rencontré par la solution au siège social, le cadre supérieur est désormais prêt à la déployer dans le reste de la société.
Modernisation des systèmes d'entreposage et de distribution
En s'associant à Lexmark, l'entreprise vise la modernisation des systèmes de ses centres d'entreposage et de distribution, notamment le passage à une plateforme d'impression unique pour les bordereaux de colisage et de marchandises. Il est aussi prévu de remplacer les imprimantes de l'arrière-boutique des magasins Columbia Sportswear et de moderniser le flux documentaire de l'entreprise. Ensuite, Columbia Sportswear poursuivra ses efforts au niveau mondial en normalisant sa plateforme d'impression pour ses 43 sites à travers le monde.
Implémentation des meilleures solutions
La plus grande leçon que Columbia Sportswear aura tiré de cette expérience est probablement d'avoir eu raison de laisser à son partenaire la liberté de recommander les meilleures solutions du secteur. « Les spécialistes de Lexmark sont venus sur place, nous ont guidés et nous ont clairement fait comprendre qu'ils nous accompagneraient sur le long terme. Lexmark nous a prouvé qu'il s'agissait d'un véritable partenariat et pas simplement d'une transaction », déclare un cadre supérieur de Columbia Sportswear.
L'un des adages de Columbia Sportswear est « nous pensons que chaque chemin mène à un lieu d'exception ». Bien que cet adage fasse référence aux pistes de randonnée ou de ski, c'est une métaphore pour un mode de vie sain. Columbia Sportswear a découvert que le chemin vers la modernisation de son parc de périphériques d'impression menait à plusieurs choses exceptionnelles : des économies substantielles, une consommation de papier moindre, une efficacité opérationnelle et un plus grand respect de l'environnement.