La potenza della valutazione
La valutazione continua dei Managed Print Services è fondamentale in un mondo in continua evoluzione
Se non altro, la pandemia di COVID-19 ha confermato che le situazioni cambiano, spesso rapidamente. Le organizzazioni di tutto il mondo hanno dovuto adattarsi ai requisiti in continua evoluzione, alle mutevoli esigenze e alla forza lavoro in continua trasformazione.
La situazione che vivevamo prima della pandemia è diversa da quella attuale e da quella futura. Le nuove circostanze potrebbero richiedere soluzioni diverse. Per adattarsi, dobbiamo rivalutare regolarmente noi stessi e le nostre organizzazioni.
Lo stesso vale per i servizi MPS (Managed Print Services). È tutto esattamente come un anno fa? Improbabile. Il numero dei dipendenti è probabilmente cambiato; Nella vostra azienda, forse sono state aperte o chiuse alcune sedi. Magari sono stati adottati nuovi processi o tecnologie.
Per dirla in breve, la valutazione MPS precedentemente completata non è probabilmente più valida. La configurazione degli MPS molto probabilmente non è calibrata alla realtà attuale della vostra organizzazione. La valutazione continua è essenziale per mantenere un ecosistema di stampa e scansione ottimizzato.
La forza lavoro e i luoghi di lavoro cambiano
Utilizziamo la configurazione dell'ambiente di lavoro come esempio di come possono essere cambiate le cose. Sempre più dei vostri dipendenti lavorano da remoto?
Anche prima dell'epidemia di COVID-19, le tendenze mostravano un aumento del lavoro in remoto. Negli Stati Uniti, la tendenza a lavorare da casa è crescita del 173% dal 2005, secondo GlobalWorkplaceAnalytics.com. La società di analisti ha anche riferito che il 56% dei dipendenti statunitensi ha un impiego compatibile con il lavoro in remoto per almeno una parte del tempo e l'80% dice di volere lavorare in remoto almeno part-time.
E dopo il COVID-19? Probabilmente ci sarà una significativa espansione nell'adozione del lavoro in remoto, prevede la società di analisti.
Come avete adattato la vostra strategia di assunzione? State aggiungendo più dipendenti in remoto o più lavoratori in ufficio? Desiderate assumere ruoli diversi da quelli per cui assumevate in precedenza? Avete spostato la vostra strategia di assunzione per concentrarvi su diverse sedi o aree geografiche? I vostri dipendenti scelgono occasionalmente di lavorare in un ufficio? Le risposte a queste e ad altre domande hanno effetto sulle operazioni quotidiane, compreso il modo in cui viene utilizzato l'ecosistema di stampa e scansione.
Anche se avete già effettuato una valutazione MPS e presumete che il vostro parco periferiche sia ottimizzato, potreste restare sorpresi da ciò che imparerete con una valutazione continua.
Ad esempio, il numero e i tipi di stampanti e prodotti multifunzione (MFP) di cui disponete potrebbe essere molto diverso da quello di cui avete bisogno. Avete troppe periferiche A3 inutili, costose e ingombranti, troppo configurate per la maggior parte delle esigenze di stampa, quando modelli A4 più piccoli ed efficienti andrebbero bene lo stesso e permetterebbero di risparmiare? L'esperienza dell'utente finale potrebbe migliorare con una soluzione di stampa affidabile che consente ai dipendenti di stampare da qualsiasi periferica aziendale? L'intero ecosistema MPS, ovvero il parco stampanti e l'infrastruttura, sono configurati nel miglior modo possibile? L'infrastruttura di stampa in sede, inclusi i server, è la soluzione migliore per le vostre esigenze attuali quando l'infrastruttura basata su cloud potrebbe semplificare la gestione e favorire la flessibilità?
Una nuova valutazione può aiutarvi a rispondere a queste domande.
Non ignorate la valutazione continua
Soprattutto dopo l'implementazione iniziale, è facile dimenticarsi della valutazione. In realtà, deve essere un pilastro di ogni impegno MPS. Una solida strategia MPS include valutazioni complete e continue delle operazioni di stampa in evoluzione .
L'ottimizzazione dell'ecosistema di stampa e scansione, compreso il posizionamento appropriato di prodotti multifunzione, l'infrastruttura cloud rispetto a quella in loco e altro ancora, è un passaggio significativo per ridurre l'uso della carta e migliorare i processi aziendali.
Siamo consapevoli che potreste essere tentati di ignorare la valutazione e passare all'implementazione. Non fatelo.
Nella nostra esperienza, le organizzazioni sottovalutano di un terzo le dimensioni del parco di stampa. Questa cifra varia a seconda del settore e naturalmente nel caso in cui l'ambiente è già affidato a un fornitore di MPS. Raramente però incontriamo un'organizzazione che abbia una visione completa e accurata del suo parco periferiche.
Le valutazioni spesso rivelano anche le risorse o i modelli non utilizzati o sottoutilizzati che sono stati modificati senza che ve ne siate accorti.
Questa mancanza di visibilità può comportare costi e sforzi non necessari. Una valutazione professionale crea l'allineamento tra il cliente e il fornitore, motiva il processo decisionale e stabilisce le priorità.
E naturalmente garantisce il percorso più rapido all'implementazione. Se fate piani in base a ciò che credete di sapere sul vostro parco macchine ottenete informazioni imprecise e rischiate un'implementazione lenta e difficile. Se utilizzate dati provenienti da una valutazione precedente, l'implementazione non soddisferà le esigenze correnti. E questo costa tempo e denaro.
10 domande da porsi sulla valutazione
Per ottenere il massimo dagli MPS, assicuratevi che il vostro fornitore abbia una solida esperienza di valutazione ponendo queste domande:
- Chi eseguirà la valutazione? Coloro che eseguono la valutazione sono esperti nel vostro settore?
- Quante valutazioni ha effettuato il fornitore, complessivamente e nel vostro settore?
- I risultati della valutazione sono specifici per la vostra organizzazione? Riflettono le informazioni e le tendenze del settore?
- Quanto è dettagliata la valutazione? Copre l'intero ecosistema? Valuta l'infrastruttura di stampa su cloud rispetto a quella in loco (server, gestione della coda, ecc.)?
- In che modo la procedura di valutazione identifica i requisiti unici di ciascuna parte della mia organizzazione?
- In che modo il fornitore tiene conto dei moderni ambienti di lavoro e dei dipendenti in remoto?
- Che tipi di strumenti di raccolta dati e database vengono utilizzati?
- Il fornitore utilizzerà i dati e l'analisi per migliorare il miglioramento continuo per tutta la durata del vostro impegno?
- Come vengono assegnati i consulenti alla vostra organizzazione? Le informazioni fornite sono davvero professionali ed esperte?
- Il fornitore è in grado di ampliare rapidamente il progetto per estenderlo all'intera azienda, a prescindere dalle dimensioni o dalla complessità?