Die Herausforderung

Die Serviceeinsätze der König Bürotechnik GmbH bei der DVAG häuften sich stark. Das Problem: das zunehmende Alter der Drucker und Scanner sorgte für Ausfälle – Tendenz steigend. Ältere Drucker wurden nach und nach durch neuere Modelle ausgetauscht. So entstand mit den Jahren eine enorm heterogene Output-Landschaft. „Allein für Schwarz-Weiß-Drucker hatten wir zuletzt sieben verschiedene Modelle im Einsatz – und benötigten damit auch eine Vielzahl unterschiedlicher Verbrauchsmaterialien. Das war der Zeitpunkt, unsere Druckerflotte auf den nächsten Innovationslevel zu heben, sie zu vereinheitlichen und somit Zeit und Kosten zu sparen“, erinnert sich der verantwortliche Projektleiter Peter Daubert.

Das Ergebnis

Usability, Optik, Qualität, Preis, Umweltfreundlichkeit und Sicherheit – in all diesen Punkten konnten Geräte von Lexmark am meisten überzeugen, so dass die DVAG nach der Druckkostenanalyse und den Testphasen die ersten Geräte bestellte. Mit dem Umzug der DVAG-Zentrale im Jahr 2017 in ein neues Gebäude kamen alle 480 neuen Lexmark-Geräte zum Einsatz. Im Vergleich zu den 730 Altgeräten hat die Deutsche Vermögensberatung damit eine Konsolidierung um 34 Prozent erzielt.

„In einer Pilotphase hatten wir die neue Hardware im Vorfeld im kleineren Rahmen bereits so gut getestet und auf die Bedürfnisse der DVAG vorkonfiguriert, dass bei der finalen Instandsetzung kaum Überraschungen möglich waren“, beschreibt Andreas Kronier der König Bürotechnik GmbH die Implementierungsphase. „Der Rollout verlief daher reibungslos.“ Praktische Benutzerinformationen für alle Mitarbeiter führten in kürzester Zeit zu hoher Akzeptanz der neuen Druckerflotte und ebneten den Weg für einen optimalen Start.

Früher war die Verwaltung der heterogenen Druckerlandschaft für die IT sehr aufwendig. Auch für die Anwender war die Handhabung jedes Modells unterschiedlich. Mit der neuen Druckerflotte ist das Display auf allen Geräteklassen gleich – und sogar mit dem DVAG-Logo versehen. Auch für die Administration ist die Menüführung für alle Geräte nahezu identisch. „Das ist wirklich Lexmark-spezifisch und ein großes Plus“, bestätigt Kronier.

Für einen erleichterten Arbeitsalltag entschied sich die DVAG darüber hinaus für Spezialanwendungen wie Mail-to-Print. Mit dieser Applikation können Dokumente über mobile Endgeräte am gewünschten Drucker ausgegeben werden. Mit der Softwarelösung Markvision Enterprise (MVE) von Lexmark können Drucker einfach verwaltet, Firmware aktualisiert und alle sonstigen Einstellungen flächendeckend und zentral angepasst werden. Über die Partner-Lösung DocuForm läuft zudem die vollständige und automatisierte Bestellung von Verbrauchsmaterialien. Eine Bevorratung der Materialien in den Büroschränken ist damit nicht mehr notwendig und der Bestand im zentralen Lager konnte um zwei Drittel reduziert werden. Der allgemeine Papierverbrauch hat sich seit dem Einsatz der Lexmark-Geräte im Vergleich zur Bestandsanalyse um bis zu zehn weitere Prozent verringert. Damit geht die DVAG einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung.

Bezüglich der EU-Datenschutzgrundverordnung (DGSVO) ist die DVAG mit der neuen Druckerflotte ebenfalls gut gewappnet. Alle Geräte sind von Werk aus und ohne weitere erforderliche Lizenzen festplattenverschlüsselt. Die herstellerübergreifende Lösung FollowMe® stellt außerdem den vertraulichen Druck von Dokumenen sicher – für die DVAG nicht nur unter dem Aspekt neue Datenschutzgrundverordnung ein absolutes Muss. Einen Beitrag zum Schutz der Umwelt leistet das Unternehmen mit seiner Beteiligung am Tonerkassetten-Recyclingprogramm von Lexmark (LCCP). Die „Blaue Engel“-Zertifizierung von Lexmark war für die DVAG ein weiteres wichtiges Kriterium im Auswahlprozess.