La numérisation centralisée a permis aux services administratifs de numériser les anciens fichiers et les documents papier actuels au format électronique afin de les partager avec les administrés, ainsi que de les gérer et les archiver plus efficacement. Lorsque de nouveaux documents et pièces auxiliaires sont créés et doivent être ajoutés à un fichier électronique existant, l'infrastructure et la procédure de numérisation centralisée se révèlent onéreuses et inefficaces. Par conséquent, Lexmark a introduit le processus de numérisation distribuée via ses imprimantes multifonctions intelligentes de manière à fournir une méthode efficace de numérisation des documents papier et informations dans le cadre de la procédure normale de gestion du papier, dans un format électronique permettant de regrouper ces nouveaux documents dans le dossier de l'enregistrement électronique existant.
La numérisation distribuée procure les avantages suivants :
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