Les organismes publics doivent se conformer aux lois qui leur imposent de conserver les enregistrements, c'est-à-dire les informations gérées dans le cadre des obligations juridiques, de la conformité réglementaire, des transactions commerciales ou des affaires personnelles. Pour garantir la conformité, ils investissent dans des systèmes de gestion électronique des enregistrements qui concernent le cycle de vie des enregistrements : création / saisie, utilisation / diffusion et conservation / destruction.
Lexmark peut considérablement faciliter la capture et la numérisation des documents papier dans le système de gestion électronique des enregistrements grâce à ses multifonctions réseau simples à utiliser. Grâce aux multifonctions pour groupes de travail, les utilisateurs sur le réseau peuvent numériser des dossiers papier vers le système de gestion électronique des enregistrements via un écran tactile couleur intuitif ; le dossier est numérisé et envoyé au système en quelques secondes. Plus besoin de disposer de scanners, PC, logiciels de numérisation dédiés ni d'avoir une formation particulière : un seul appareil se charge de tout, et même de l'impression, de la copie et de la télécopie !
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